A volte i clienti chiedono dove abbia «sede» MyDocSafe, dove siano archiviati i loro dati e se le due cose coincidano. Non è così.

DocSafe Limited, l'azienda che gestisce MyDocSafe, è una società del Regno Unito registrata in Inghilterra e Galles. La sede legale è l'indirizzo legale ufficiale della società ed è utilizzata per finalità societarie e adempimenti di legge.

La sede legale non va confusa con:

Ai fini della protezione dei dati e dell'approvvigionamento, di norma è più importante sapere dove vengono archiviati e trattati i dati dei clienti che conoscere l'indirizzo della sede legale della società.

Quando creano un account MyDocSafe, i clienti possono selezionare la località preferita per l'archiviazione dei dati.

Le opzioni standard attualmente disponibili includono:

Può verificare in qualsiasi momento quale località utilizza il Suo account: consulti Come verificare dove sono archiviati i Suoi dati.

MyDocSafe consiglia di scegliere la regione più adatta alle esigenze normative e operative della Sua organizzazione. Ad esempio, le organizzazioni del Regno Unito normalmente scelgono il Regno Unito, mentre quelle dell'UE normalmente scelgono l'Unione Europea. I clienti Enterprise con esigenze specifiche possono contattare MyDocSafe per valutare altre soluzioni.

MyDocSafe utilizza Amazon Web Services (AWS) per la propria infrastruttura di hosting principale. I file caricati su MyDocSafe vengono crittografati con AES-256 e archiviati utilizzando l'infrastruttura regionale AWS. (MyDocSafe)

La residenza dei dati indica generalmente la regione geografica in cui vengono archiviati i dati dei clienti. Ad esempio, se la Sua organizzazione ha selezionato la residenza dei dati nel Regno Unito, l'obiettivo è che i dati dei clienti interessati siano archiviati nella regione di hosting del Regno Unito configurata per il Suo account.

Questa località è distinta dalla sede legale di MyDocSafe e può anche essere diversa dai luoghi da cui vengono svolte determinate attività di assistenza, gestione dell'infrastruttura o sub-trattamento.

Le informazioni sul GDPR pubblicate da MyDocSafe indicano che i clienti possono selezionare data center nel Regno Unito, nell'UE o negli Stati Uniti e che il trattamento principale dei dati viene svolto a Dublino, Irlanda.

È quindi utile distinguere tra:

Località di archiviazione — la regione selezionata per il Suo account, ad esempio il Regno Unito o l'UE.

Località di trattamento — i luoghi da cui i sistemi o i fornitori di servizi autorizzati possono trattare i dati per erogare il servizio.

Queste distinzioni possono essere importanti per le organizzazioni con requisiti di residenza particolarmente rigorosi, come le società di servizi finanziari, gli enti pubblici o le organizzazioni soggette a requisiti contrattuali di localizzazione.

Come la maggior parte dei fornitori SaaS, MyDocSafe si avvale di fornitori terzi specializzati per erogare alcune parti del servizio. Il suo Accordo sul trattamento dei dati pubblicato identifica i sub-responsabili del trattamento, tra cui AWS per l'hosting e fornitori specializzati in funzioni quali l'invio di email, i pagamenti e la verifica dell'identità.

Il fatto che i Suoi dati principali su MyDocSafe siano archiviati in una determinata regione non significa necessariamente che ogni dato associato a ciascun servizio opzionale venga trattato esclusivamente all'interno di quella regione.

Ad esempio, l'utilizzo di:

può coinvolgere ulteriori responsabili del trattamento e località.

Se questo aspetto è rilevante per la Sua organizzazione, consigliamo di richiedere una dichiarazione sulla residenza dei dati relativa agli specifici servizi MyDocSafe che intende utilizzare.

Sì.

Quando configura un account MyDocSafe, scelga la località di archiviazione dei dati più adatta alla Sua organizzazione.

Le nostre indicazioni generali sono:

Consulti: Come scegliere la località di archiviazione dei dati.

Se la Sua organizzazione ha requisiti contrattuali o normativi specifici, non si basi esclusivamente su queste indicazioni generali. Ci chieda di confermare la configurazione proposta.

Se il Suo team di conformità, sicurezza delle informazioni o approvvigionamento necessita di una conferma scritta, contatti MyDocSafe e richieda una dichiarazione sulla residenza dei dati.

Il modo più semplice è utilizzare l'assistenza all'interno dell'app dopo aver effettuato l'accesso a MyDocSafe, oppure contattare il nostro team di assistenza.

Includa:

Potremo quindi fornire una dichiarazione adeguata al Suo account e, ove necessario, identificare i sub-responsabili del trattamento pertinenti.

Per la maggior parte delle procedure di approvvigionamento, è sufficiente la seguente formulazione:

«Vi chiediamo di fornire una dichiarazione aggiornata sulla residenza dei dati per il nostro account MyDocSafe che confermi la località di archiviazione dei dati principali dei clienti, le località di trattamento pertinenti e i sub-responsabili del trattamento rilevanti per i servizi che utilizziamo.»

Per una verifica di due diligence più approfondita, può anche richiedere:

MyDocSafe è certificata ISO 27001:2022; le informazioni aggiornate sulla certificazione sono disponibili nella nostra pagina Panoramica sulla sicurezza. (MyDocSafe)

Importante: Se la Sua organizzazione richiede tassativamente che i dati non lascino un determinato paese o una determinata regione in nessuna circostanza, ce lo comunichi prima dell'implementazione, in modo da consentirci di confermare se la configurazione MyDocSafe richiesta e gli eventuali servizi opzionali di terze parti siano compatibili con tale requisito.