MyDocSafe include strumenti di "Gestione dello studio" [Practice Management] che aiutano il Suo team a gestire il lavoro interno, le attività dei clienti e le operazioni quotidiane in un unico posto.

Questa funzionalità consente di tenere traccia delle responsabilità, delle azioni successive e del cliente o della pratica a cui si riferisce ciascuna attività.

Può utilizzare la gestione dello studio per organizzare e monitorare lavori quali:

Anziché tenere traccia delle attività in fogli di calcolo, email o note separati, il Suo team può gestire il lavoro direttamente in MyDocSafe, insieme ai relativi clienti, portali, documenti e flussi di lavoro.

Le attività costituiscono l'elemento fondamentale della gestione dello studio.

È possibile creare un'attività per un lavoro specifico e assegnarla a un membro del team. Ogni attività può includere dettagli utili, quali:

In questo modo è più facile vedere cosa occorre fare, chi ne è responsabile e se il lavoro è ancora in sospeso.

Le attività possono essere assegnate a utenti specifici della Sua organizzazione.

Questo aiuta i responsabili e i membri del team a comprendere chiaramente le rispettive responsabilità. Anziché affidarsi a scambi informali di email o a istruzioni verbali, ogni attività ha un responsabile ben definito.

I membri del team possono utilizzare il proprio elenco di attività per vedere quali sono state loro assegnate e stabilire le priorità di lavoro.

Le attività possono includere commenti, che consentono ai membri del team di discutere l'avanzamento del lavoro, porre domande o registrare decisioni.

In questo modo la conversazione rimane collegata all'attività stessa, anziché essere dispersa tra email o strumenti di messaggistica. Si crea inoltre una cronologia utile di ciò che è avvenuto e delle relative motivazioni.

Se il Suo team svolge regolarmente lo stesso tipo di lavoro, può utilizzare modelli di attività per risparmiare tempo.

I modelli aiutano a standardizzare i processi più comuni, come l'avvio del rapporto con un nuovo cliente, la preparazione dei documenti per la firma o il completamento delle verifiche interne.

L'utilizzo dei modelli aiuta a non tralasciare passaggi importanti e a gestire il lavoro in modo uniforme all'interno del team.

La gestione dello studio può includere anche strumenti di rilevazione del tempo, che consentono agli utenti di registrare il tempo dedicato alle attività.

Questo può essere utile per:

Le attività possono anche essere assegnate ai clienti e pubblicate nel loro portale clienti.

Questa funzione è utile quando occorre che un cliente completi un'azione, ad esempio caricare un documento, compilare un modulo, esaminare informazioni, firmare un documento o confermare il completamento di un'operazione.

Quando un'attività viene pubblicata nel portale clienti, il cliente può vedere cosa deve fare dalla propria vista del portale. Questo aiuta a organizzare le azioni richieste ai clienti e riduce la necessità di inviare email di promemoria separate o di effettuare solleciti manuali.

Le attività dei clienti possono essere utilizzate insieme a quelle interne, offrendo al Suo team una visione più chiara di entrambi gli aspetti del processo: ciò che il team deve fare e ciò che è attualmente in attesa di un intervento del cliente.

La gestione dello studio aiuta a riunire gli aspetti operativi del lavoro con gli strumenti rivolti ai clienti già disponibili in MyDocSafe.

Il Suo team può quindi gestire attività, portali, documenti, moduli, flussi di lavoro e firme elettroniche nello stesso sistema.

I principali vantaggi includono:

Un tipico processo di avvio del rapporto può prevedere diversi passaggi:

Utilizzando la gestione dello studio, ciascuna di queste azioni può essere rappresentata da un'attività, assegnata alla persona appropriata, monitorata fino al completamento e discussa internamente, se necessario.

Per iniziare, apra l'area "Gestione dello studio" o "Operazioni" [Operations] in MyDocSafe e crei la Sua prima attività.

Può quindi assegnare l'attività a un membro del team, aggiungere una data di scadenza, includere le istruzioni pertinenti e aggiornare lo stato man mano che il lavoro procede.

Per i processi ripetibili, valuti la creazione di modelli affinché il Suo team possa seguire ogni volta gli stessi passaggi.