Hinweis: Einige Screenshots zeigen noch die englische Oberfläche; die deutschen Bezeichnungen stehen im Text.
Voraussetzungen: Tarif Starter, Small oder Business und ein kostenpflichtiges Zapier-Konto
Sie können auf Grundlage von Vorgängen in MyDocSafe Ereignisse in Software von Drittanbietern auslösen. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen anhand einer Formulareinreichung, wie Sie einen Zap mit Google Sheets einrichten. Fertige Zap-Vorlagen finden Sie am Ende des Artikels.
1. Aktivieren Sie die Integration:
Wählen Sie zunächst unter https://zapier.com/ die Option „Registrieren“ (Sign up), um ein neues Zapier-Konto zu erstellen, oder „Anmelden“ (Log in), wenn Sie bereits ein Zapier-Konto haben.
2. Wählen Sie auf der Startseite „Zap erstellen“ (MAKE A ZAP) oder „Zap erstellen“ (Create Zap):
3. Geben Sie MyDocSafe in das Suchfeld „App und Ereignis auswählen“ (Choose App & Event) ein, um die MyDocSafe-App zu finden:
4. Wählen Sie als Nächstes ein auslösendes Ereignis aus.
Derzeit stehen 4 Ereignistypen zur Verfügung:
Neue Formulareinreichung („New Form Submission“): „Formular – Eingereicht“ (Form – Submitted)
Digitale Unterzeichnung abgeschlossen („Digital Signing Completed“): „E-Signatur – Unterzeichnet“ (Esign – Signed)
Anfrage zur digitalen Unterzeichnung gesendet („Digital Signing Request Sent“): „E-Signatur – Gesendet“ (Esign – Sent)
Anfrage zur digitalen Unterzeichnung abgelehnt („Digital Signing Request Rejected“): „E-Signatur – Abgelehnt“ (Esign – Rejected)
Wählen Sie einen Auslöser aus der Liste „Auslösendes Ereignis“ (Trigger Event) aus und klicken Sie auf „Weiter“ (CONTINUE).
5. Melden Sie sich bei Ihrem MyDocSafe-Konto an, um Zapier die Berechtigung zu erteilen, Auslöser aus Ihrem MyDocSafe-Konto zu verarbeiten (dieser Schritt ist nur einmal beim Aktivieren der Integration erforderlich).
Wenn Sie auf „Bei MyDocSafe (1.0.0) anmelden“ (Sign in to MyDocSafe (1.0.0)) klicken, öffnet sich das Anmeldefenster von MyDocSafe:
Geben Sie Ihre Zugangsdaten ein, damit Zapier auf Ihr MyDocSafe-Konto zugreifen kann. Nach der Eingabe müssen Sie Zapier den Zugriff auf Ihr Konto mit der Berechtigung „Zugriff auf die Liste Ihrer Ordner“ (Access to list of Your folders) erlauben.
Sobald Sie Zapier den Zugriff auf Ihr MyDocSafe-Konto erlaubt haben, wird die Schaltfläche „Weiter“ in Zapier aktiviert.
Klicken Sie auf „Weiter“.
6. Wählen Sie das Unternehmen in MyDocSafe aus, für das Sie die Integration aktivieren möchten (falls Ihr Konto mehrere Unternehmen umfasst).
7. Wählen Sie ein Formular aus, das als Auslöser dienen soll.
8. Testen Sie den Auslöser.
Wenn der Test erfolgreich ist, sehen Sie eine Liste der Felder aus dem Webformular.
Um den Test zu erleichtern, stellen Sie sicher, dass jedem relevanten Feld in Ihrem Formular in MyDocSafe ein Variablenname zugewiesen ist. Diese Variablennamen werden im Test angezeigt und machen ihn übersichtlicher. Ohne Variablennamen sehen Sie stattdessen maschinell erzeugte Codes, die schwer verständlich sein können.
9. Wählen Sie als Nächstes die gewünschte Aktion aus.
In diesem Beispiel erstellen wir eine neue Zeile in einer Google-Tabelle.
Wählen Sie „Google Tabellen“ (Google Sheets) und „Tabellenzeile erstellen“ (Create Spreadsheet Row) aus.
Wählen Sie anschließend Ihr Google-Konto aus (möglicherweise werden Sie aufgefordert, zunächst die Verbindung zu autorisieren, falls Sie dies noch nicht getan haben).
10. Nachdem Sie die Einrichtung getestet haben, können Sie Ihren Zap aktivieren:
Die Einrichtung ist damit abgeschlossen.
Wir bieten außerdem mehrere Zap-Vorlagen an, die Ihnen den Einstieg erleichtern. Sie finden sie auf unserer zentralen Integrationsseite https://zapier.com/apps/mydocsafe/integrations . Scrollen Sie nach unten, um die Liste der fertigen Vorlagen anzuzeigen:
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