Hinweis: Einige Screenshots zeigen noch die englische Oberfläche; die deutschen Bezeichnungen stehen im Text.
In diesem Artikel erläutern wir, wie Kopien unterzeichneter Dokumente abgelegt werden.
Unterzeichnete Dokumente werden standardmäßig im Ordner „Unterzeichnete Dokumente“ (Signed Documents) gespeichert. Dieser Systemordner wird angelegt, um alle über Ihr Konto unterzeichneten Dokumente zu speichern. Die dort gespeicherten Dateien können Sie als „Masterkopien unterzeichneter Dokumente“ betrachten. Da sich dieser Ordner mit der Zeit füllt und unübersichtlich werden kann, empfehlen wir Ihnen, weiterzulesen. Sie erfahren, wie Sie MyDocSafe so einrichten, dass es Sie bei der geordneten Ablage unterstützt.
Das System erstellt außerdem eine zweite Kopie jedes unterzeichneten Dokuments. Wo diese zweite Kopie abgelegt wird, hängt davon ab, wie Sie MyDocSafe nutzen:
Wenn Sie Dokumente aus einem beliebigen Ordner oder Portal in MyDocSafe versenden, wird standardmäßig eine unterzeichnete Kopie im selben Ordner wie das Originaldokument gespeichert.
Wenn Sie ein Dokument an einen Nutzer senden, für den folgende Voraussetzungen erfüllt sind:
Er ist unter „Kontakte“ (Contacts) erfasst,
ihm ist ein „Ablageordner“ (filing folder) zugewiesen, und
Sie haben unter „Startseite“ (Home)/„Einstellungen“ (Settings)/„E-Signatur“ (Esignature) die globale Option „Im dem Kontakt zugeordneten Ordner ablegen“ (file in folder associated with contact) aktiviert,
wird die unterzeichnete Kopie des Dokuments stattdessen im zugewiesenen Ordner gespeichert.
Der Ordner „Unterzeichnete Dokumente“ ist die zentrale Ablage für Dokumente, die Sie über MyDocSafe unterzeichnet haben.
Sie können E-Signatur-Vorgänge starten, indem Sie Dokumente an einer beliebigen Stelle im System importieren, mit der rechten Maustaste darauf klicken und über die Schaltfläche „Zur E-Signatur senden“ (send for e-signing) die Einrichtung durchlaufen.
3. Wenn Sie Dokumente über unsere Integration aus einer Drittanbietersoftware zum Unterschreiben versenden, erstellt MyDocSafe einen separaten Ordner (mit dem Namen Zoho, Outlook oder BTC Software), in dem unterzeichnete Dokumente standardmäßig gespeichert werden.
Mit der Zeit füllt sich dieser Ordner. Möglicherweise möchten Sie die darin gespeicherten Daten dann strukturieren.
Eine Möglichkeit dazu ist:
1. Erstellen Sie einen Ordner, ein Portal oder einen Unterordner, in dem Sie beispielsweise die von John Smith unterzeichneten Dokumente speichern möchten.
2. Gehen Sie zu „Kontakte“ und suchen Sie den Eintrag für John Smith.
3. Klicken Sie auf das Symbol „...“ und auf „Kontakt bearbeiten“ (edit contact).
4. Klicken Sie auf „Details bearbeiten“ (edit details).
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Ordner auswählen“ (Select a folder).
6. Navigieren Sie zu dem zuvor erstellten Ordner oder Portal und wählen Sie ihn bzw. es aus. Klicken Sie anschließend auf „speichern“ (save).
7a. Wenn Sie das nächste Mal ein Dokument zum Unterschreiben versenden, öffnen Sie „Erweiterte Optionen“ (advanced options) und aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben „Das unterzeichnete Dokument in einem bestimmten, dem Empfänger zugeordneten Ordner ablegen“ (File the signed document in a specific folder associated with the recipient).
7b. Sie können diese Einstellung dauerhaft übernehmen, indem Sie auf derselben Seite zusätzlich „Als Standardoptionen für das Unterzeichnen speichern“ (Save as default signing options) auswählen. Alternativ können Sie dies später in den globalen E-Signatur-Einstellungen festlegen:
Ab diesem Zeitpunkt wird ein Dokument nach der Unterzeichnung in dem Ordner, Unterordner oder Portal abgelegt, der bzw. das Ihrem Empfänger zugeordnet ist, und nicht mehr unter dem Originaldokument.
Bitte beachten Sie, dass Sie weiterhin eine Masterkopie des Dokuments erhalten, die nach wie vor unter „Unterzeichnete Dokumente“ gespeichert wird.