Wie laden Sie ein Dokument (beispielsweise allgemeine Geschäftsbedingungen) hoch und senden es allen Mandanten zur elektronischen Unterzeichnung?
Wenn Sie bereits Mandantenkontakte, Gruppen und Ordner angelegt haben, fahren Sie direkt mit Schritt 4 fort.
1. Gehen Sie zu „Unternehmenskontakte“ (Company Contacts) („...“ -> „Unternehmenskontakte“).
2. Erstellen Sie eine „Kontaktgruppe“ (Contacts Group), beispielsweise „Mandanten“ (Clients) oder „Mitarbeiter“ (Employees).
3. Laden Sie Ihre Kontaktliste als CSV-Datei in die ausgewählte Gruppe hoch. Achten Sie darauf, dass die CSV-Datei eine Spalte „Ordnername“ (folder name) enthält. In diesem Ordner werden die vom jeweiligen Mandanten unterzeichneten Dokumente abgelegt. Beim Import der Mandanten können Sie festlegen, wo dieser Ordner erstellt werden soll. Beachten Sie, dass dieser Ordner nicht in den Mandantenportalen, sondern in Ihrem Unternehmensbereich erstellt wird (er wird also nicht mit Mandanten geteilt). Sie können für jeden Mandanten einen eigenen Ordner erstellen.
4. Laden Sie das Dokument hoch, das Sie versenden möchten. Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie „Zum Unterschreiben senden“ (send for signing).
5. Geben Sie im Feld „E-Mail oder Kontaktgruppenname“ (Email or contact group name) den Namen der Kontaktgruppe ein, die Sie in Schritt (2) erstellt haben. Alle einzelnen Kontakte werden automatisch geladen. Verfassen Sie eine Begrüßungs- und eine Dankesnachricht (optional).
6. Klicken Sie auf „Erweiterte Optionen anzeigen“ (Show advanced options). Aktivieren Sie anschließend das Kontrollkästchen „Einzelne Kopien an alle Mitglieder senden“ (Send individual copies to all members). Dadurch erstellt das System für jeden im vorherigen Schritt hinzugefügten Kontakt eine separate E-Signatur-Anfrage.
7. Sie können außerdem das Kontrollkästchen „Unterzeichnetes Dokument im Ordner des jeweiligen Kontakts statt im selben Bereich wie das Dokument ablegen“ (Place signed document in each contacts folder rather than the same area as the document) aktivieren. Dadurch werden die unterzeichneten Dokumente in den separaten Ordnern abgelegt, die Sie in Schritt (3) erstellt haben.
8. Klicken Sie auf „Weiter“ (continue). Platzieren Sie im letzten Schritt einen einzigen Satz E-Signatur-Felder auf dem Dokument und klicken Sie auf „Zum Unterschreiben senden“.
Notiz:
Beschränken Sie den Import auf jeweils 200 Kontakte.