Hinweis: Einige Screenshots zeigen noch die englische Oberfläche; die deutschen Bezeichnungen stehen im Text.
Wenn ein Unterzeichner Ihr Dokument noch nicht unterschrieben hat, können wir ihn per E-Mail daran erinnern. Dafür haben Sie zwei Möglichkeiten:
Automatische Erinnerungen werden nach einem von Ihnen festgelegten Zeitplan versendet.
Manuelle Erinnerungen werden sofort versendet, für ein einzelnes Dokument oder für mehrere gleichzeitig.
Automatische Erinnerungen für alle Dokumente einrichten
Wenn Sie Erinnerungen auf Kontoebene einrichten, gilt derselbe Erinnerungszeitplan für alle Dokumente, die Sie versenden. Diese Einstellungen gelten auch für Dokumente, die über unsere API zum Unterschreiben versendet werden.
Klicken Sie oben links auf den Pfeil neben Ihrem Unternehmensnamen und wählen Sie dann „Einstellungen“ (Settings).
Wechseln Sie zur Registerkarte „E-Signatur“ (E-signature).
Aktivieren Sie „Automatische Erinnerung senden“ (Send automatic reminder).
Legen Sie fest, wie oft die Erinnerung wiederholt wird und in welchem Abstand sie versendet wird. Zum Beispiel: „Wiederholen“ (Repeat) 2 „Zeit(en) alle“ (time(s) every) 2 „Tag(e)“ (day(s)).
Erinnerungen für ein einzelnes Dokument ändern
Ihre kontoweiten Erinnerungseinstellungen werden in der Dokumentenansicht angezeigt, wenn Sie ein Dokument vorbereiten. Sie können diese Einstellungen nur für dieses Dokument ändern.
Öffnen Sie das Dokument, das Sie versenden möchten. Rechts unter „Erweiterte Optionen“ (Advanced options) finden Sie „Automatische Erinnerung senden“.
Bei Bedarf können Sie Erinnerungen deaktivieren oder ihre Anzahl (bis zu 5) und den Versandabstand ändern.
Klicken Sie auf „Dokument senden“ (Send Document).
Die gewählten Erinnerungseinstellungen gelten nur für dieses Dokument.
Eine manuelle Erinnerung für ein Dokument senden
Gehen Sie zu „Signaturen“ (Signatures)/„Übersicht“ (Dashboard).
Suchen Sie Ihr Dokument. Bei Bedarf können Sie die Liste über das Suchfeld oder die Filter „Status“ (Status), „Absender“ (Sender) und „Datum“ (Date) eingrenzen.
Klicken Sie auf das Symbol „i“ in der Spalte „Aktionen“ (Actions). Dadurch wird die Seite „Aktionen zum Signieren von Dokumenten“ (Document signing actions) geöffnet.
Klicken Sie auf der Karte des Unterzeichners, den Sie erinnern möchten, auf „Erinnerung senden“ (Send reminder).
Wir senden dem Unterzeichner sofort eine E-Mail.
Erinnerungen für mehrere Dokumente gleichzeitig senden
Gehen Sie zu „Signaturen“/„Übersicht“.
Klicken Sie auf den Filter „Status“.
Wählen Sie nur „Nicht unterschrieben“ (Unsigned) aus.
Markieren Sie die Dokumente, für die Sie Erinnerungen senden möchten.
Klicken Sie in der Leiste, die über der Liste erscheint, auf „Erinnerung an Unterzeichner senden“ (Send reminder to signers).
Die Meldung „Erinnerung gesendet“ (Reminder sent) erscheint und Ihre Auswahl wird aufgehoben.
„Erinnerung an Unterzeichner senden“ wird nur angezeigt, wenn ausschließlich der Status „Nicht unterschrieben“ ausgewählt ist. Wenn Sie mehrere Statuswerte oder keinen ausgewählt haben, wird die Schaltfläche nicht angezeigt.
Das Symbol „i“ oder die Option „Erinnerung senden“ wird nicht angezeigt?
Prüfen Sie Folgendes:
Die Spalte „Aktionen“ ist ausgeblendet. Klicken Sie auf der Seite „Übersicht“ auf „Spalteneinstellungen“ (Column settings) und stellen Sie sicher, dass „Aktionen“ aktiviert ist. Ihre Spaltenauswahl wird gespeichert. Eine einmal ausgeblendete Spalte bleibt daher ausgeblendet.
Ein Filter blendet Ihr Dokument aus. Auch Ihre Filtereinstellungen werden gespeichert. Setzen Sie die Filter „Status“, „Absender“ und „Datum“ zurück und suchen Sie dann erneut nach dem Dokument.
Das Dokument kann nicht mehr unterschrieben werden. Erinnerungen sind nur verfügbar, solange eine Unterschrift aussteht. Sie können einen Unterzeichner nicht an ein Dokument erinnern, das bereits unterzeichnet wurde, abgelaufen ist, storniert oder abgelehnt wurde.
Sie haben gerade die Angaben zum Unterzeichner bearbeitet. Wenn „Erinnerung senden“ nach einer Änderung der Angaben zum Unterzeichner ausgegraut ist, laden Sie die Seite neu und versuchen Sie es erneut.
Gut zu wissen
Der Text der Erinnerungs-E-Mail wird von unserem System erstellt und kann nicht bearbeitet werden.