Hinweis: Einige Screenshots zeigen noch die englische Oberfläche; die deutschen Bezeichnungen stehen im Text.
Wenn Sie einem Mandanten viele Dokumente zur Freigabe senden, kann es aufwendig sein, jeden E-Signatur-Vorgang einzeln einzurichten. Dies lässt sich deutlich beschleunigen. Dabei gibt es nur eine kleine Einschränkung: Die erfasste E-Signatur wird auf den Seiten des Signaturzertifikats eingefügt, die an das Originaldokument angehängt werden.
Gehen Sie wie folgt vor:
Laden Sie die Dokumente, die Sie zum Unterschreiben senden möchten, in das Portal des Mandanten hoch.
Wählen Sie mehrere Dokumente aus und klicken Sie auf „Zur E-Signatur senden“ (send for e-signature).
3. Fügen Sie den Unterzeichner hinzu und wählen Sie die Begrüßungs- und Dankesnachrichten aus Ihren Vorlagen aus, sofern vorhanden. Klicken Sie anschließend auf „Unterzeichner hinzufügen“ (Add Signee). Beachten Sie, dass diese Funktion nur mit 1 Unterzeichner funktioniert.
4. Wählen Sie die Option „Zur schnellen Freigabe senden (die Unterschriften werden auf dem Signaturzertifikat angezeigt)“ (send for quick approval (the signatures will be shown on the signature certificate)) und klicken Sie auf „Senden“ (Send).
Das war’s!
Das System erstellt einen Workflow, fügt ihm alle Dokumente hinzu und sendet Ihrem Mandanten eine einzige E-Mail mit der Aufforderung, alle Dokumente nacheinander zu prüfen und freizugeben.
Nach Abschluss des Vorgangs erhält Ihr Mandant E-Mails mit Links zum Herunterladen der unterzeichneten Fassungen.