Hinweis: Einige Screenshots zeigen noch die englische Oberfläche; die deutschen Bezeichnungen stehen im Text.
Sehen Sie sich diese Videoanleitung an:
Mit unserer Serienversandfunktion können Sie eine Dokumentvorlage an eine große Personengruppe senden. Das Dokument kann von einer oder zwei Personen unterzeichnet werden. Damit der Vorgang korrekt abläuft, müssen Sie eine CSV-Datei vorbereiten und die entsprechenden Variablennamen in Ihre Dokumentvorlage, den Vorlagennamen und Ihre Begrüßungsnachricht einfügen.
Das Grundprinzip des Serienversands ist einfach: Eine Datenzeile aus einer CSV-Datei wird eingelesen. Die zugehörigen Variablen in der Dokumentvorlage und der E-Mail-Nachricht werden ermittelt und durch die Werte ersetzt. Anschließend wird ein PDF-Dokument erstellt und unter Anwendung der globalen E-Signatur-Einstellungen zur Unterzeichnung an die entsprechenden E-Mail-Adressen gesendet. Danach wird die nächste Zeile der CSV-Datei eingelesen und der Vorgang bis zum Dateiende wiederholt.
Gehen Sie wie folgt vor:
1. Dokumentvorlage konfigurieren
Sie können eigene Variablennamen in den Namen und den Inhalt der Dokumentvorlage einfügen. Beispielsweise könnte die Dokumentvorlage „Mandatsvereinbarung für {First_Name} {Last_Name}“ heißen, damit sich nach dem Serienversand alle unterzeichneten Dokumentversionen leicht zuordnen lassen. Hier sehen Sie ein Beispiel:
Es gibt zwei Arten von Variablen:
a. Variablen in geschweiften Klammern {} werden durch Daten aus der CSV-Datei ersetzt. Damit können Sie das Dokument mit individuellen Namen, Adressen usw. personalisieren.
b. Variablen in eckigen Klammern [] werden durch E-Signatur-Felder ersetzt, die der unterzeichnenden Person zum Ausfüllen angezeigt werden. Zulässig sind nur wenige Variablen dieses Typs: [#signature.1#], [#date.1#], [#text.1#] für die erste und [#signature.2#], [#date.2#], [#text.2#] für die zweite unterzeichnende Person.
Wenn bestimmte Angaben in Ihrer CSV-Datei fehlen und stattdessen von der jeweiligen unterzeichnenden Person ergänzt werden sollen, müssen Sie den entsprechenden Variablennamen in der Dokumentvorlage um folgenden Code ergänzen:
{^Variable_name}[#text.1#] {/Variable_name} für die erste und {^Variable_name}[#text.2#] {/Variable_name} für die zweite unterzeichnende Person.
Wenn die Variable beispielsweise „Birth_place“ heißt und die erste unterzeichnende Person diese Angabe ergänzen soll, falls sie in der CSV-Datei fehlt, suchen Sie in Ihrer Vorlage nach {Birth_place} und ergänzen Sie dahinter {^Birth_place}[#text.1#]{/Birth_place}. Wenn Sie stattdessen das Geburtsdatum abfragen möchten, verwenden Sie [#date.1#] oder [#date.2#].
Damit legen Sie Folgendes fest: „Suche in der CSV-Datei nach einer Variablen namens {X}. Wenn sie gefunden wird, ersetze sie in der Dokumentvorlage durch ihren Wert. Wird sie nicht gefunden, fordere die unterzeichnende Person 1 oder 2 auf, die Angabe als Text oder Datum einzugeben.“
Hier sehen Sie eine Beispieltabelle, die mit Variablen aus der CSV-Datei befüllt und von zwei Personen vervollständigt und unterzeichnet werden soll:
2. CSV-Datei konfigurieren
Sie können eine CSV-Datei in MS Excel und anderen Tabellenkalkulationsprogrammen erstellen. CSV steht für „comma separated values“ (durch Kommas getrennte Werte) und ist ein einfaches Textformat.
Jede Spalte in der CSV-Datei benötigt eine Überschrift, die dem Variablennamen im Dokument entspricht. In der Dokumentvorlage muss jede Variable in geschweiften Klammern stehen; in der CSV-Datei sind keine Klammern erforderlich.
Wie bereits erwähnt, sind bis zu 2 unterzeichnende Personen zulässig. Die Spaltenüberschrift für die erste unterzeichnende Person muss „email“ lauten, die für die zweite „email2“.
3. Begrüßungsnachricht konfigurieren
Sie können Variablen in geschweiften Klammern {} in der Begrüßungsnachricht verwenden, um die Anrede oder die E-Mail-Überschrift zu personalisieren. Wenn eine Nachricht beispielsweise „Guten Tag {First_Name}“ lautet und die CSV-Datei eine Spalte namens First_Name enthält, ersetzen wir die Variable durch den tatsächlichen Namen.
4. Serienversand starten
Nachdem Sie die CSV-Datei hochgeladen, die Begrüßungs- und Dankesnachrichten ausgefüllt und auf die Schaltfläche „Per Serienversand zur Unterzeichnung senden“ (Send for signing by mail merge) geklickt haben, lesen wir die Datei ein, ersetzen die Variablen durch ihre Werte, erstellen Dokumente aus den Vorlagen und senden E-Signatur-Anfragen an die entsprechenden E-Mail-Adressen.
Sie finden die Schaltfläche „Per Serienversand zur Unterzeichnung senden“ an zwei Stellen: rechts neben dem Namen der Dokumentvorlage und nach dem Öffnen der Dokumentvorlage oben im Bereich, wie unten gezeigt:
In der Übersicht „Meine Signaturen“ (MySignatures) können Sie den Fortschritt und Status aller offenen Vorgänge einsehen.
Bitte beachten Sie, dass wir unterzeichnete Dokumente standardmäßig neben der ursprünglichen Vorlage ablegen. Wenn die unterzeichnete Version an einem anderen Ort abgelegt werden soll, müssen Sie (1) einen Kontakt erstellen, (2) einen Ordner oder ein Portal für die Ablage erstellen und (3) diesen Ordner oder dieses Portal mit dem Kontakt verknüpfen.
Preisgestaltung
A. Kunden mit Abonnement
Der Serienversand ist ein Premium-Dienst.
Wir berechnen Ihnen £0.25 oder den entsprechenden Gegenwert pro Zeile in der CSV-Datei.
Wenn die Datei beispielsweise 50 Zeilen enthält, berechnen wir Ihnen £12.50 zuzüglich Mehrwertsteuer (falls zutreffend). Damit Sie den Dienst testen können, berechnen wir keine Gebühren, wenn die CSV-Datei weniger als 4 Zeilen enthält.
B. AppSumo-Kunden
Der Serienversand ist ein Premium-Dienst.
Wir berechnen Ihnen £1.00 oder den entsprechenden Gegenwert pro Zeile in der CSV-Datei.
Wenn die Datei beispielsweise 50 Zeilen enthält, berechnen wir Ihnen £50 zuzüglich Mehrwertsteuer (falls zutreffend). Damit Sie den Dienst testen können, berechnen wir keine Gebühren, wenn die CSV-Datei weniger als 4 Zeilen enthält.