Юридична адреса, місце діяльності та місце зберігання даних
Клієнти іноді запитують, де «розташована» MyDocSafe, де зберігаються їхні дані та чи це одне й те саме. Це різні поняття.
Юридична адреса та місце фактичної діяльності
DocSafe Limited, компанія, що стоїть за MyDocSafe, — це британська компанія, зареєстрована в Англії та Уельсі. Її юридична адреса є офіційною адресою компанії та використовується для корпоративних цілей і виконання вимог законодавства.
Юридичну адресу не слід плутати з:
місцем розміщення застосунку MyDocSafe;
місцем зберігання файлів клієнтів;
місцем розташування хмарної інфраструктури; або
місцем діяльності окремих постачальників або субобробників.
Для захисту даних і проведення закупівель зазвичай важливіше знати, де зберігаються та обробляються дані клієнтів, а не юридичну адресу компанії.
Де зберігаються дані клієнтів MyDocSafe?
Під час створення облікового запису MyDocSafe клієнти можуть вибрати бажане місце зберігання даних.
Наразі доступні такі стандартні варіанти:
«Велика Британія» (United Kingdom)
«Європейський Союз (Ірландія)» (European Union (Ireland))
«Сполучені Штати» (United States)
Ви можете будь-коли перевірити, яке місце зберігання використовується для вашого облікового запису, — див. Як перевірити, де зберігаються ваші дані.
MyDocSafe рекомендує вибирати регіон, який найкраще відповідає вашим нормативним та операційним вимогам. Наприклад, організації з Великої Британії зазвичай вибирають Велику Британію, а організації з ЄС — Європейський Союз. Корпоративні клієнти з особливими вимогами можуть звернутися до MyDocSafe, щоб обговорити інші варіанти.
MyDocSafe використовує Amazon Web Services (AWS) як основну інфраструктуру хостингу. Файли, завантажені до MyDocSafe, шифруються за допомогою AES-256 і зберігаються в регіональній інфраструктурі AWS. (MyDocSafe)
Що означає «резидентність даних»?
Резидентність даних зазвичай означає географічний регіон, у якому зберігаються дані клієнта. Наприклад, якщо ваша організація вибрала резидентність даних у Великій Британії, передбачається, що відповідні дані клієнта зберігаються в британському регіоні хостингу, налаштованому для вашого облікового запису.
Це не те саме, що юридична адреса MyDocSafe. Цей регіон також може відрізнятися від місць, з яких здійснюються окремі операції підтримки, обслуговування інфраструктури або обробки даних субобробниками.
Обробка даних у Великій Британії та ЄС
В опублікованій MyDocSafe інформації щодо GDPR зазначено, що клієнти можуть вибирати центри обробки даних у Великій Британії, ЄС або США, а основна обробка даних здійснюється в Дубліні, Ірландія.
Тому варто розрізняти такі поняття:
Місце зберігання — регіон, вибраний для вашого облікового запису, наприклад Велика Британія або ЄС.
Місце обробки — місця, з яких системи або уповноважені постачальники послуг можуть обробляти дані для надання послуги.
Ці відмінності можуть бути важливими для організацій з особливо суворими вимогами до резидентності даних, як-от компаній у сфері фінансових послуг, установ державного сектору або організацій, на які поширюються договірні вимоги щодо локалізації даних.
А як щодо сторонніх постачальників?
Як і більшість постачальників SaaS, MyDocSafe залучає спеціалізованих сторонніх постачальників для надання окремих складових послуги. В опублікованій Угоді про обробку даних зазначено субобробників, зокрема AWS для хостингу та спеціалізованих постачальників для таких функцій, як доставлення електронної пошти, платежі й перевірка особи.
Те, що ваші основні дані MyDocSafe зберігаються в певному регіоні, не обов'язково означає, що всі без винятку дані, пов'язані з кожною додатковою послугою, обробляються виключно в цьому регіоні.
Наприклад, використання:
перевірки особи;
обробки платежів;
доставлення електронної пошти;
інтеграцій; або
інших сторонніх послуг
може передбачати залучення додаткових обробників і місць обробки.
Якщо це важливо для вашої організації, рекомендуємо запросити підтвердження резидентності даних для конкретних послуг MyDocSafe, які ви плануєте використовувати.
Чи можу я вибрати регіон зберігання даних?
Так.
Під час налаштування облікового запису MyDocSafe виберіть місце зберігання даних, яке відповідає потребам вашої організації.
Наші загальні рекомендації:
Організація | Типовий вибір |
Організація з Великої Британії | Велика Британія |
Організація з ЄС | Європейський Союз (Дублін, Ірландія) |
Організація зі США | США |
Організація з особливими вимогами до резидентності даних | Зверніться до MyDocSafe |
Якщо ваша організація має особливі договірні або нормативні вимоги, не покладайтеся лише на ці загальні рекомендації. Зверніться до нас, щоб підтвердити відповідність запланованої конфігурації.
Як запросити підтвердження резидентності даних
Якщо вашій команді з комплаєнсу, інформаційної безпеки або закупівель потрібне письмове підтвердження, зверніться до MyDocSafe та запросіть підтвердження резидентності даних.
Найпростіше зробити це через підтримку в застосунку, увійшовши до MyDocSafe, або звернувшись до нашої служби підтримки.
Укажіть:
назву вашої організації;
назву або ID вашого облікового запису MyDocSafe;
потрібний вам регіон зберігання даних;
чи стосується ваше запитання лише зберігання, чи також обробки даних;
які послуги MyDocSafe ви використовуєте або плануєте використовувати, зокрема додаткові інтеграції, платежі або послуги перевірки особи;
чи потрібне вам підтвердження для конкретних нормативних, закупівельних або договірних цілей.
Після цього ми зможемо надати підтвердження для вашого облікового запису та за потреби вказати відповідних субобробників.
Що саме слід запитувати?
Для більшості закупівельних процедур достатньо такого формулювання:
«Надайте, будь ласка, актуальне підтвердження резидентності даних для нашого облікового запису MyDocSafe із зазначенням місця зберігання основних даних клієнта, відповідних місць обробки та основних субобробників, залучених до надання послуг, якими ми користуємося».
Для детальнішої комплексної перевірки ви також можете запросити:
Угоду про обробку даних MyDocSafe;
актуальну інформацію про субобробників;
інформацію про безпеку;
відомості про сертифікацію ISO 27001; та
інформацію про міжнародне передавання даних.
MyDocSafe має сертифікацію ISO 27001:2022; актуальна інформація про сертифікацію доступна на нашій сторінці «Огляд безпеки» (Security Overview). (MyDocSafe)
Додаткова інформація
Важливо: Якщо ваша організація має сувору вимогу, за якою дані за жодних обставин не повинні залишати певну країну або регіон, повідомте нас про це до впровадження, щоб ми могли підтвердити, чи відповідають цій вимозі потрібна конфігурація MyDocSafe та будь-які додаткові сторонні послуги.