Як отримати кошторис або офіційну комерційну пропозицію MyDocSafe
Якщо вам потрібен офіційніший документ, ніж ціни на нашому вебсайті, MyDocSafe може надати кошторис або докладнішу комерційну пропозицію.
Це особливо корисно, якщо перед придбанням вашій організації потрібні замовлення на закупівлю, внутрішнє затвердження бюджету, перевірка відділом закупівель, визначений строк договору або індивідуально узгоджений обсяг послуг.
Яка інформація нам потрібна від вас?
Щоб підготувати точний кошторис, надішліть нам такі відомості:
Інформація | Що надати |
Юридична особа | Повне юридичне найменування організації, яка придбаватиме MyDocSafe |
Адреса для виставлення рахунків | Адреса, яку слід зазначити в кошторисі та подальших рахунках |
Кількість внутрішніх користувачів / ліцензійних місць | Скільком працівникам вашої організації потрібен власний обліковий запис MyDocSafe |
Очікувана кількість клієнтів / гостьових користувачів | Особливо важливо для масштабних впроваджень або нестандартної кількості порталів |
Бажаний тарифний план | Business Pro, Accounting Pro, Deal Pro або Enterprise, якщо ви вже визначилися |
Необхідні функції | Наприклад, клієнтські портали, електронні підписи, вебформи, комерційні пропозиції, робочі процеси, доступ до API, SSO, віртуальні кімнати даних або індивідуальні вимоги |
Строк договору | Наприклад, щомісячно, на 12 місяців, на кілька років або на інший узгоджений строк |
Частота виставлення рахунків | Щомісяця, щороку або за іншою узгодженою схемою |
Запланована дата початку | Особливо корисно, якщо кошторис пов’язаний із графіком закупівлі або впровадження |
Вимоги до замовлення на закупівлю | Повідомте, якщо для прийняття рахунків вашій організації потрібен номер замовлення на закупівлю (PO) |
Закупівельні вимоги | Повідомте, якщо вам також потрібні угода про рівень обслуговування (SLA), угода про обробку даних (DPA), документація з безпеки, заява про місце зберігання даних або інша інформація про постачальника |
Не обов’язково узгоджувати всі деталі, перш ніж звертатися до нас. Якщо вимоги нескладні, для початку обговорення зазвичай достатньо вказати кількість користувачів і основні необхідні функції.
Кошторис чи комерційна пропозиція — у чому різниця?
Кошторис зазвичай підходить, якщо вимоги нескладні.
Зазвичай він містить:
замовника / юридичну особу;
тарифний план MyDocSafe;
кількість ліцензій;
ціну за одиницю;
додаткові послуги або ліміти використання, якщо застосовно;
частоту виставлення рахунків;
строк договору;
ПДВ;
загальну вартість;
умови оплати;
строк дії кошторису.
Для стандартної передплати цього може бути цілком достатньо вашому відділу закупівель.
Офіційна комерційна пропозиція більше підходить для масштабних або складніших проєктів. Окрім цін, вона може містити:
ваші вимоги;
запропоноване рішення MyDocSafe;
обсяг послуг;
підхід до впровадження;
інтеграції;
індивідуальні вимоги до робочих процесів;
обов’язки кожної сторони;
вихідні припущення;
етапи проєкту;
орієнтовний графік впровадження;
умови підтримки / SLA, якщо застосовно.
Клієнти тарифного плану Enterprise та організації, які розглядають масштабні інтеграції або індивідуальну розробку, зазвичай отримують комерційну пропозицію, а не лише кошторис.
Скільки часу це займає?
Якщо йдеться про кошторис на стандартну передплату, ми зазвичай намагаємося надати його протягом одного робочого дня після отримання необхідної інформації.
Підготовка офіційної комерційної пропозиції, що передбачає індивідуальні робочі процеси, інтеграції, SSO, значні обсяги використання або вимоги рівня Enterprise, може спочатку потребувати розмови для уточнення потреб. Залежно від складності вимог передбачте кілька робочих днів.
Масштабні закупівельні процедури можуть тривати довше, якщо потрібно залучити юридичний відділ, фахівців з інформаційної безпеки або технічних спеціалістів.
Як довго діє кошторис?
Якщо в кошторисі не зазначено інше, рекомендуємо вважати кошториси MyDocSafe чинними протягом 30 днів із дати видачі. Пріоритет має фактичний строк дії, зазначений у кошторисі. Якщо ваша закупівельна процедура, ймовірно, триватиме довше, повідомте про це під час запиту кошторису. Можливо, ми зможемо встановити довший строк дії або оновити кошторис, коли ваша організація буде готова продовжити. Комерційна пропозиція також може містити припущення, які потрібно повторно підтвердити, якщо мине значний час або зміниться обсяг послуг.
Що відбувається після прийняття пропозиції?
Для стандартної передплати процес зазвичай такий:
«Прийняти пропозицію» (Accept quote) → надати PO, якщо потрібно → підтвердити передплату / замовлення → узгодити виставлення рахунків → активувати обліковий запис MyDocSafe або перевести наявний пробний обліковий запис на узгоджений тарифний план.
Якщо ви вже користуєтеся пробною версією MyDocSafe, ми зазвичай можемо використати цей обліковий запис, а не створювати нове середовище.
Для масштабніших проєктів прийняття пропозиції натомість може започаткувати:
підписання договору або форми замовлення;
завершення закупівельної процедури;
старт проєкту;
налаштування системи;
роботи з інтеграції;
налаштування облікових записів користувачів;
тестування;
запуск у роботу.
У вашій комерційній пропозиції зазвичай буде описано відповідні етапи впровадження.
Чи потрібен кошторис для придбання MyDocSafe?
Ні.
Більшість невеликих організацій можуть просто почати з пробної версії та вибрати відповідний стандартний тарифний план.
Офіційний кошторис корисний, якщо ваша організація:
потребує внутрішнього погодження закупівлі;
вимагає замовлення на закупівлю;
хоче документально зафіксувати зобов’язання на рік або кілька років;
має велику кількість користувачів;
потребує функцій Enterprise;
потребує індивідуальних функцій або інтеграції;
проводить офіційну закупівельну процедуру.
Як запросити кошторис
Найпростіше — звернутися до відділу продажів MyDocSafe або, якщо у вас уже є обліковий запис, скористатися каналом підтримки в застосунку та попросити кошторис.
Достатньо надіслати такий запит:
«Просимо надати офіційний кошторис MyDocSafe для [юридична особа], на [кількість] внутрішніх користувачів, зі [щомісячною/щорічною] оплатою. Нам потрібні [тарифний план/функції], і ми хотіли б розпочати передплату приблизно [дата]».
Якщо вам також потрібні SLA, DPA, заява про місце зберігання даних, документація з безпеки або інші матеріали для закупівлі, зазначте це одразу, щоб ми могли надати відповідні документи разом із комерційною пропозицією.