Примітка: деякі знімки екрана ще показують англійський інтерфейс; перекладені назви наведено в тексті.
Повідомлення в порталі дають змогу зберігати листування з клієнтом в одному захищеному місці, поруч із його документами, а не в електронній пошті.
1. Увімкніть вкладку «Повідомлення» (Messages)
Відкрийте групу порталів і натисніть «Налаштування» (Settings) > «Вкладки порталу» (Portal tabs). Переконайтеся, що «Повідомлення» містяться в розділі «Вибрані елементи» (Selected items). Якщо вони в розділі «Доступні елементи» (Available items), натисніть + поруч із ними, а потім — «Зберегти» (Save).
2. Визначте, чи можуть клієнти писати вам
Натисніть «Налаштування» > «Безпека» (Security):
«Дозволити користувачам порталу надсилати повідомлення» (Allow portal users to send messages) дає клієнтам змогу починати листування та відповідати. Залиште цей параметр вимкненим для односторонніх сповіщень.
«За замовчуванням: приховати текст повідомлення від електронної пошти» (Default: hide message text from email) робить кожне нове повідомлення конфіденційним за замовчуванням (див. нижче).
3. Надішліть повідомлення
Відкрийте портал клієнта й натисніть «Повідомлення», а потім — «Надіслати повідомлення» (Send a message).
Виберіть тип:
«Просте повідомлення» (Simple message): повідомлення клієнту.
«Запит документів» (Request documents): запит до клієнта на завантаження файлів у портал.
«Запит інформації» (Request information): запит до клієнта на заповнення форми.
У розділі «Повідомити користувачів» (Notify users) позначте тих, хто має отримати сповіщення електронною поштою.
Напишіть повідомлення або натисніть «Шаблони» (Templates), щоб використати збережене, і натисніть «Надіслати» (Send).
Не включайте конфіденційний текст до електронних листів
Перед надсиланням увімкніть «Приховати текст від електронної пошти» (Hide text from email). Тоді електронне сповіщення міститиме лише інформацію про нове повідомлення, без його тексту; щоб прочитати повідомлення, клієнт має увійти в систему. Надіслані повідомлення з прихованим текстом позначаються значком замка.
Що бачить ваш клієнт
Повідомлення відображаються на вкладці «Повідомлення» в порталі клієнта. Якщо ви це дозволили, клієнт може відповідати й починати нове листування на цій вкладці.
Надсилайте повідомлення багатьом клієнтам одночасно
Використовуйте «Розсилка» (Broadcasts), щоб одночасно надіслати те саме повідомлення, запит документів або запит на заповнення форми до багатьох порталів.