Nota: algumas capturas de ecrã ainda mostram a interface em inglês; as designações traduzidas aparecem no texto.
Antes de começar:
Configure pelo menos uma moeda em "Propostas" [Proposals]/"Moedas" [Currencies] — consulte 6. Adicionar os seus serviços.
Opcionalmente, adicione os seus serviços e impostos para que os preços e os impostos sejam preenchidos automaticamente em cada linha.
Opcionalmente, ligue o Stripe (pagamentos por cartão) e/ou o GoCardless (débito direto) em "Inicial" [Home]/"Definições" [Settings]/"Integrações" [Integrations] se pretender que os clientes paguem online.
Opcionalmente, configure o aspeto das suas faturas — consulte a secção 5.
1. Criar uma nova fatura
Clique em "Propostas" no menu superior e depois em "Faturas" no menu à esquerda.
Clique no botão "+". Abre-se uma nova fatura com o próximo número de fatura já preenchido.
É útil saber: os números das faturas seguem o seu próprio padrão. Se alterar o número para, por exemplo, "MY-001", a próxima fatura será "MY-002".
2. Preencher a fatura
a) Adicionar o cliente e as datas
No campo "Cliente" [Client], comece a escrever o nome ou o endereço de email do cliente e selecione-o.
Se o cliente ainda não estiver nos seus contactos, introduza o endereço de email e clique em "Adicionar novo contacto" [Add New Contact]. O email é preenchido automaticamente.
Defina a "Data de emissão" [Issue date] e a "Data de vencimento" [Due date].
Opcionalmente, altere a "Moeda" [Currency].
b) Adicionar o que pretende faturar
Na primeira linha, comece a escrever no campo "Artigo" [Item]. Os seus serviços aparecem à medida que escreve, agrupados por secção.
Selecione um serviço - o "Preço" [price] e o "Imposto" [tax] são preenchidos automaticamente. Em alternativa, escreva o nome do artigo e introduza o preço manualmente.
Introduza a "Quantidade" [quantity].
Repita o processo para cada linha. O subtotal, o imposto e o total são calculados à medida que preenche a fatura.
Sugestão: para aplicar um desconto, adicione uma linha como "Desconto" com um preço negativo (por exemplo -20)
c) Adicionar notas, se necessário
Adicione no campo "Notas" [Notes] as informações que pretende que o cliente veja, como uma referência ou instruções de pagamento. Estas aparecem no PDF da fatura.
3. Guardar e enviar
Na parte superior da fatura, escolha uma das opções:
"Guardar e enviar" — guarda a fatura e abre imediatamente a janela "Enviar" [Send].
"Guardar e fechar" [Save & close] — guarda a fatura como "Rascunho" [Draft] para a poder enviar mais tarde.
"Cancelar" [Cancel] — sai sem guardar nada.
a) Escolher o destinatário e os métodos de pagamento
Na janela "Enviar fatura" [Send Invoice]:
Verifique o "Destinatário" [Recipient]. Normalmente, este campo é preenchido com o cliente da fatura; pode escolher outro contacto.
Opcionalmente, escreva uma "Mensagem pessoal" [Personal Message]. Esta aparece no email, acima do resumo da fatura.
Opcionalmente, clique em "Modelos" [Templates] para inserir uma mensagem guardada, ou em "Modelos" → "Guardar como modelo" [Save as a template] para reutilizar o que acabou de escrever.
Opcionalmente, assinale os métodos que o cliente pode utilizar para pagar online:
"Cartão de crédito/débito (Stripe)" [Credit/Debit Card (Stripe)]
"Débito Direto (GoCardless)" [Direct Debit (GoCardless)]
Só verá as opções que tiver ligado. Deixe ambas por assinalar se o cliente for pagar de outra forma, por exemplo, por transferência bancária.
Clique em "Enviar fatura".
É útil saber: o Stripe tem um valor mínimo de cobrança (por exemplo $0.50 USD). Se o total da fatura for inferior a esse valor, a opção Stripe fica desativada.
O que o cliente vê
O cliente recebe um email com:
o número da fatura, as datas, todas as linhas, o subtotal, o imposto e o total;
a sua mensagem pessoal, se a tiver adicionado;
a fatura em anexo em PDF, com o nome Invoice-[number].pdf;
um botão "Revisar e pagar" [Review and pay], se tiver assinalado um método de pagamento.
Ao clicar em "Revisar e pagar", abre-se uma página de pagamento com o seu logótipo, a fatura e um botão "Pagar" [Pay]. Não é necessário iniciar sessão.
Se tiver disponibilizado cartão e débito direto, o cliente escolhe primeiro um dos métodos.
É útil saber:
A ligação de pagamento funciona durante 30 dias.
Após o pagamento, a ligação apresenta apenas "Pagamento concluído" [Payment completed], pelo que o cliente não pode pagar duas vezes.
4. Gerir as suas faturas
Encontrará todas as faturas em "Propostas"/"Faturas", com o respetivo número, datas, total e estado ("Rascunho", "Enviado" [Sent], "Pago" [Paid] ou "Anulado" [Voided]). Clique no menu de três pontos junto de uma fatura, ou no seu interior, para:
"Transferir PDF" [Download PDF] — abre o PDF da fatura no navegador.
"Duplicado" [Duplicate] — cria um novo rascunho com o mesmo cliente, moeda, notas e linhas. Útil para corrigir uma fatura ou voltar a faturar o mesmo trabalho.
"Eliminar" [Delete] — apenas para rascunhos. O rascunho é removido e o respetivo número de fatura fica disponível.
"Anular" [Void] — para faturas enviadas ou pagas. A fatura mantém-se na lista, com o estado "Anulado", para efeitos de registo. Anular uma fatura enviada desativa a respetiva ligação de pagamento.
5. Configurar o aspeto das suas faturas, se necessário
O PDF da fatura utiliza o logótipo e a cor da sua marca, a morada da empresa e, se os tiver adicionado, os dados bancários, o número de identificação fiscal e o número de registo da empresa. O telefone, o número de registo da empresa e o número de identificação fiscal do cliente aparecem na secção "Faturar a" [Bill To] quando constam do contacto.
Para adicionar termos e condições à parte inferior de todas as faturas:
Aceda a "Definições"/"Definições de fatura" [Invoice Settings].
Introduza os seus termos e condições.
Clique em "Guardar" [Save].
