Folder podpisanych dokumentów to centralne repozytorium dokumentów podpisanych elektronicznie za pośrednictwem MyDocSafe.
Aby rozpocząć proces podpisywania elektronicznego, należy zaimportować dokumenty w dowolnym miejscu w systemie, kliknąć je prawym przyciskiem myszy, a następnie kliknąć przycisk „wyślij do podpisu elektronicznego” i przejść przez proces konfiguracji.
Wszystkie dokumenty podpisane elektronicznie trafią do folderu „Podpisane dokumenty”.
Z czasem ten folder zacznie się zapełniać. Warto zacząć porządkować zgromadzone w nim dane.
Oto jeden ze sposobów na zrobienie tego:
1. W dowolnym miejscu należy utworzyć podfolder, w którym będą gromadzone dokumenty podpisane przez określoną osobę (na przykład „Jan Kowalski – podpisane dokumenty”).
2. Przejdź do Kontaktów i znajdź rekord dla Jana Kowalskiego
3. Należy kliknąć „Edytuj kontakt”.
Następnie należy wybrać folder, który ma zostać przypisany do kontaktu.
4. Następnym razem, gdy wyślesz dokument do podpisania, przejdź do „opcji zaawansowanych” i zaznacz pole „Zapisz podpisany dokument w folderze przypisanym osobie podpisującej"
Po podpisaniu dokument zostanie umieszczony w utworzonym podfolderze i nie będzie już umieszczany pod oryginalnym dokumentem.
Należy pamiętać, że kopia wzorcowa dokumentu nadal będzie dostępna w folderze „Podpisane dokumenty”.
Zobacz także: Można również ustawić obowiązującą w całej firmie konwencję nazewnictwa podpisanych dokumentów: zobacz Ustawianie schematu nazw podpisanych dokumentów.