Uwaga: niektóre zrzuty ekranu pokazują jeszcze interfejs w języku angielskim; przetłumaczone nazwy podajemy w tekście.
Wolą Państwo obejrzeć film? Ten krótki film przedstawia wszystkie kroki. Można też przeczytać instrukcje poniżej.
Gdy wszyscy złożą podpisy, MyDocSafe zapisuje podpisaną kopię dokumentu. Mogą Państwo ustalić schemat nazw tych kopii dla całej firmy, na przykład tak, aby każda nazwa pliku zawierała imię i nazwisko klienta lub datę podpisania.
Przed rozpoczęciem
Schemat nazw jest ustawieniem obowiązującym w całej firmie, dlatego potrzebny jest dostęp do sekcji „Ustawienia” (Settings). Dotyczy on dokumentów podpisanych po jego zapisaniu.
Ustawianie schematu nazw
1. Proszę przejść do „Ustawienia” > „Podpis elektroniczny” (E-signature) i przewinąć do sekcji „Zapisywanie” (Filing).
2. W polu „Nazwa podpisanego dokumentu” (Signed document name) proszę wpisać wybrany tekst i kliknąć „Wstaw zmienną” (Insert variable), aby dodać dane, które zmieniają się dla każdego dokumentu.
Dostępne są następujące zmienne:
„Dokument: Nazwa” (Document: Name) (
{{document.name}}): oryginalna nazwa dokumentu;„Podpisujący: Pierwszy sygnatariusz i pozostali” (Signer: First signer and others) (
{{signer.name}}): na przykład „Jan Smith i pozostali”;„Podpisujący: Wszyscy sygnatariusze” (Signer: All signers) (
{{signer.names}}): na przykład „Jan Smith, Anna Kowalska”;„Podpisujący: Data zakończenia” (Signer: Completed date) (
{{signer.completedDate}}): data zakończenia podpisywania dokumentu.
3. Proszę sprawdzić „Podgląd nazwy podpisanego dokumentu” (Signed document name preview) poniżej pola. Proszę kliknąć „1 sygnatariusz” (1 signer), „3 sygnatariuszy” (3 signers), „Podpisujący spoza kontaktów” (Signer not in contacts) lub „Długa nazwa” (Long name), aby zobaczyć, jak nazwa wygląda w każdym przypadku.
4. Aby zapisać zmiany, proszę kliknąć „Aktualizuj ustawienia podpisu elektronicznego” (Update E-signature Settings) u dołu strony.
Warto wiedzieć
Nazwy plików mogą mieć maksymalnie 250 znaków, łącznie z rozszerzeniem. Jeśli nazwa jest dłuższa, jej końcówka zostaje obcięta i oznaczona symbolem (…), a w podglądzie pojawia się ostrzeżenie.
Imiona i nazwiska sygnatariuszy są pobierane z sekcji „Kontakty” (Contacts). Jeśli podpisującego nie ma w sekcji „Kontakty”, zmienne dotyczące podpisującego mogą pozostać puste, dlatego warto sprawdzić podgląd „Podpisujący spoza kontaktów”.
Aby wrócić do standardowej nazwy („Nazwa dokumentu - podpisany w MyDocSafe”), proszę kliknąć „Przywróć domyślne” (Reset to default).
Miejsce zapisywania podpisanych kopii ustawia się osobno. Więcej informacji zawiera artykuł Zapisywanie podpisanych dokumentów.