Uwaga: niektóre zrzuty ekranu pokazują jeszcze interfejs w języku angielskim; przetłumaczone nazwy podajemy w tekście.
Każdy użytkownik portalu ma przypisany jeden z trzech poziomów uprawnień. Określają one, jakie czynności dana osoba może wykonywać na dokumentach w portalu.
Dostępne czynności na dokumentach | „Odczyt” | „Odczyt/Zapis” | „Pełny dostęp” |
„Otwórz” (Open) i „Podgląd” (View) | Tak | Tak | Tak |
„Pobierz” (Download) | Tak (chyba że pobieranie zostanie zablokowane — zob. poniżej) | Tak | Tak |
„Prześlij” (Upload) | Nie | Tak | Tak |
„Zmień nazwę” (Rename) | Nie | Tak | Tak |
„Przenieś do kosza” (Move to Bin) | Nie | Nie | Tak |
Tak poszczególne poziomy uprawnień wyglądają z perspektywy klienta na karcie „Dokumenty” (Documents):
„Odczyt”: brak przycisku „Prześlij”; dostępne są tylko opcje „Wyświetl dokument” (View document) i „Pobierz”.
„Odczyt/Zapis”: przycisk „Prześlij” oraz opcja „Zmień nazwę”.
„Pełny dostęp”: wszystkie opcje, w tym „Przenieś do kosza”.
Zmiana poziomu uprawnień jednej osoby
Należy otworzyć grupę portali, kliknąć ikonę „Użytkownicy” (Users) obok nazwy portalu, wybrać poziom z listy „Uprawnienia” (Permissions) przy danej osobie i kliknąć „Zapisz” (Save).
Ustawianie domyślnego poziomu uprawnień dla nowych użytkowników portalu
Należy otworzyć grupę portali i kliknąć „Ustawienia” (Settings) > „Bezpieczeństwo” (Security). Opcja „Uprawnienia domyślne” (Default permissions) określa poziom uprawnień nadawany zapraszanym osobom.
Na tej samej stronie opcja „Zablokuj pobieranie plików przez użytkowników portalu z uprawnieniami Odczyt” (Prevent portal users with Read access from downloading files) ukrywa przyciski pobierania, eksportowania i drukowania przed użytkownikami z uprawnieniami „Odczyt”. Nadal mogą oni otwierać i wyświetlać dokumenty. Opcja ta jest przydatna w przypadku dokumentów, które klienci powinni zobaczyć, ale nie zachowywać ich kopii, np. roboczych wersji raportów.
Który poziom uprawnień wybrać?
Większość klientów: „Odczyt/Zapis”, aby mogli przesyłać wymagane dokumenty bez możliwości przenoszenia Państwa dokumentów do kosza.
Osoby, które mają tylko przeglądać dokumenty (np. doradca klienta, który potrzebuje jedynie wglądu w sprawozdania finansowe): „Odczyt”.
„Pełny dostęp” tylko dla zaufanych osób, które mają zarządzać dokumentami w portalu, np. dyrektora finansowego klienta.