Let op: sommige schermafbeeldingen tonen nog de Engelse interface; de vertaalde labels staan in de tekst.
Welke optie kan ik het beste gebruiken?
Uw situatie | Beste optie |
U wilt nu een eenmalig bedrag factureren | Stuur een factuur met een link voor kaartbetaling (aanbevolen) |
Het extra werk vereist eerst goedkeuring van uw klant, of voegt een nieuwe terugkerende dienst toe | Stuur een nieuwe offerte via het portaal van uw klant |
Welke optie u ook kiest, de bestaande terugkerende betalingen van uw klant lopen gewoon door.
1. Stuur een factuur met een link voor kaartbetaling (aanbevolen)
Zo blijven het in rekening gebrachte bedrag, de factuur-pdf en de status "Betaald" [Paid] bij elkaar in MyDocSafe.
Ga naar "Voorstellen" [Proposals]/"Facturen" [Invoices] en klik op de knop "+".
Selecteer uw klant in het veld "Klant" [Client].
Stel de "Uitgiftedatum" [Issue date] en "Deadline" [Due date] in.
Voeg het extra werk toe als factuurregels. Kies een dienst uit uw lijst of voer zelf een omschrijving en prijs in.
Klik desgewenst op "Importeren" [Import] in de banner voor tijdregistraties om de uren te factureren die u voor deze klant hebt bijgehouden.
Klik op "Opslaan en verzenden" [Save & send].
Vink in het venster "Factuur verzenden" [Send Invoice] de optie "Creditcard/betaalpas (Stripe)" [Credit/Debit Card (Stripe)] aan.
Voeg desgewenst een "Persoonlijk bericht" [Personal Message] toe met uitleg over het extra werk, bijvoorbeeld: "Hierbij ontvangt u de factuur voor de aanvullende btw-aangifte die we hebben besproken."
Klik op "Factuur verzenden".
Voor een uitgebreide uitleg van elke stap, zie Hoe stuur ik een factuur naar een klant?
Wat uw klant ervaart
Uw klant ontvangt een e-mail met het factuuroverzicht, de pdf en de knop "Controleren en betalen" [Review and pay]. De klant klikt hierop, controleert de factuur en betaalt op de beveiligde betaalpagina van Stripe. Inloggen is niet nodig.
Wat u ziet
Zodra de betaling is verwerkt, verandert de factuurstatus in "Voorstellen"/"Facturen" van "Verstuurd" [Sent] naar "Betaald" en komt het geld net als bij elke andere betaling op uw Stripe-account binnen.
Goed om te weten:
De betaallink is 30 dagen geldig. Als uw klant niet op tijd betaalt, dupliceert u de factuur en verstuurt u de nieuwe factuur.
Stripe hanteert een minimumbedrag per betaling (bijvoorbeeld $0.50 USD)
Vink desgewenst ook "Automatische incasso (GoCardless)" [Direct Debit (GoCardless)] aan om uw klant een keuze te bieden.
2. Stuur een nieuwe offerte via het portaal van uw klant
Gebruik deze optie als uw klant het extra werk moet goedkeuren voordat u begint, of als u een doorlopende dienst toevoegt, zoals maandelijkse salarisverwerking.
Open het portaal van uw klant en maak een workflow met de widget "Diensten en betaling" [Services and payment].
Voeg de nieuwe diensten of een dienstenpakket toe en neem een Stripe-betaling op.
Klik op "Vul in en verzend" [Complete and send] en kies uw klant.
Uw klant ontvangt een e-mail, logt in op het portaal, accepteert de offerte en betaalt.
Geavanceerde scenario's
Ook diverse verwante situaties worden ondersteund. U kunt:
voor een terugkerende dienst in een offerte instellen dat de facturering op een latere datum begint, of een aantal dagen nadat uw klant de offerte accepteert;
met de tijdregistratie bijgehouden uren direct omzetten in factuurregels;
een eerdere factuur dupliceren om hetzelfde extra werk volgende maand opnieuw te factureren.
Volgende stap: Hoe stuur ik een factuur naar een klant?