Let op: sommige schermafbeeldingen tonen nog de Engelse interface; de vertaalde labels staan in de tekst.
Voordat u begint:
Stel ten minste één munteenheid in via "Voorstellen" [Proposals]/"Valuta's" [Currencies] — zie 6. Uw diensten toevoegen.
Voeg desgewenst uw diensten en belastingen toe, zodat prijzen en belastingen op elke regel automatisch worden ingevuld.
Koppel desgewenst Stripe (kaartbetalingen) en/of GoCardless (automatische incasso) via "Startpagina" [Home]/"Instellingen" [Settings]/"Integraties" [Integrations] als u klanten online wilt laten betalen.
Stel desgewenst de opmaak van uw facturen in — zie onderdeel 5.
1. Een nieuwe factuur aanmaken
Klik op "Voorstellen" in het bovenste menu en vervolgens op "Facturen" in het linkermenu.
Klik op de knop "+". Er wordt een nieuwe factuur geopend waarin het volgende factuurnummer al is ingevuld.
Goed om te weten: factuurnummers volgen uw eigen patroon. Als u het nummer bijvoorbeeld wijzigt in "MY-001", krijgt de volgende factuur het nummer "MY-002".
2. De factuur invullen
a) De klant en datums toevoegen
Begin in het veld "Klant" [Client] de naam of het e-mailadres van uw klant te typen en selecteer de klant.
Staat de klant nog niet in uw contacten? Typ het e-mailadres en klik op "Nieuw contact toevoegen" [Add New Contact]. Het e-mailadres wordt automatisch ingevuld.
Stel de "Uitgiftedatum" [Issue date] en de "Deadline" [Due date] in.
Wijzig desgewenst de "Munteenheid" [Currency].
b) Toevoegen wat u in rekening brengt
Begin op de eerste regel te typen in het veld "Artikel" [Item]. Terwijl u typt, verschijnen uw diensten, gegroepeerd per onderdeel.
Selecteer een dienst - de "Prijs" [price] en "Belasting" [tax] worden automatisch ingevuld. U kunt ook zelf een artikelnaam typen en de prijs handmatig invoeren.
Voer het "Aantal" [quantity] in.
Herhaal dit voor elke regel. Het subtotaal, de belasting en het totaal worden tijdens het invullen berekend.
Tip: om korting te geven, voegt u een regel toe zoals "Korting" met een negatieve prijs (bijvoorbeeld -20)
c) Desgewenst notities toevoegen
Voeg onder "Notities" [Notes] informatie toe die uw klant moet zien, zoals een referentie of betalingsinstructies. Deze verschijnt op de factuur-PDF.
3. Opslaan en verzenden
Kies bovenaan de factuur een van de volgende opties:
"Opslaan en verzenden" — slaat de factuur op en opent direct het venster "Versturen" [Send].
"Opslaan en sluiten" [Save & close] — slaat de factuur op als "Voorlopige versie" [Draft], zodat u deze later kunt verzenden.
"Annuleren" [Cancel] — sluit af zonder iets op te slaan.
a) Kiezen wie de factuur ontvangt en hoe de ontvanger kan betalen
In het venster "Factuur verzenden" [Send Invoice]:
Controleer de "Ontvanger" [Recipient]. Meestal is de klant van de factuur al ingevuld; u kunt een ander contact kiezen.
Schrijf desgewenst een "Persoonlijk bericht" [Personal Message]. Dit verschijnt in de e-mail boven het factuuroverzicht.
Klik desgewenst op "Sjablonen" [Templates] om een opgeslagen bericht in te voegen, of op "Sjablonen" → "Opslaan als sjabloon" [Save as a template] om het zojuist geschreven bericht opnieuw te gebruiken.
Vink desgewenst aan hoe uw klant online kan betalen:
"Creditcard/betaalpas (Stripe)" [Credit/Debit Card (Stripe)]
"Automatische incasso (GoCardless)" [Direct Debit (GoCardless)]
U ziet alleen de opties die u hebt gekoppeld. Laat beide opties uitgevinkt als uw klant op een andere manier betaalt, bijvoorbeeld via een bankoverschrijving.
Klik op "Factuur verzenden".
Goed om te weten: Stripe hanteert een minimumbedrag (bijvoorbeeld $0.50 USD). Als uw factuurtotaal lager is, is de Stripe-optie grijs en niet beschikbaar.
Wat uw klant ziet
Uw klant ontvangt een e-mail met:
het factuurnummer, de datums, alle regels en het subtotaal, de belasting en het totaal;
uw persoonlijke bericht, als u dat hebt toegevoegd;
de factuur als PDF-bijlage, met de naam Invoice-[number].pdf;
een knop "Controleren en betalen" [Review and pay], als u een betaalmethode hebt aangevinkt.
Als uw klant op "Controleren en betalen" klikt, opent een betaalpagina met uw logo, de factuur en een knop "Betalen" [Pay]. Inloggen is niet nodig.
Als u zowel kaartbetaling als automatische incasso aanbiedt, kiest uw klant eerst een van beide.
Goed om te weten:
De betaallink werkt 30 dagen.
Na betaling toont de link alleen "Betaling voltooid" [Payment completed], zodat uw klant niet twee keer kan betalen.
4. Uw facturen beheren
U vindt elke factuur onder "Voorstellen"/"Facturen", met het nummer, de datums, het totaal en de status ("Voorlopige versie", "Verstuurd" [Sent], "Betaald" [Paid] of "Ongeldig gemaakt" [Voided]). Klik op het menu met de drie puntjes naast of in een factuur voor de volgende opties:
"PDF downloaden" [Download PDF] — opent de factuur-PDF in uw browser.
"Duplicaat" [Duplicate] — maakt een nieuwe voorlopige versie met dezelfde klant, munteenheid, notities en regels. Handig voor een gecorrigeerde factuur of om hetzelfde werk opnieuw te factureren.
"Verwijderen" [Delete] — alleen voor voorlopige versies. De voorlopige versie wordt verwijderd en het factuurnummer komt weer beschikbaar.
"Ongeldig maken" [Void] — voor verstuurde of betaalde facturen. De factuur blijft ter registratie in uw lijst staan met de status "Ongeldig gemaakt". Als u een verstuurde factuur ongeldig maakt, werkt de betaallink niet meer.
5. Desgewenst de opmaak van uw facturen instellen
Uw factuur-PDF bevat uw bedrijfslogo en huisstijlkleur, uw bedrijfsadres en, als u deze hebt toegevoegd, uw bankgegevens, belastingnummer en registratienummer. Het telefoonnummer, bedrijfsregistratienummer en belastingnummer van uw klant verschijnen in het onderdeel "Factureren aan" [Bill To] als deze bij het contact zijn ingevuld.
Zo voegt u algemene voorwaarden toe onderaan elke factuur:
Ga naar "Instellingen"/"Factuurinstellingen" [Invoice Settings].
Typ uw algemene voorwaarden.
Klik op "Opslaan" [Save].
