Let op: sommige schermafbeeldingen tonen nog de Engelse interface; de vertaalde labels staan in de tekst.
Voordat u begint
Controleer voordat u begint of de Stripe-integratie is ingeschakeld
1. Open de dienst die u wilt wijzigen
Ga naar uw workflow of voorstel en open de widget "Diensten en betaling" (Services and payment). Schakel de Stripe-integratie in.
Klik in de lijst "Diensten" (Services) op het potloodpictogram naast de geselecteerde dienst.
2. Stel de start van de facturering in
Kies in het veld "Facturering start" (Billing start), net onder "Factureringsfrequentie" (Billing frequency) en "Factureringscycli" (Billing cycles), een van de drie opties:
"Onmiddellijk factureren" (Bill immediately) – de klant betaalt zodra deze accepteert. Dit is de standaardinstelling en komt overeen met hoe offertes altijd hebben gewerkt.
"Dagen na acceptatie" (Days after acceptance) – de facturering begint een ingesteld aantal dagen nadat de klant accepteert. Voer het aantal dagen in, bijvoorbeeld 30. Handig als u nog niet weet wanneer de klant zal ondertekenen.
"Een specifieke datum" (A specific date) – de facturering begint op een door u gekozen kalenderdatum. Handig voor een dienst die bij een nieuw kwartaal, belastingjaar of nieuwe contractperiode begint.
Stel desgewenst "Factureringscycli" in of laat "Voor altijd" (Forever) ingeschakeld. In beide gevallen worden de cycli geteld vanaf de door u gekozen startdatum, niet vanaf de acceptatiedatum.
3. Controleer de startdatum op de offerte
Terug in de lijst "Diensten" ziet u onder elke dienst wanneer deze begint: "Begint op 1 januari 2027" (Starts 1 January 2027) of "Begint 30 dagen na acceptatie" (Starts 30 days after acceptance). Zo ziet u in één oogopslag welke diensten wanneer beginnen.
Wat uw klant ziet
Uw klant ziet de startdatum op de offerte vóór acceptatie en komt dus niet voor verrassingen te staan. Bij acceptatie:
Voert de klant de kaartgegevens in en doorloopt deze eenmalig de beveiligingscontrole van de bank.
Wordt er nog geen terugkerende betaling geïncasseerd. De kaart wordt opgeslagen en geautoriseerd, zodat deze op de startdatum kan worden gebruikt.
Wordt een eventuele eenmalige aanbetaling direct geïncasseerd, ook als het terugkerende deel wordt uitgesteld.
Sturen we de klant per e-mail een bevestiging met de datum waarop de facturering begint.
Op de startdatum incasseren we de eerste betaling automatisch en gaat de facturering door volgens de door u ingestelde frequentie.
Geavanceerde scenario's
Enkele situaties om rekening mee te houden:
Uw klant accepteert op of na de startdatum. Als de door u ingestelde specifieke datum bij acceptatie al is verstreken, factureren we direct in plaats van te wachten.
Verschillende diensten, verschillende datums. Elke dienst op de offerte heeft een eigen startdatum voor de facturering. U kunt de ene dienst dus nu laten beginnen en de andere volgend kwartaal. Uw klant hoeft de kaart nog steeds maar één keer te autoriseren.
De betaalmethode wijzigen. "Facturering start" werkt alleen met Stripe. Als u de widget overschakelt naar "Geen betaling" (No payment) of GoCardless, wordt het veld uitgeschakeld met de melding "Alleen Stripe-betalingen" (Stripe payments only) en wordt een eventueel ingestelde startdatum gewist.
Eenmalige diensten. "Facturering start" is van toepassing op terugkerende diensten. Eenmalige posten worden altijd bij acceptatie in rekening gebracht.
Xero. Als u facturen in Xero aanmaakt, wordt de factuur nog steeds bij acceptatie aangemaakt en gedateerd, in plaats van op de startdatum van de facturering.