MyDocSafe bevat tools voor kantoorbeheer waarmee uw team interne werkzaamheden, klanttaken en dagelijkse processen op één plek kan beheren.

Met deze functie houdt u bij wie waarvoor verantwoordelijk is, wat de volgende stap is en op welke klant of zaak elke taak betrekking heeft.

U kunt Kantoorbeheer gebruiken om werkzaamheden te organiseren en te bewaken, zoals:

In plaats van taken bij te houden in afzonderlijke spreadsheets, e-mails of notities, kan uw team werkzaamheden rechtstreeks in MyDocSafe beheren, samen met de bijbehorende klanten, portalen, documenten en workflows.

Taken vormen de basis van Kantoorbeheer.

U kunt een taak aanmaken voor een specifieke werkzaamheid en deze toewijzen aan een teamlid. Elke taak kan nuttige gegevens bevatten, zoals:

Zo ziet u eenvoudiger wat er moet gebeuren, wie verantwoordelijk is en of de taak nog openstaat.

Taken kunnen worden toegewezen aan specifieke gebruikers binnen uw organisatie.

Hierdoor is voor leidinggevenden en teamleden duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is. In plaats van te vertrouwen op informele e-mailwisselingen of mondelinge instructies, heeft elke taak een duidelijke verantwoordelijke.

Teamleden kunnen in hun takenlijst zien welke taken aan hen zijn toegewezen en hun werk prioriteren.

Aan taken kunnen opmerkingen worden toegevoegd, zodat teamleden de voortgang kunnen bespreken, vragen kunnen stellen of beslissingen kunnen vastleggen.

Zo blijft het gesprek gekoppeld aan de taak zelf, in plaats van verspreid over e-mails of berichtenapps. Dit levert ook een nuttig overzicht op van wat er is gebeurd en waarom.

Als uw team regelmatig hetzelfde soort werk uitvoert, kunt u taaksjablonen gebruiken om tijd te besparen.

Sjablonen helpen veelvoorkomende processen te standaardiseren, zoals het inwerken van een nieuwe klant, het voorbereiden van documenten voor ondertekening of het uitvoeren van interne controles.

Met sjablonen helpt u voorkomen dat belangrijke stappen worden overgeslagen en zorgt u ervoor dat het hele team op een consistente manier werkt.

Kantoorbeheer kan ook tools voor tijdregistratie bevatten, waarmee gebruikers de tijd kunnen vastleggen die zij aan taken besteden.

Dit kan nuttig zijn om:

Taken kunnen ook aan klanten worden toegewezen en in hun klantportaal worden gepubliceerd.

Dit is handig wanneer een klant een actie moet uitvoeren, zoals een document uploaden, een formulier invullen, informatie beoordelen, een document ondertekenen of bevestigen dat iets is afgerond.

Wanneer een taak in het klantportaal wordt gepubliceerd, ziet de klant in de eigen portaalweergave wat er moet gebeuren. Zo blijven acties voor klanten overzichtelijk en zijn er minder afzonderlijke herinneringsmails of handmatige vervolgacties nodig.

U kunt klanttaken naast interne taken gebruiken. Zo krijgt uw team een duidelijker beeld van beide kanten van het proces: wat uw team moet doen en wat momenteel op de klant wacht.

Kantoorbeheer brengt de operationele kant van uw werk samen met de tools voor klantcontact die al in MyDocSafe beschikbaar zijn.

Dit betekent dat uw team taken, portalen, documenten, formulieren, workflows en elektronische ondertekeningen vanuit hetzelfde systeem kan beheren.

De belangrijkste voordelen zijn:

Een gebruikelijk inwerkproces kan uit verschillende stappen bestaan:

Met Kantoorbeheer kunt u elk van deze acties als taak vastleggen, aan de juiste persoon toewijzen, tot aan de afronding volgen en waar nodig intern bespreken.

Open om te beginnen het onderdeel "Kantoorbeheer" of "Operaties" in MyDocSafe en maak uw eerste taak aan.

Vervolgens kunt u de taak aan een teamlid toewijzen, een uiterste datum toevoegen, relevante instructies opnemen en de status bijwerken naarmate het werk vordert.

Voor herhaalbare processen kunt u sjablonen aanmaken, zodat uw team telkens dezelfde stappen kan volgen.