Let op: sommige schermafbeeldingen tonen nog de Engelse interface; de vertaalde labels staan in de tekst.
Het komt vaak voor dat bepaalde klantgegevens die nodig zijn voor een contract (bijvoorbeeld adres, geboortedatum enz.) nog niet beschikbaar zijn wanneer u de werkstroom naar de klant verstuurt.
U kunt de benodigde gegevensvelden aan het contract toevoegen en de klant vragen deze in te vullen. Als u de klant ook een vragenlijst laat invullen, kan het echter eenvoudiger zijn om de gegevens daarin te verzamelen en automatisch in het contract te importeren.
Dit doet u als volgt:
1. Het formulier configureren
Ga naar "Voorstellen" (Proposals)/[voorstelgroep]/"Formuliersjablonen" (Form templates).
Maak een nieuw formulier aan of klik op het menu met de drie puntjes naast uw formulier en kies "Bewerking" (Edit).
Klik op de vraag en geef rechts bij "Variabele" (Variable) een naam op, bijvoorbeeld
DateOfBirth. Als de vraag in een "Sectie" (Section) staat, geeft u ook voor de sectie een variabelenaam op.
Klik op "Opslaan" (Save).
2. Het document configureren
Open uw sjabloon in "Voorstelwerkstroom sjablonen" (Proposal workflow templates) en voeg een stap "Formulier" (Form) toe.
Selecteer een eerder aangemaakt formulier en geef bij "Variabele" een naam voor het formulier op, bijvoorbeeld Form1.
Sla de widget op en voeg een stap "Een handtekening aanvragen" (Request a signature) toe. Deze moet na de stap "Formulier" komen, maar hoeft er niet direct op te volgen.
Voeg vervolgens uw document toe. Voeg bij het plaatsen van de handtekeningvelden een veld van het type "Tekst" (Text) toe en voer als standaardwaarde het variabelepad in, tussen dubbele accolades: {{Form1.DateOfBirth}}. Vink desgewenst "Alleen-lezen" (Read only) aan, zodat uw klant de waarde niet kan wijzigen
Sla de sjabloon op.
3. De werkstroom versturen.
Ga naar "Voorstellijst" (Proposal list), klik op de knop "+", kies uw klant en de "Voorstelsjabloon" (Proposal Template) en verstuur de werkstroom.
Wat uw klant ziet
Uw klant vult het formulier in en dient het in
Bij de ondertekeningsstap is het veld al ingevuld.
Goed om te weten: dit werkt zowel in voorstellen als in werkstromen in het klantportaal.