Nota: algunas capturas de pantalla aún muestran la interfaz en inglés; las etiquetas traducidas aparecen en el texto.
En este artículo explicamos cómo tratamos las copias de documentos firmados.
Por defecto, los documentos firmados se almacenan en una carpeta especial llamada "Documentos Firmados", una carpeta del sistema creada para almacenar todos los documentos firmados a través de su cuenta. Puede considerar los archivos almacenados en esa carpeta como "copias maestras de los documentos firmados". Es probable que esta carpeta se llene y se vuelva difícil de administrar con el tiempo, por lo que le recomendamos que siga leyendo para saber cómo configurar MyDocSafe para que le ayude a organizar los documentos.
El sistema también crea una segunda copia de cada documento firmado. La ubicación de esa segunda copia depende de cómo se use MyDocSafe:
De forma predeterminada, si envía documentos desde cualquier carpeta o portal en MyDocSafe, se almacenará una copia firmada en la misma carpeta que el documento original.
Si envía un documento a un usuario y se cumplen estas condiciones:
el usuario está en sus Contactos,
el usuario tiene una "carpeta de archivo" asignada y
usted ha habilitado la opción global "archivar en la carpeta asociada al contacto" en Inicio/Ajustes/Firma electrónica,
la copia firmada del documento se almacenará en la carpeta designada en lugar de en la carpeta original.
La carpeta de documentos firmados es un repositorio central de los documentos que usted firmó a través de MyDocSafe.
Puede activar transacciones de firma electrónica importando documentos en cualquier parte del sistema, haciendo clic con el botón derecho sobre ellos, pulsando "Enviar para firma electrónica" y siguiendo el proceso de configuración.
3. Si envía documentos para firmar a través de software de terceros utilizando nuestra integración, MyDocSafe creará una carpeta separada (llamada Zoho, o Outlook o BTC Software) donde se almacenarán los documentos firmados de forma predeterminada.
Con el tiempo, esa carpeta empezará a llenarse. Quizás quiera empezar a organizar los datos que contiene.
He aquí una forma de hacerlo:
1. Cree una carpeta, portal o subcarpeta donde desee almacenar los documentos firmados por, por ejemplo, John Smith.
2. Vaya a Contactos, busque el registro de John Smith
3. Haga clic en el icono '...' y en 'editar contacto'.
4. Haga clic en "Editar detalles".
5. Seleccione el botón 'Seleccionar una carpeta'
6. Navegue hasta la carpeta o portal que creó anteriormente y selecciónelo. Luego, haga clic en "Guardar".
7a. La próxima vez que envíe un documento para firmar, vaya a "Opciones avanzadas" y marque la casilla "Archivar el documento firmado en una carpeta específica asociada al destinatario".
7b. Puede hacer que este ajuste sea permanente seleccionando también "Guardar como opciones de firma predeterminadas" en la misma pantalla o accediendo posteriormente a los ajustes globales de firma electrónica para hacer lo mismo:
A partir de este momento, una vez firmado un documento, este se archivará en la carpeta/subcarpeta/portal asociado a su destinatario y ya no se colocará debajo del documento original.
Tenga en cuenta que seguirá recibiendo una copia maestra del documento, que se guardará en "Documentos firmados".
Véase también: También puede establecer una convención de nomenclatura para los documentos firmados en toda la empresa: consulte Establecer una convención de nombres para los documentos firmados.