Hinweis: Die deutsche Benutzeroberfläche von MyDocSafe befindet sich in der Beta-Phase. Einzelne Bezeichnungen können daher noch auf Englisch erscheinen. Die Sprache stellen Sie unter Persönliche Einstellungen → Lokalisierung ein.
Ein Portal ist ein sicherer Ordner, auf den nur eingeladene Personen zugreifen können. Über ein Portal teilen und unterschreiben Sie Dokumente und wickeln Vorgänge mit Ihren Kunden ab. Verschiedene Kunden können Zugriff auf verschiedene Portale erhalten: Ein Kunde kann Zugriff auf mehrere Portale haben, und auf jedes Portal können mehrere Kunden zugreifen.
In Ihren Portalen können Sie Dokumente verteilen, Dokumente und Daten anfordern (über Fragebögen), Dokumente unterschreiben lassen, chatten, Identitätsprüfungen durchführen und ganze Prozesse oder Transaktionen abwickeln – von der Registrierung von Kunden, Patienten oder Studierenden bis hin zu Immobilienkäufen und Unternehmensübernahmen.
Lieber ein Video ansehen? Dieses kurze Video (auf Englisch) führt Sie durch alle Schritte – oder lesen Sie die Anleitung unten.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie in drei einfachen Schritten loslegen (die erweiterten Funktionen heben wir uns für später auf).
1. Ihre erste Portalgruppe anlegen
Klicken Sie in der oberen Leiste auf „Portals“ (1) und dann auf „+“ neben „Portalgruppen“ (2). Geben Sie im Fenster „Clientgruppe erstellen“ einen Namen ein (3) – er ist für Ihre Kunden nicht sichtbar – und klicken Sie auf „Erstellen“ (4).
Eine Portalgruppe ist eine Sammlung von Portalen mit denselben Einstellungen. Für unterschiedliche Zwecke können Sie verschiedene Gruppen anlegen: Portale für Mandanten sehen womöglich ganz anders aus als Portale für die Lohnbuchhaltung, für Transaktionen oder für Projekte.
2. Optional: Einstellungen der Portalgruppe anpassen
Nach dem Anlegen öffnet sich die Portalgruppe. Über das Menü links passen Sie ihre Einstellungen an – zum Beispiel „Öffentliche Dokumente“, „Ankündigungen“, „Workflow-Vorlagen“, „Formularvorlagen“, „Link zur Selbstregistrierung“, „Zugriffsgruppen“, „Status“ und „Einstellungen“:
3. Ihr erstes Portal erstellen
Klicken Sie in der Portalgruppe auf „+“ neben „Portals“.
Sie haben zwei Möglichkeiten:
Ein Portal erstellen, ohne vorerst jemanden einzuladen. Geben Sie nur den Namen des Portals ein und klicken Sie auf „Erstellen Sie einfach ein Portal (ich werde die Kundenbenutzer später einladen).“
Ein Portal erstellen und sofort Nutzer einladen. Geben Sie zusätzlich den Namen oder die E-Mail-Adresse des Kunden ein, verfassen Sie optional eine persönliche Nachricht und klicken Sie auf „Portal erstellen und Client-Benutzer einladen“.
Nach dem Erstellen öffnen Sie das Portal, indem Sie auf seinen Namen klicken. Weitere Einstellungen nehmen Sie direkt in der Portalliste vor.
Um Zugriffsrechte von Nutzern hinzuzufügen, zu entfernen oder zu bearbeiten, klicken Sie auf das Personensymbol in der Spalte „Benutzer“:
Für weitere Einstellungen klicken Sie in der Spalte „Aktionen“ auf das Symbol „…“.
Das Menü bietet unter anderem folgende Optionen:
Ankündigungen – Mitteilungen veröffentlichen, die Nutzer nach der Anmeldung im Portal sehen
Dokumente – den Dokumentenbereich des Portals öffnen
Name bearbeiten – das Portal umbenennen
Labels bearbeiten – Labels hinzufügen, entfernen oder bearbeiten (sie werden für die Massenverteilung von Dokumenten und für eine schnellere Suche benötigt)
Automatisches Löschdatum festlegen – einen Zeitpunkt festlegen, nach dem das Portal automatisch in den Papierkorb verschoben wird
Benachrichtigungen abbestellen bzw. abonnieren – je nachdem, wie Sie Benachrichtigungen in Ihren persönlichen Einstellungen eingerichtet haben
Portal löschen
Weiterführende Themen
Sicherheit – Mit Zugriffsgruppen legen Sie fest, welche Teammitglieder auf welche Kundenportale zugreifen können.
Unterportale – ideal für die Lohnabrechnung (z. B. die sichere Verteilung von Gehaltsabrechnungen) oder komplexe Transaktionen. Mehr dazu in der Sammlung „Client Portals“ (Bereich „Subportals“, auf Englisch).
Sie sind unsicher, wie Sie Portale für Ihre Branche einrichten? Sehen Sie sich die Portal recipes by industry an (auf Englisch).
Oder gehen Sie zum nächsten Schritt:
3a. Send your questionnaire through a client portal (auf Englisch)
Oder zurück zu: