Hinweis: Die deutsche Benutzeroberfläche von MyDocSafe befindet sich in der Beta-Phase. Einzelne Bezeichnungen können daher noch auf Englisch erscheinen. Die Sprache stellen Sie unter Persönliche Einstellungen → Lokalisierung ein.
Lieber ein Video ansehen? Dieses kurze Video (auf Englisch) führt Sie durch alle Schritte.
1. Dokument auswählen
Wählen Sie den Weg, der Ihnen am besten passt.
a) Über Dateien (neues Dokument hochladen)
Öffnen Sie Dateien → Alle Dateien.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „+“ neben „Firmenakten“.
Wählen Sie „Senden Sie ein Dokument zur Unterschrift“ und anschließend das Dokument auf Ihrem Computer.
b) Über Dateien (bereits hochgeladenes Dokument)
Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü am Ende der Dokumentzeile und wählen Sie „Zur Unterzeichnung senden“.
c) Über Signaturen
Öffnen Sie Signaturen → Dashboard.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „+“ neben „Dashboard“.
Ziehen Sie auf der Seite „Laden Sie ein Dokument hoch und senden Sie es zur Unterschrift“ Ihr Dokument in das Upload-Feld oder klicken Sie auf „+“, um es auf Ihrem Computer auszuwählen.
Gut zu wissen: Ein auf diesem Weg hochgeladenes Dokument wird im Ordner „Dokumente“ gespeichert.
2. Unterzeichner hinzufügen
Die Signaturseite zeigt Ihr Dokument in der Mitte, links die Unterzeichner und rechts die Erweiterten Optionen. Das Fenster „Einen Unterzeichner hinzufügen“ öffnet sich sofort.
Geben Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse des ersten Unterzeichners ein. Wählen Sie die Person aus Ihren Kontakten oder geben Sie eine neue E-Mail-Adresse ein, um einen neuen Kontakt anzulegen.
Um das Dokument selbst zu unterschreiben, klicken Sie auf „Füge mich hinzu“.
Über das Tag-Symbol neben dem Feld fügen Sie alle Kontakte mit einem bestimmten Tag auf einmal hinzu.
Optional verfassen Sie eine Willkommensnachricht (wird angezeigt, wenn der Unterzeichner das Dokument öffnet) und eine Dankesnachricht (wird nach Abschluss angezeigt). Über das Drei-Punkte-Symbol im jeweiligen Feld fügen Sie eine gespeicherte Nachrichtenvorlage ein oder speichern Ihren Text als Vorlage.
Wählen Sie den Elektronischen Signaturtyp (eIDAS):
Simple Electronic Signature (SES) – einfache elektronische Signatur, die Standardwahl für die meisten Dokumente. Optional wählen Sie unter „Zusätzlicher Authentifizierungsschritt zum Entsperren des Dokuments“:
„Verifizierung per Einmal-SMS-Code“ (SMS-Gebühren fallen an)
„KBA - Ein systemgeneriertes Passwort an die E-Mail-Adresse des Unterzeichners senden“
„KBA - Senden Sie ein vom System generiertes Passwort an eine andere E-Mail-Adresse“
„KBA - Zum Entsperren des Dokuments ist ein Kennwort erforderlich“
Advanced Electronic Signature (AES) – fortgeschrittene elektronische Signatur, identitätsgeprüft, nur für einen Unterzeichner.
Qualified Electronic Signature (QES) – qualifizierte elektronische Signatur, nur für einen Unterzeichner.
Für AES und QES fällt pro Signatur eine geringe Gebühr an, die neben der jeweiligen Option angezeigt wird.
Optional aktivieren Sie „Erlauben Sie dem Unterzeichner, die Signaturanforderung an eine andere Person weiterzuleiten.“
Klicken Sie auf „Einreichen“.
Der Unterzeichner erscheint nun in der Liste Unterzeichner. Für den nächsten Unterzeichner klicken Sie auf „Einen Unterzeichner hinzufügen“ und wiederholen die obigen Schritte. Um die Angaben eines Unterzeichners zu ändern, klicken Sie auf das Stiftsymbol neben dem Namen. Soll jeder Unterzeichner eine eigene Kopie unterschreiben, aktivieren Sie „Jeder unterschreibt eine separate Kopie des Dokuments“.
Optional legen Sie die Reihenfolge der Unterschriften fest. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol neben „Unterzeichner“, um das Fenster „Unterzeichner verwalten“ zu öffnen:
Ziehen Sie die Unterzeichner am gepunkteten Griff links in die gewünschte Reihenfolge.
Klicken Sie auf das Papierkorbsymbol, um einen Unterzeichner zu entfernen.
Klicken Sie abschließend auf „Änderungen speichern“ – oder auf „Abbrechen“, um die bisherige Reihenfolge beizubehalten.
3. Signaturfelder platzieren
Unter der Liste der Unterzeichner sehen Sie den Hinweis „Bitte ziehen Sie relevante Felder per Drag & Drop in das Dokument“.
Klicken Sie in der Liste Unterzeichner auf einen Unterzeichner, um ihn auszuwählen. Die Felder, die Sie anschließend platzieren, gehören zu dieser Person und erscheinen in ihrer Farbe.
Ziehen Sie die Felder an die passenden Stellen im Dokument. Zur Auswahl stehen „Unterschrift“, „Datum“, „Text“, „Kontrollkästchen“ und „Absatz“.
Wiederholen Sie dies für jeden Unterzeichner.
4. Optional: Erweiterte Optionen wählen
Die Erweiterten Optionen rechts gelten für das gesamte Dokument:
„Schicken Sie mir jedes Mal eine E-Mail, wenn jemand unterschreibt und wenn alle anderen das Dokument unterschreiben.“
„Automatische Erinnerung senden“
„Löschen Sie das Originaldokument, nachdem alle unterschrieben haben.“
„Legen Sie das unterzeichnete Dokument in einem speziellen, dem Empfänger zugeordneten Ordner ab.“
„Fordern Sie von Benutzern eine Anmeldung, bevor sie unterschreiben können.“
„Deaktivieren Sie getippte Signaturen“ – Unterzeichner müssen ihre Unterschrift zeichnen, statt sie einzutippen
Ablauffrist – Anzahl der Tage, die die Anfrage offen bleibt
„Senden Sie den Unterzeichnern eine Benachrichtigung über abgelaufene Signaturen“
„Als Standardsignaturoptionen speichern.“ – damit gelten dieselben Einstellungen auch beim nächsten Mal
5. Dokument senden
Sobald jeder Unterzeichner mindestens ein Feld im Dokument hat, wird die Schaltfläche „Dokument senden“ oben rechts aktiv. Klicken Sie darauf.
Ihre Unterzeichner erhalten eine E-Mail mit der Bitte um Unterschrift. Wenn Sie selbst zu den Unterzeichnern gehören, können Sie direkt auf „Unterschreibe jetzt“ klicken.
6. Status verfolgen
Zurück in Dateien sehen Sie am Ende der Dokumentzeile ein Stiftsymbol. Klicken Sie darauf, um die Signaturanfragen zu diesem Dokument anzuzeigen.
Alle Dokumente, die Sie zur Unterschrift gesendet haben, finden Sie gesammelt unter Signaturen → Dashboard. Jede Zeile zeigt Versanddatum, Name des Dokuments, Absender, Unterzeichner und Status. Ein Häkchen neben einem Unterzeichner bedeutet, dass er unterschrieben hat; ein Papierflieger- oder Uhrsymbol bedeutet, dass die Unterschrift noch aussteht.
Um den Statusbericht zu öffnen, klicken Sie in der Spalte Aktionen auf das „i“-Symbol.
Die Seite „Aktionen zum Signieren von Dokumenten“ zeigt den Status jedes Unterzeichners sowie ein Transaktionsprotokoll mit allen bisherigen Vorgängen. Hier können Sie:
mit „Unterzeichner bearbeiten“ die Angaben eines Unterzeichners ändern, solange er noch nicht unterschrieben hat;
mit „Erinnerung senden“ eine Erinnerung senden – zusätzlich zu etwaigen automatischen Erinnerungen;
über den Link unter dem Namen den Kontakt des Unterzeichners öffnen;
mit „Dokumentsignatur abbrechen“ die gesamte Anfrage abbrechen.
Wenn alle unterschrieben haben
Sobald alle Unterzeichner unterschrieben haben, werden wir:
dem fertigen Dokument, das immer ein PDF ist, ein Signaturzertifikat beifügen;
es im selben Ordner wie das Original speichern und dem Namen „- signed with MyDocSafe“ anhängen (sofern Sie unter Erweiterte Optionen keinen anderen Ordner gewählt haben);
allen Unterzeichnern per E-Mail einen Link zum Herunterladen ihrer Kopie senden.
Unter Signaturen → Dashboard wechselt der Status des Dokuments auf unterschrieben. Dokumente, die andere Ihnen zur Unterschrift gesendet haben, finden Sie unter Signaturen → „Unterschreibe jetzt“; von Ihnen unterschriebene Dokumente unter Signaturen → „Von Ihnen signiert“.
Fortgeschrittene Szenarien
Auch komplexere Situationen sind abgedeckt. Sie können:
ein Dokument aus jedem Ordner in Dateien oder aus einem Kundenportal zur Unterschrift senden;
einem Angebot (Bereich „Vorschläge“) oder einem Workflow einen Unterschriftsschritt hinzufügen (siehe Portal workflows: visibility, sharing and onboarding – what your clients will see, auf Englisch);
ein Dokument an viele Personen senden, die jeweils ihre eigene Kopie unterschreiben (siehe Broadcasting a form or a document to clients for filling or signing, auf Englisch);
mit „Statische Vorlage erstellen“ (im Drei-Punkte-Menü des Dokuments) aus einem Dokument eine wiederverwendbare Vorlage machen;
für Dokumente mit höheren Anforderungen eine fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur verlangen.
Nächster Schritt: 2. Ihr erstes Kundenportal erstellen