Hinweis: Einige Screenshots zeigen noch die englische Oberfläche; die deutschen Bezeichnungen stehen im Text.
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Mit Tags können Sie Ihre Kontakte so gruppieren, wie es für Ihre Kanzlei passt, etwa nach Dienstleistung (Buchhaltungsmandant), nach Phase („Interessent“ (Prospect)) oder nach zuständigem Partner. Ein Kontakt kann beliebig viele Tags haben. Jedes Tag hat eine eigene Farbe, damit Sie es auf einen Blick erkennen.
Tags ersetzen die bisherigen Kontaktgruppen. Wenn Sie zuvor Gruppen verwendet haben, finden Sie diese jetzt als Tags wieder.
1. Ein Tag erstellen
Klicken Sie im oberen Menü auf „Kontakte“ (Contacts) und anschließend im linken Menü auf „Tags verwalten“ (Manage tags). Klicken Sie neben „Kontakt-Tags“ (Contact tags) auf die Schaltfläche „+“, geben Sie einen Namen ein, wählen Sie eine der zehn Farben und klicken Sie auf „Speichern“ (Save).
2. Tags verwalten
Die Seite „Kontakt-Tags“ listet alle Tags mit der Anzahl der zugehörigen Kontakte auf. Klicken Sie auf die Anzahl, um diese Kontakte anzuzeigen. Für jedes Tag können Sie:
„Im Menü anzeigen“ (Show in menu) aktivieren, um das Tag zum linken Menü „Kontakte“ hinzuzufügen und die zugehörige Liste mit einem Klick zu öffnen;
auf das Stiftsymbol klicken, um das Tag umzubenennen oder seine Farbe zu ändern;
auf das Papierkorbsymbol klicken, um das Tag zu löschen.
3. Einem Kontakt ein Tag zuweisen
Öffnen Sie einen Kontakt und geben Sie rechts im Feld „Tag hinzufügen“ (Add a tag) einen Namen ein. Wählen Sie ein vorhandenes Tag aus oder erstellen Sie ein neues. Drücken Sie die „Eingabetaste“ (Enter), um die Tag-Liste zu schließen, wenn Sie fertig sind.
4. Nach Tags filtern
Klicken Sie unter „Alle Kontakte“ (All contacts) auf „+ Filter“ (+ Filter) und wählen Sie „Tags“ (Tags). Markieren Sie die gewünschten Tags und wählen Sie dann, wie diese abgeglichen werden sollen:
„Beliebiges Tag“ (Any tag): Kontakte, die mindestens eines der ausgewählten Tags haben;
„Alle Tags“ (All tags): nur Kontakte, die alle ausgewählten Tags haben.
Sie können den Tag-Filter mit den Filtern „Status“ (Status), „Organisationstyp“ (Organisation type) und „Hat E-Mail“ (Has email) kombinieren. Um ihn zu entfernen, öffnen Sie den Filter und klicken Sie auf „Filter entfernen“ (Remove filter).
Gut zu wissen: Tags steuern auch, was Ihr Team sehen kann. Siehe Sichtbare Kontakte für eine Unternehmensrolle einschränken. Sobald Sie eine Liste gefiltert haben, können Sie allen darin enthaltenen Kontakten eine Nachricht senden. Siehe Nachrichten an Ihre Kontakte senden.