Перейти до основного контенту

Корпоративні та індивідуальні впровадження

MyDocSafe може задовольнити потреби організацій, вимоги яких виходять за межі стандартних налаштувань продукту.

Якщо вам потрібні індивідуальні робочі процеси, інтеграції, засоби корпоративного контролю, індивідуальні налаштування або функції, які наразі недоступні, зверніться до відділу продажів MyDocSafe, щоб обговорити корпоративне або індивідуальне впровадження. Цей підхід ґрунтується на нашій наявній моделі корпоративного впровадження.

Коли варто розглянути корпоративне або індивідуальне впровадження?

Індивідуальне впровадження може бути доречним, якщо вам потрібні:

  • складні робочі процеси залучення нових клієнтів або ведення справ;

  • індивідуальні опитувальники або процеси створення документів;

  • інтеграції з вашими наявними системами;

  • єдиний вхід (SSO) або виконання інших корпоративних вимог;

  • значна автоматизація робочих процесів;

  • процес, який неможливо реалізувати за допомогою стандартних налаштувань MyDocSafe;

  • нові функції для певного бізнес-процесу.

Зазвичай ми починаємо з вивчення бізнес-процесу та бажаного результату, а не одразу з визначення завдань із розробки програмного забезпечення.

Як відбувається процес?

Більшість проєктів поділяються на чотири етапи.

1. Попередній аналіз

Ми починаємо з короткого етапу попереднього аналізу, зазвичай із фіксованою вартістю.

Під час попереднього аналізу ми співпрацюємо з представниками вашої організації, відповідальними за бізнесові та операційні питання, щоб з’ясувати:

  • який процес ви хочете оцифрувати;

  • хто буде користувачами та які ролі вони матимуть;

  • яку інформацію потрібно збирати;

  • які рішення та погодження потрібні;

  • які документи потрібно створювати або підписувати;

  • які сповіщення та комунікації потрібні;

  • які інтеграції потрібні;

  • які винятки та нетипові випадки слід врахувати;

  • які вимоги до звітності;

  • які вимоги до безпеки та доступу.

Попередній аналіз навмисно передбачено як перший етап співпраці з відносно низьким ризиком. Він дає обом сторонам змогу належно зрозуміти вимоги, перш ніж брати на себе зобов’язання щодо масштабнішого проєкту впровадження.

Типовий етап попереднього аналізу триває близько 2–4 тижнів, залежно від складності.

2. Специфікація робочого процесу та кошторис

Основний результат попереднього аналізу — погоджена специфікація робочого процесу.

Вона описує, що саме MyDocSafe розробить або налаштує, і слугує основою для проєкту впровадження.

Специфікація може охоплювати такі аспекти:

  • етапи робочого процесу;

  • опитувальники та форми;

  • сценарії взаємодії користувачів із системою;

  • клієнтські портали;

  • шаблони документів;

  • електронні підписи;

  • погодження;

  • сповіщення;

  • інтеграції;

  • права доступу;

  • необхідну індивідуальну розробку.

Після погодження специфікації ми надаємо офіційний кошторис.

У кошторисі зазвичай окремо зазначаються:

Витрати на впровадження — налаштування, інтеграція, розробка та проєктні роботи.

Поточні витрати — ліцензії MyDocSafe та будь-які погоджені регулярні послуги або плата за використання.

Отже, ще до початку впровадження ви матимете уявлення як про вартість реалізації проєкту, так і про очікувані регулярні ліцензійні платежі.

3. Впровадження

Після затвердження специфікації та комерційної пропозиції ми переходимо до впровадження.

Зазвичай воно поєднує такі роботи:

  • налаштування наявних компонентів MyDocSafe;

  • створення робочих процесів;

  • створення форм і опитувальників;

  • налаштування порталів;

  • створення шаблонів документів;

  • реалізація інтеграцій;

  • розробка погоджених індивідуальних функцій;

  • внутрішнє тестування.

Типовий етап впровадження триває близько 4–12 тижнів, хоча фактичні строки залежать від обсягу робіт, доступності представників замовника та можливості підключення інтеграцій.

Одна з переваг підходу MyDocSafe полягає в тому, що багато вимог можна реалізувати за допомогою наявних компонентів робочих процесів, придатних для повторного використання, замість розробки повністю індивідуального програмного застосунку з нуля.

4. Користувацьке тестування та запуск

Коли основні роботи з упровадження завершено, рішення переходить до приймального тестування користувачами (UAT).

Визначені представники замовника тестують погоджені робочі процеси та надають відгуки.

Цей етап дає змогу:

  • підтвердити, що погоджений процес працює;

  • визначити необхідні зміни налаштувань;

  • перевірити реалістичні сценарії;

  • перевірити права доступу та сценарії взаємодії користувачів із системою;

  • підготуватися до розгортання.

Етап тестування зазвичай завершується погодженням запуску.

Для багатьох проєктів на тестування та підготовку до запуску слід передбачити приблизно 2–4 тижні.

Отже, загальна послідовність така:

Попередній аналіз → Специфікація робочого процесу → Кошторис і погодження → Впровадження → Користувацьке тестування → Запуск

Що відбувається після запуску?

Індивідуальне впровадження MyDocSafe не має робити вас залежними від нас у кожній незначній зміні.

Після передавання рішення замовники зазвичай можуть самостійно керувати багатьма повсякденними елементами своїх робочих процесів, зокрема такими:

  • опитувальники;

  • шаблони документів;

  • вміст і налаштування, які підтримує платформа.

Ви й надалі можете звертатися до MyDocSafe, якщо потрібна допомога з удосконаленням робочих процесів, упровадженням додаткових сценаріїв використання або розробкою нових функцій.

Це означає, що впроваджене рішення може розвиватися разом зі змінами ваших бізнес-процесів, а не залишатися разовим програмним проєктом із незмінними можливостями.

Типові строки

Етап

Типова тривалість

Попередній аналіз і специфікація

2–4 тижні

Впровадження

4–12 тижнів

Користувацьке тестування та запуск

2–4 тижні

Ці строки є орієнтовними, а не гарантованими. Складні інтеграції, розробка нового програмного забезпечення, закупівельні вимоги або затримки з відгуками замовника можуть подовжити строки.

Чому варто починати з попереднього аналізу?

Модель попереднього аналізу покликана зменшити ризики для обох сторін.

Замість того щоб просити вас узяти на себе зобов’язання щодо великого проєкту на основі загального опису, ми спочатку приділяємо час вивченню процесу та підготовці погодженої специфікації.

Після завершення попереднього аналізу ви маєте отримати:

  • чіткий опис запропонованого рішення;

  • погоджену специфікацію робочого процесу;

  • розуміння вимог до впровадження;

  • графік проєкту;

  • офіційний кошторис упровадження;

  • уявлення про регулярні витрати на ліцензії MyDocSafe.

Після цього ви зможете ухвалити обґрунтоване рішення щодо подальшого впровадження.

Як почати

Зверніться до відділу продажів MyDocSafe з коротким описом процесу або проблеми, яку ви хочете розв’язати.

Доцільно зазначити:

  • вашу організацію;

  • приблизну кількість внутрішніх користувачів;

  • приблизну кількість залучених клієнтів/кінцевих користувачів;

  • опис процесу;

  • наявні системи, які може бути потрібно інтегрувати з MyDocSafe;

  • основні результати, яких ви хочете досягти;

  • бажані строки впровадження.

Зазвичай уже під час першої розмови ми можемо визначити, чи можна задовольнити ваші вимоги за допомогою стандартних налаштувань MyDocSafe, чи доцільніше провести окремий проєкт попереднього аналізу.

Схожі статті
Ви отримали відповідь на своє запитання?