Примітка: деякі знімки екрана ще показують англійський інтерфейс; перекладені назви наведено в тексті.
Бажаєте переглянути відео? У цьому короткому відео показано кожен крок. Або прочитайте інструкції нижче.
Робочі процеси порталу — це послідовності кроків, які має виконати клієнт у своєму порталі: підписати документи, заповнити форми, пройти перевірку особи тощо. Вони допомагають автоматизувати початок роботи з клієнтами, заощаджувати час, прискорювати операції та робити роботу клієнта зручнішою.
На відміну від комерційних пропозицій, робочі процеси порталу розміщуються в клієнтських порталах, тому клієнт спочатку має увійти в систему. Вони добре підходять для безпечного початку роботи з клієнтами, продажу додаткових послуг, періодичного оновлення даних і поновлення договорів. Якщо ви хочете використовувати робочі процеси для продажу потенційним клієнтам, перейдіть сюди. Якщо потрібно швидко надіслати кілька документів на підписання, перейдіть сюди.
Перш ніж почати: вам потрібен портал із клієнтом, який уже прийняв запрошення до нього.
У цьому прикладі ми просимо клієнта прочитати повідомлення про конфіденційність і підписати лист про умови надання послуг.
1. Відкрийте портал клієнта
Натисніть «Портали» (Portals) у верхньому меню та відкрийте портал клієнта. Вашого клієнта зазначено в розділі «Учасники з доступом» (Members with access). Потім натисніть «Робочі процеси» (Workflows).
2. Створіть новий робочий процес
Натисніть кнопку «+» і виберіть «Новий робочий процес» (New workflow) (або «Створити із шаблону» (Create from template), якщо у вас є збережений шаблон). Щоб перейменувати робочий процес, натисніть значок олівця поруч із його назвою.
3. Додайте кроки
Кожен крок називається віджетом. Натисніть кнопку «+» поруч із розділом «Елементи робочого процесу» (Workflow elements), щоб переглянути всі доступні віджети, наприклад «Запит на підписання» (Request a signature), «Запит на перегляд та затвердження» (Ask to view and approve), «Завантажити документи» (Upload documents), «Послуги та оплата» (Services and payment), «Форма» (Form) і «Перевірки особи» (ID Verifications).
Щоб додати віджет «Форма», спочатку створіть форму в розділі «Шаблони форм» (Form Templates).
Для кроку «Перевірки особи» потрібна передплата.
Для віджета «Послуги та оплата» налаштуйте свої послуги та підключіть Stripe або GoCardless.
4. Попросіть клієнта переглянути та затвердити документ
Виберіть «Запит на перегляд та затвердження». Задайте назву кроку, яку бачитиме клієнт (наприклад, «Прочитайте наше повідомлення про конфіденційність»), виберіть документ і натисніть «Зберегти» (Save). Крок з’явиться у списку елементів робочого процесу.
5. Надішліть запит на підписання
Знову натисніть «+» і виберіть «Запит на підписання». Задайте назву кроку та виберіть документ для підписання. Відкриється редактор полів: перетягніть поля «Підпис» (Signature) і «Дата» (Date) на документ, а потім натисніть «Збережіть шаблон» (Save the template). Повернувшись до віджета, натисніть «Зберегти».
Тепер обидва кроки додано до робочого процесу. Ви можете перетягувати їх, щоб змінити порядок.
6. Завершіть і надішліть
Коли будете готові, натисніть «Завершити і надіслати» (Complete and send). У діалоговому вікні «Надіслати робочий процес» (Send workflow) вашого клієнта вже вибрано. Додайте особисте повідомлення та натисніть «Надіслати» (Send). Скористайтеся функцією «Керувати доступом до порталу» (Manage portal access), якщо спочатку потрібно додати когось до порталу.
7. Клієнт отримує електронний лист і входить у систему
Клієнт отримує електронний лист із кнопкою «Почати робочий процес» (Start workflow).
Оскільки робочий процес розміщується в захищеному порталі клієнта, клієнт входить за допомогою електронної адреси та пароля для порталу й одразу переходить до першого кроку.
8. Клієнт виконує кожен крок
Клієнт читає повідомлення про конфіденційність і натискає «Підтвердити ознайомлення та закрити» (Acknowledge and close).
Потім клієнт відкриває лист про умови надання послуг, натискає «Перейдіть до першого поля» (Jump to the first field), підписує документ, додає дату й натискає «Надішліть документ» (Submit the document). Кожен виконаний крок позначається галочкою.
9. Відстежуйте робочий процес і керуйте ним
Повернувшись на вкладку «Робочі процеси» порталу, ви побачите робочий процес зі статусом «Виконано» (Completed). У його меню («⋯») ви можете відкрити його, повторно надіслати запрошення, завантажити його як PDF, відредагувати, створити копію, архівувати або видалити.
Додаткові можливості:
Використовуйте «Статуси робочого процесу» (Workflow statuses), щоб додавати власні статуси до кожного кроку для докладнішої звітності.
Використовуйте «Нагадування та крайні терміни» (Reminders & Deadlines), щоб автоматично нагадувати клієнтам про необхідні дії.
Натисніть «Копіювати як шаблон» (Copy as template) у редакторі робочого процесу, щоб повторно використовувати його з іншими клієнтами.
Повернутися до попередньої статті:
або перейти до наступної: