Перейти до основного контенту

1. Відправити документ на підпис

Наш інструмент електронного підпису дає змогу надсилати документи (у форматах Word, pdf та інших) на підпис одній або кільком особам. Надіслати документ на підпис дуже просто. Нижче описано, як надіслати ваш перший документ.

Примітка: деякі знімки екрана ще показують англійський інтерфейс; перекладені назви наведено в тексті.

Бажаєте переглянути відео? У цьому короткому відео показано всі кроки.

1. Виберіть документ

Виберіть зручний для вас спосіб.

a) З розділу «Файли» [Files] (завантаження нового документа)

  1. Перейдіть до «Файли»/«Усі файли» [All Files].

  2. Натисніть кнопку «+» поруч із «Файли компанії» [Company files].

  3. Виберіть «Відправити документ на підпис» [Send a document for signing], а потім виберіть документ на комп’ютері.

b) З розділу «Файли» (раніше завантажений документ)

  • Клацніть документ правою кнопкою миші або натисніть меню з трьома крапками в кінці його рядка та виберіть «Надіслати на підпис» [Send for signing].

  • Або відкрийте документ і натисніть «Надіслати на підпис» на панелі інструментів угорі.

c) З розділу «Підписи» [Signatures]

  1. Перейдіть до «Підписи»/«Панель керування» [Dashboard].

  2. Натисніть кнопку «+» поруч із «Панель керування».

  3. На сторінці «Завантажити документ і відправити на підпис» [Upload a document and send for signing] перетягніть документ у відповідну область або натисніть кнопку «+», щоб вибрати його на комп’ютері

Корисно знати: документ, завантажений у такий спосіб, зберігається у вашій папці «Документи» [Documents].

2. Додайте підписантів

Відкриється сторінка підписання: документ посередині, «Підписувачі» [Signers] ліворуч і «Розширені параметри» [Advanced options] праворуч. Вікно «Додати підписувача» [Add a signer] відкриється одразу.

  1. Почніть вводити ім’я або адресу електронної пошти першого підписанта. Виберіть його зі своїх контактів або введіть нову адресу електронної пошти, щоб створити новий контакт.

    • Щоб підписати документ самостійно, натисніть «Додати мене» [Add me].

    • Або натисніть значок тега поруч із полем і скористайтеся функцією «Знайти контакти за тегом» [Find contacts by tag], щоб додати всіх із певним тегом.

  2. За бажанням напишіть «Вітальне повідомлення» [Welcome message] (відображається, коли підписант відкриває документ) і «Повідомлення подяки» [Thank you message] (відображається після завершення підписання). Натисніть значок із трьома крапками в будь-якому з цих полів, щоб вставити один із ваших шаблонів із розділу «Шаблони повідомлень» [Message templates], або натисніть «Зберегти як шаблон» [Save as a template], щоб повторно використовувати написане.

  3. Виберіть «Тип електронного підпису (eIDAS)» [Electronic signature type (eIDAS)]:

    • «Простий електронний підпис (SES)» [Simple Electronic Signature (SES)] — стандартний варіант для більшості документів. За бажанням додайте «Додатковий крок автентифікації для розблокування документа» [Extra authentication step to unlock the document]:

      • «Верифікація за допомогою одноразового коду SMS» [Verification through a one-time SMS code] (застосовується плата за SMS)

      • «KBA - Надіслати згенерований системою пароль на адресу електронної пошти підписанта» [KBA - Send a system generated password to signer's email address]

      • «KBA - Надіслати згенерований системою пароль на іншу адресу електронної пошти» [KBA - Send a system generated password to another email address]

      • «KBA - Вимагати пароль для розблокування документа» [KBA - Require a password to unlock the document]

    • «Удосконалений електронний підпис (AES)» [Advanced Electronic Signature (AES)] — з перевіркою особи, лише для одного підписанта.

    • «Кваліфікований електронний підпис (QES)» [Qualified Electronic Signature (QES)] — лише для одного підписанта

    За AES і QES стягується невелика плата за підпис, зазначена поруч із кожним варіантом.

  4. За бажанням увімкніть «Дозволити підписанту переслати запит на підпис іншій особі» [Allow the signer to forward the signature request to another person].

  5. Натисніть «Надіслати» [Submit].

Тепер підписант з’явиться у списку «Підписувачі». Щоб додати наступного підписанта, натисніть «Додати підписувача» та повторіть наведені вище кроки. Щоб змінити дані підписанта, натисніть значок олівця поруч із його ім’ям.

За бажанням установіть порядок підписання. Натисніть значок шестерні поруч із «Підписувачі», щоб відкрити вікно «Керувати підписантами» [Manage signers]:

  • Перетягуйте підписантів за маркер із крапками ліворуч, щоб змінити порядок підписання.

  • Натисніть значок кошика, щоб видалити підписанта.

  • Завершивши, натисніть «Зберегти зміни» [Save changes] або «Скасувати» [Cancel], щоб залишити попередній порядок.

3. Розмістіть поля для підписання

Під списком «Підписувачі» ви побачите «Перетягніть відповідні поля на документ» [Please drag and drop relevant fields onto the document].

  1. Натисніть підписанта у списку «Підписувачі», щоб вибрати його. Поля, які ви розмістите далі, належатимуть цьому підписанту.

  2. Перетягніть поля в потрібні місця документа. Доступні такі поля:

    • «Підпис» [Signature]

    • «Дата» [Date]

    • «Текст» [Text]

    • «Прапорець» [Checkbox]

    • «Абзац» [Paragraph]

  3. Повторіть для кожного підписанта.

4. За бажанням виберіть розширені параметри

Панель «Розширені параметри» праворуч застосовується до всього документа. Натисніть значок шестерні в правому нижньому куті документа, щоб показати або приховати її.

  • «Надсилати мені електронний лист щоразу, коли хтось підписує документ, і коли його підпишуть усі.» [E-mail me each time someone signs and when everyone signs the document.]

  • «Надіслати автоматичне нагадування» [Send automatic reminder]

  • «Видаліть оригінальний документ після того, як усі його підпишуть.» [Delete the original document after everyone signs.]

  • «Зберегти підписаний документ у певній папці, пов’язаній з одержувачем.» [File the signed document in a specific folder associated with the recipient.]

  • «Вимагати від користувача(ів) входу в систему, перш ніж вони зможуть підписати.» [Require user(s) to login before they can sign.]

  • «Вимкнути введені підписи» [Disable typed signatures] — підписанти мають намалювати свій підпис.

  • «Термін дії» [Expiration period] — кількість днів, протягом яких запит залишається відкритим.

  • «Надсилати підписантам сповіщення про термін дії підписів, що минув» [Send expired signatures notification to signees]

  • «Зберегти як параметри підпису за замовчуванням.» [Save as default signing options.] — установіть цей прапорець, щоб наступного разу використовувати ті самі налаштування.

5. Надішліть документ

Коли для кожного підписанта в документі буде принаймні одне поле, кнопка «Надіслати документ» [Send document] угорі праворуч стане активною. Натисніть «Надіслати документ».

Ваші підписанти отримають електронний лист із проханням підписати документ.

6. Відстежуйте підписання

Повернувшись до розділу «Файли», ви побачите значок пера в кінці рядка документа. Натисніть його, щоб переглянути запити на підписання цього документа.

Щоб переглянути всі документи, які ви надіслали на підпис, в одному місці, перейдіть до «Підписи»/«Панель керування». У кожному рядку відображаються дата надсилання, документ, відправник, підписанти та стан («Підписано» [Signed] або «Без підпису» [Unsigned]). Позначка поруч із підписантом означає, що він уже підписав документ; значок паперового літачка — що ще ні.

Щоб відкрити звіт про стан, натисніть значок «i» у стовпці «Дії» [Actions].

На сторінці «Дії підписання документів» [Document signing actions] відображаються «Стан підписання» [Signing status] для кожного підписанта та «Журнал транзакцій» [Transaction log] з усіма подіями. Тут ви можете:

  • натиснути «Редагувати підписанта» [Edit Signer], щоб змінити дані підписанта, якщо він ще не підписав документ;

  • натиснути «Надіслати нагадування» [Send reminder], щоб нагадати підписанту про підписання на додачу до автоматичних нагадувань;

  • натиснути «Відкрити контакт» [Open contact], щоб перейти до контакту підписанта;

  • натиснути «Скасувати підписання документа» [Cancel document signing], щоб скасувати весь запит.

Що відбувається, коли всі підписали документ

Коли всі підписанти підпишуть документ, ми:

  • додаємо сертифікат підписання до остаточного документа, який завжди має формат PDF;

  • зберігаємо його в тій самій папці, що й оригінал, додаючи до назви «- signed with MyDocSafe» (якщо ви не вибрали іншу папку в розділі «Розширені параметри»);

  • надсилаємо кожному підписанту електронний лист із посиланням для завантаження його копії.

У розділі «Підписи»/«Панель керування» стан документа змінюється на «Підписано». Документи, які інші особи попросили вас підписати, розміщено в розділі «Підписи»/«Підпишіть зараз» [Sign now], а вже підписані вами — у розділі «Підписи»/«Підписано вами» [Signed by you].

Складніші сценарії

Зверніть увагу: платформа також підтримує низку складніших сценаріїв. Ви можете:

Наступний крок: 2. Створіть свій перший портал клієнта

Схожі статті
Ви отримали відповідь на своє запитання?