Примітка: деякі знімки екрана ще показують англійський інтерфейс; перекладені назви наведено в тексті.
Терміни, які ми використовуємо
У статті постійно повторюються шість термінів. Ось що означає кожен із них.
Шаблон
Робочий процес, який ви створюєте на сторінці «Шаблони робочих процесів» (Workflow templates) у групі порталу.
Шаблон — це основна версія. Клієнти ніколи не заповнюють сам шаблон. Кожен клієнт працює з власною копією.
Копія
Робочий процес, що міститься на порталі клієнта.
Копія створюється щоразу, коли:
ви надсилаєте робочий процес клієнту
ви створюєте робочий процес із шаблону на його порталі
або клієнт самостійно запускає робочий процес.
Копія належить лише цьому порталу. Жоден інший клієнт не може її побачити, відкрити чи виконати.
Оскільки кожен клієнт працює з власною копією, його відповіді та документи зберігаються окремо. Подальше редагування шаблону не змінює вже наявних копій.
«Видимий» (Visible)
Налаштування шаблону. «Видимий» означає, що кожен клієнт у групі порталу може його бачити.
Видимий шаблон відображається в розділі «Робочі процеси» (Workflows) кожного порталу в групі, і будь-який клієнт може запустити його в зручний для себе час.
(відображається на порталі)
Видимість налаштовується для всієї групи. Зробити шаблон видимим для одного клієнта й прихованим від іншого неможливо.
«Невидимий» (Invisible)
Протилежне налаштування. «Невидимий» означає, що жоден клієнт не бачить шаблону.
Шаблон і далі існує, і ви можете ним користуватися. Клієнт отримує його лише тоді, коли ви додаєте копію на його портал.
«Чернетка» (Draft)
Робочий процес, створення якого ви ще не завершили.
Клієнти ніколи не бачать чернетки, навіть якщо для неї ввімкнено видимість. Ви також не можете скопіювати чернетку на портал або встановити її за замовчуванням. Спочатку завершіть створення робочого процесу.
«За замовчуванням для нових запрошених» (Default for new invitees)
Налаштування, яке ви вмикаєте для одного видимого шаблону в групі через меню з трьома крапками на сторінці «Шаблони робочих процесів». Після цього біля його назви з’являється зірочка.
«За замовчуванням» (Default) означає «це потрібно виконати насамперед». Коли новий клієнт уперше входить у систему, цей робочий процес відкривається автоматично, і клієнт не може користуватися іншими розділами порталу, доки не виконає його.
1. Видимість і використання за замовчуванням: за що відповідає кожне налаштування
Ці два налаштування легко переплутати, тому ось коротке пояснення різниці:
«Видимий» відповідає на запитання «Чи бачать клієнти цей робочий процес?»
«За замовчуванням» відповідає на запитання «Чи мають клієнти виконати цей робочий процес насамперед?»
| Що робить |
«Видимий» | Додає робочий процес до списку «Робочі процеси» на кожному порталі в групі, щоб будь-який клієнт міг його запустити |
«За замовчуванням для нових запрошених» | Автоматично відкриває робочий процес під час першого входу нового клієнта й блокує решту порталу, доки клієнт його не виконає |
Чому використання за замовчуванням — це більше, ніж видимість
Видимий робочий процес є необов’язковим. Він міститься в списку клієнта, і клієнт може виконати його коли завгодно або не виконувати взагалі.
Робочий процес за замовчуванням є обов’язковим. Клієнт бачить його першим, і жоден інший розділ порталу не відкриється, доки його не буде виконано.
Щоб установити робочий процес за замовчуванням, спочатку зробіть його видимим
Невидимий робочий процес не можна встановити за замовчуванням.
Причина: після виконання робочого процесу за замовчуванням він залишається в списку «Робочі процеси» клієнта як запис про те, що клієнт надіслав вам і підписав. Портал має показувати клієнтам усе, що вони подали. Повторне приховування робочого процесу позбавило б їх цього запису.
Отже, поєднання за замовчуванням = так і видимий = ні неможливе. Якщо робочий процес мають бачити лише деякі клієнти, не встановлюйте його за замовчуванням. Натомість надішліть його кожному з цих клієнтів окремо.
Якщо згодом ви захочете впорядкувати список окремого клієнта, можете видалити виконану копію на його порталі. Див. розділ 7
2. Надсилання робочого процесу клієнту
Надіслати робочий процес одному клієнту дуже просто, і тепер для цього не потрібно відкривати його портал. Є два способи надсилання.
2a. Зі сторінки «Шаблони робочих процесів» (найшвидший спосіб)
Використовуйте цей спосіб, якщо хочете надіслати шаблон без змін. Він підходить як для видимих, так і для невидимих шаблонів.
Перейдіть до розділу «Портали» (Portals), відкрийте свою групу порталу й натисніть «Шаблони робочих процесів» у меню ліворуч.
Натисніть меню з трьома крапками біля шаблону, який хочете надіслати.
Натисніть «Надіслати клієнту» (Send to client).
У вікні «Надіслати клієнту» виберіть зі списку портал клієнта. Якщо порталів багато, введіть текст для пошуку.
Натисніть «Продовжити» (Continue).
У вікні «Надіслати робочий процес» (Send workflow) перевірте одержувача в полі «Кому» (To). У ньому перелічені учасники вибраного порталу.
За бажанням додайте повідомлення. Воно відображатиметься в листі-запрошенні над кнопкою, яку клієнт натискає для запуску робочого процесу.
Натисніть «Надіслати» (Send).
Ви побачите підтвердження надсилання запрошення. Ми автоматично додаємо копію шаблону на портал цього клієнта, тому попередньо створювати копію не потрібно.
Корисно знати:
Пункт «Надіслати клієнту» не відображається для шаблонів зі статусом «Чернетка». Спочатку завершіть створення шаблону.
Якщо пункт «Надіслати клієнту» неактивний, у шаблоні є проблема, що перешкоджає його запуску (наприклад, ще не налаштовано один із кроків). Наведіть вказівник на значок попередження поруч, щоб дізнатися, що потрібно виправити.
Одержувач уже має бути учасником цього порталу. Щоб додати його, натисніть «Керувати доступом до порталу» (Manage portal access) у вікні «Надіслати робочий процес».
2b. На порталі клієнта
Використовуйте цей спосіб, якщо перед надсиланням хочете змінити робочий процес для цього клієнта.
Перейдіть до розділу «Портали» і відкрийте портал клієнта.
Відкрийте вкладку «Робочі процеси» .
Виберіть робочий процес:
Видимий шаблон: натисніть «Надіслати запрошення на робочий процес» (Send workflow invite) для нього в списку.
Невидимий шаблон: натисніть кнопку «+» → «Створити із шаблону» (Create from template), виберіть робочий процес, внесіть потрібні зміни для цього клієнта, а потім натисніть «Надіслати робочий процес».
Виберіть одержувача. Можете додати власне повідомлення.
Натисніть «Надіслати».
Що бачить і робить клієнт
Отримує лист із темою «Запрошення до виконання робочого процесу: [назва робочого процесу]» (Invitation to Complete Workflow: [workflow name])
Переходить за посиланням, входить у систему, і робочий процес одразу відкривається.
Може будь-коли закрити робочий процес і повернутися до нього пізніше через розділ «Робочі процеси» на своєму порталі або за посиланням у листі. Робочий процес, який ви надсилаєте вручну, не блокує решту порталу.
Якщо для робочого процесу задано строк у днях, наприклад «5 днів після надсилання», відлік починається в момент надсилання. Клієнт бачить кінцевий строк ще до відкриття робочого процесу.
Кожне надсилання створює копію
Надсилання робочого процесу завжди додає його копію на портал цього клієнта. Його відповіді та документи зберігаються окремо від даних інших клієнтів, а подальше редагування шаблону не змінює вже надісланих копій.
У списку легко неправильно зрозуміти дві особливості копій:
Копія, створена під час надсилання, має точно таку саму назву, як і шаблон. У списку ніщо не позначає її як копію, тому вона схожа на оригінал. Але це не оригінал. Вона належить лише цьому порталу.
Копія, створена через «+» → «Створити із шаблону», має назву «[назва робочого процесу] (копія)».
Видимий чи невидимий: у чому різниця
| Видимий шаблон | Невидимий шаблон |
До надсилання | Кожен клієнт у групі вже бачить його й може запустити самостійно | Жоден клієнт його не бачить |
Після надсилання | Клієнт отримує лист-запрошення та власну копію з такою самою назвою, як у шаблону | Клієнт отримує лист-запрошення, а робочий процес з’являється лише на порталі цього клієнта |
Інші клієнти | І далі бачать шаблон і можуть запускати його самостійно | Ніколи його не бачать |
3. Різні робочі процеси для різних клієнтів
Для цього використовуйте копії, а не налаштування видимості.
Копія міститься на одному порталі й ніколи не відображається в списках інших клієнтів. Тому наведені нижче кроки дають змогу налаштувати клієнт A → робочий процес A і клієнт B → робочий процес B, причому жоден клієнт не зможе побачити, відкрити чи виконати робочий процес іншого.
Створіть кожен робочий процес на сторінці «Шаблони робочих процесів» і встановіть для нього значення «Невидимий». Переконайтеся, що його створення завершено й це не чернетка, оскільки чернетки не можна копіювати на портал.
Якщо є робочий процес, який справді кожен новий клієнт має виконати насамперед, залиште його видимим і встановіть за замовчуванням. Усі інші залиште невидимими.
Відкрийте портал клієнта, якому потрібен певний робочий процес.
Перейдіть до «Робочі процеси» → «+» → «Створити із шаблону» і виберіть робочий процес. На цьому порталі з’явиться копія з назвою «[назва робочого процесу] (копія)».
Внесіть зміни, потрібні саме для цього клієнта, потім натисніть «Надіслати робочий процес» і виберіть одержувача.
Клієнт отримає запрошення й побачить робочий процес на своєму порталі. На інших порталах групи нічого не зміниться.
Корисно знати: копія, створена через «+» → «Створити із шаблону», стає доступною клієнту відразу після створення, ще до натискання «Надіслати робочий процес». Створюйте копію лише тоді, коли готові її надіслати.
Перехід клієнта до наступного етапу
Робочі процеси не утворюють автоматичного ланцюжка. Виконання одного не призначає й не запускає наступний. Кожен новий робочий процес створює та надсилає хтось із вашої команди за наведеними вище кроками.
Якщо ви хочете, щоб клієнт переходив від одного етапу до наступного, не чекаючи на вас, об’єднайте етапи в одному робочому процесі й розділіть їх кроком із повідомленням, наприклад «Етап 1 завершено, перейдіть до етапу 2». Клієнт пройде всі етапи без перерв, але вони збережуться в одному записі, а не в кількох.
4. Коли клієнти самостійно запускають робочий процес
Клієнт може самостійно запустити робочий процес, якщо він видимий і не є чернеткою.
Що бачить і робить клієнт
Відкриває розділ «Робочі процеси» на своєму порталі або навігаційну вкладку, якщо ви додали робочий процес як вкладку порталу.
Натискає робочий процес. Він запускається одразу, без запрошення.
Створюється власна копія клієнта, як і під час надсилання, і вона замінює шаблон у його списку. Відповіді клієнта залишаються доступними лише в межах його порталу.
Що бачите ви
Робочий процес і перебіг його виконання відображаються на порталі цього клієнта та на вашій панелі «Робочі процеси».
Ви можете отримувати сповіщення, коли клієнт завершує робочий процес. Увімкніть їх у «Особисті налаштування» (Personal Settings) → «Сповіщення» (Notifications) → «Налаштування сповіщень порталу» (Portal notification settings) → «Робочий процес порталу завершено» (Portal workflow completed). Сповіщення в додатку ввімкнені за замовчуванням, а електронною поштою — вимкнені. Кожен учасник команди вибирає власні налаштування.
5. Робочі процеси для початку роботи за замовчуванням (видимий + за замовчуванням)
Використовуйте робочий процес для початку роботи за замовчуванням, якщо кожен новий клієнт має виконати певні дії, перш ніж користуватися порталом, наприклад заповнити вступну форму, пройти перевірки KYC або підписати ваші умови.
Як налаштувати
Відкрийте групу порталу й перейдіть до «Шаблони робочих процесів».
Натисніть меню з трьома крапками для видимого робочого процесу, створення якого завершено.
Виберіть «Встановити за замовчуванням для нових запрошених» (Set as default for new invitees). Біля назви робочого процесу з’явиться зірочка.
Щоб припинити його використання за замовчуванням, відкрийте те саме меню й виберіть «Скасувати налаштування за замовчуванням» (Unset as default).
Клієнти, яких ви запрошуєте вручну
Коли ви створюєте портал або додаєте учасника («Керування доступом» (Manage Access) → «Додати учасника» (Add member)), у полі «Робочий процес для початку роботи» (Onboarding workflow) уже вибрано робочий процес групи за замовчуванням.
Залиште його, виберіть інший робочий процес або значення «Без робочого процесу» (No workflow) для цього клієнта.
У запрошенні, що очікує прийняття, відображається робочий процес, тож ви можете перевірити, що клієнту буде запропоновано виконати.
Щоб переглянути запрошення, що очікують прийняття, натисніть значок біля контакту:
Клієнти, які реєструються за вашим посиланням для самостійної реєстрації
Клієнти, які реєструються за посиланням для самостійної реєстрації в групі порталу, автоматично отримують робочий процес групи за замовчуванням. Під час реєстрації ви не можете вибрати для них інший робочий процес.
Якщо в групі є робочий процес за замовчуванням, нові зареєстровані клієнти мають його виконати.
Якщо в групі немає робочого процесу за замовчуванням, вони одразу переходять на головну сторінку порталу.
Щоб отримувати сповіщення про нові реєстрації, увімкніть «Самостійна реєстрація на порталі» (Portal self-signup) у «Особисті налаштування» → «Налаштування сповіщень» (Notification settings) → «Налаштування сповіщень порталу». Кожен учасник команди налаштовує це для себе.
Що бачить і робить клієнт (запрошений або самостійно зареєстрований)
Приймає запрошення або завершує реєстрацію та входить у систему.
На його порталі одразу відкривається робочий процес для початку роботи замість головної сторінки.
Доки клієнт його не виконає, він не може закрити робочий процес або відкрити іншу сторінку порталу. Під час кожного повернення, зокрема після виходу й повторного входу, клієнт знову потрапляє до робочого процесу.
Після виконання останнього кроку портал відкривається у звичайному режимі й залишається доступним. Клієнта більше не перенаправляють до робочого процесу, а його виконана копія залишається в списку «Робочі процеси» як запис про виконання.
Кожен новий клієнт отримує власну копію робочого процесу для початку роботи, тому відповіді одного клієнта ніколи не відображаються іншому.
Саме цей сценарій найважливіше пройти самостійно перед початком використання з клієнтами. Стаття Як перевірити роботу порталу всередині команди пояснює, як це зробити та як уникнути поширеної помилки — відкриття запрошення в браузері, де ви вже ввійшли як адміністратор.
Кому не пропонується його виконати
Наявним клієнтам. Це не впливає на клієнтів, які приєдналися до встановлення робочого процесу за замовчуванням або яких запросили зі значенням «Без робочого процесу». Вони бачитимуть робочий процес у своєму списку, але жодного запиту на його виконання не буде. Щоб зробити його обов’язковим для одного з цих клієнтів, призначте його в «Керування доступом» (див. розділ 6).
Вашій команді. Користувачам компанії, яких ви додаєте на портал, ніколи не пропонується виконати робочий процес для початку роботи.
Клієнтам у групах без робочого процесу за замовчуванням. Нові клієнти одразу переходять на головну сторінку порталу.
6. Зміна або скасування робочого процесу для початку роботи клієнта
Якщо клієнт не може пройти далі або ви вибрали не той робочий процес, його можна змінити без видалення клієнта й повторного запрошення:
Відкрийте групу порталу та знайдіть портал клієнта.
Натисніть меню з трьома крапками → «Керування доступом» (або натисніть значок біля контакту)
У рядку клієнта змініть значення поля «Робочий процес для початку роботи» на інший робочий процес або виберіть «Без робочого процесу».
Натисніть «Зберегти» (Save).
Якщо ви виберете «Без робочого процесу», під час наступного відкриття порталу клієнт зможе користуватися ним у звичайному режимі.
7. Видалення шаблонів і копій
Перемикання шаблону в невидимий режим не видаляє робочі процеси, які клієнти вже почали або завершили. Це копії на їхніх порталах, і вони залишаються там як записи клієнтів.
Якщо ви все ж хочете щось видалити, важливо розуміти, що саме ви видаляєте.
Що ви видаляєте | Що відбувається |
Копію на порталі одного клієнта («Портали» → портал → «Робочі процеси») | Лише цей клієнт втрачає цей робочий процес. Інші портали не змінюються. Так можна впорядкувати список окремого клієнта. |
Шаблон на сторінці «Шаблони робочих процесів» | Історія цього робочого процесу видаляється з кожного порталу, що містить його копію. Використовуйте цей спосіб лише тоді, коли записи жодного клієнта щодо цього робочого процесу більше не потрібні. |
Коротка довідка
Сценарій | Що бачить клієнт |
Ви надсилаєте видимий робочий процес | Лист-запрошення. Власна копія з такою самою назвою, як у шаблону, замінює шаблон у списку клієнта. Клієнт може закрити її та повернутися пізніше. |
Ви надсилаєте невидимий робочий процес | Лист-запрошення. Робочий процес з’являється лише на порталі цього клієнта. Клієнт може закрити його та повернутися пізніше. |
Ви використовуєте «+» → «Створити із шаблону» | Копія з назвою «[назва] (копія)» з’являється на цьому порталі одразу, ще до надсилання |
Клієнт переглядає «Робочі процеси» | Усі видимі шаблони, створення яких завершено, а також усі копії на власному порталі. Натискання запускає вибраний робочий процес. |
Клієнта запрошено з робочим процесом для початку роботи | Одразу потрапляє до робочого процесу й не може користуватися порталом, доки не виконає його |
Клієнта запрошено зі значенням «Без робочого процесу» | Головна сторінка порталу у звичайному режимі |
Клієнт реєструється самостійно, і в групі є робочий процес за замовчуванням | Одразу потрапляє до робочого процесу за замовчуванням і не може користуватися порталом, доки не виконає його |
Клієнт реєструється самостійно, і в групі немає робочого процесу за замовчуванням | Головна сторінка порталу у звичайному режимі |
Користувача компанії додано на портал | Портал у звичайному режимі, без вимоги виконати робочий процес для початку роботи |
Поширені запитання
Чи можна встановити робочий процес за замовчуванням, не роблячи його видимим?
Ні. Щоб установити робочий процес за замовчуванням, він має бути видимим. Після цього він залишається видимим, щоб у клієнта зберігався запис про виконане. Якщо робочий процес призначений лише для певних клієнтів, не встановлюйте його за замовчуванням. Надішліть його цим клієнтам окремо.
Чи можна зробити робочий процес видимим лише для одного клієнта?
Не через налаштування видимості, яке завжди поширюється на всю групу порталу. Натомість додайте копію на портал цього клієнта (розділ 3). Копія ніколи не відображається в списках інших клієнтів.
Робочий процес, який я надіслав лише одному клієнту, з’явився на порталі іншого. Що сталося?
Копії не переміщуються між порталами. Зазвичай є три пояснення:
робочий процес також надіслали цьому клієнту, що автоматично створило копію з такою самою назвою, як у шаблону;
хтось створив його із шаблону на цьому порталі;
шаблон видимий, тому відображається на кожному порталі в групі.
Перевірте, чи рядок у списку відповідає шаблону або копії та чи надсилали щось із цього порталу.
Чому на двох порталах одного клієнта відображаються різні робочі процеси?
Кожен портал зберігає власні копії та перестає відображати шаблон у списку, щойно отримує власну копію. Тому вміст двох порталів починає відрізнятися, щойно один із них отримує робочий процес. Якщо назви ваших порталів майже однакові, перейменуйте їх, щоб було зрозуміло, де який.
Що означає + біля назви робочого процесу?
Це означає, що клієнт може запускати цей робочий процес кілька разів. Це визначається налаштуваннями самого робочого процесу. У копіях ця можливість завжди вимкнена під час створення, тому біля копії цей знак ніколи не відображається.
(Це не те саме, що кнопка «+» у розділі «Робочі процеси», за допомогою якої ви додаєте робочий процес на портал.)
Чи може наступний робочий процес запускатися автоматично після виконання попереднього? Наразі ні. Кожен робочий процес надсилає учасник вашої команди. Якщо ви хочете, щоб клієнт продовжував без паузи, об’єднайте етапи в один робочий процес і додайте між ними крок із повідомленням.
Клієнт каже, що «застряг» у робочому процесі й не може відкрити свої документи. Клієнту призначено робочий процес для початку роботи. Після виконання всіх кроків портал відкриється у звичайному режимі. Якщо клієнт не повинен його виконувати, у розділі «Керування доступом» установіть для нього в полі «Робочий процес для початку роботи» значення «Без робочого процесу».
Клієнт натиснув запрошення й потрапив на чужий портал.
Це трапляється, коли посилання із запрошення відкривається в браузері, де вже виконано вхід до іншого облікового запису MyDocSafe. Посилання використовує наявний сеанс замість створення нового. Попросіть клієнта спочатку вийти із системи або відкрити запрошення у вікні приватного перегляду. Жодні дані між двома обліковими записами не передавалися. Така сама ситуація трапляється під час перевірки власних налаштувань, тому див. Як перевірити роботу порталу всередині команди.
Я зробив робочий процес невидимим, і він зник з усіх порталів моїх клієнтів. Так і має бути?
Так. Видимість поширюється на кожен портал у групі. Копії, які клієнти вже мають, зокрема виконані, залишаються на їхніх порталах.
Чи бачать клієнти чернетки робочих процесів?
Ні. Чернетки не відображаються в списках клієнтів, навіть якщо для них увімкнено видимість, і їх не можна скопіювати на портал. Установити за замовчуванням можна лише видимий робочий процес, створення якого завершено.
Я хочу видалити робочий процес, установлений за замовчуванням. Що потрібно зробити?
Спочатку виберіть «Скасувати налаштування за замовчуванням», а потім видаліть його. Пам’ятайте: видалення шаблону також видаляє цей робочий процес із кожного порталу, що містить його копію. Якщо вам важливо зберегти записи клієнтів про виконані робочі процеси, видаляйте окремі копії (розділ 7).