Примітка: деякі знімки екрана ще показують англійський інтерфейс; перекладені назви наведено в тексті.
Перш ніж почати
Нагадування надсилається, лише якщо для робочого процесу встановлено кінцевий термін. Якщо ви ще не встановили його, спочатку перегляньте статтю Як встановити кінцевий термін для робочого процесу, а потім поверніться сюди.
Час надсилання нагадувань налаштовується один раз на рівні облікового запису й застосовується до кожного робочого процесу портала, для якого встановлено кінцевий термін.
1. Відкрийте налаштування нагадувань
Перейдіть до «Налаштування компанії» (Company Settings), відкрийте вкладку «Робочі процеси» (Workflows) і знайдіть розділ «Нагадування про робочі процеси портала» (Portal Workflow Reminders)
2. Виберіть час надсилання нагадувань
Натисніть кнопку «+» і виберіть, коли надсилати клієнту електронний лист:
«За два тижні до кінцевого терміну» (Two weeks before the deadline)
«За тиждень» (A week before)
«За три дні» (Three days before)
«За день» (The day before)
«У день настання кінцевого терміну» (On the day it's due)
Додайте стільки нагадувань, скільки потрібно: повторне натискання «+» дає змогу додати кілька нагадувань. Наприклад, клієнт може отримати ненав'язливе нагадування за тиждень і ще одне — за день до кінцевого терміну.
Якщо дата нагадування вже минула, воно не надсилається. Наприклад, якщо кінцевий термін робочого процесу настає через 7 днів після надсилання, нагадування «За два тижні до кінцевого терміну» припадає на дату, що вже минула, тому пропускається. Решта нагадувань надсилаються як зазвичай.
3. Додайте власне повідомлення (необов'язково)
Введіть власний текст у поле «Спеціальне повідомлення» (Custom message), щоб нагадування відповідали стилю спілкування вашої фірми, а не виглядали як стандартні системні листи.
4. Збережіть налаштування
Натисніть «Зберегти» (Save), щоб застосувати розклад нагадувань. Він одразу почне діяти для всіх робочих процесів із кінцевими термінами
Вимкнення або видалення окремого нагадування
Щоб вимкнути окреме нагадування, поверніться до «Налаштування компанії» → «Робочі процеси» → «Нагадування про робочі процеси портала», вимкніть перемикач для цього запису, а потім натисніть «Зберегти».
Щоб повністю видалити нагадування, натисніть значок кошика. Кінцеві терміни залишаться чинними й відображатимуться у списку робочих процесів — просто клієнт більше не отримуватиме електронних листів із нагадуваннями про них.