MyDocSafe містить інструменти управління фірмою, які допомагають вашій команді керувати внутрішньою роботою, завданнями для клієнтів і щоденними операціями в одному місці.

Ця функція допомагає відстежувати, хто за що відповідає, що потрібно зробити далі та якого клієнта чи справи стосується кожне завдання.

Ви можете використовувати управління фірмою для організації та контролю таких видів роботи:

Замість відстеження завдань в окремих електронних таблицях, листах чи нотатках ваша команда може керувати роботою безпосередньо в MyDocSafe — разом із пов’язаними клієнтами, порталами, документами та робочими процесами.

Завдання — основний елемент управління фірмою.

Ви можете створити завдання для конкретної роботи та призначити його учаснику команди. Кожне завдання може містити корисні відомості, зокрема:

Так легше зрозуміти, що потрібно зробити, хто за це відповідає та чи завдання ще не виконане.

Завдання можна призначати конкретним користувачам у вашій організації.

Це допомагає керівникам і учасникам команди чітко розуміти розподіл відповідальності. Замість того щоб покладатися на неформальне листування чи усні вказівки, для кожного завдання визначають відповідального.

Учасники команди можуть переглядати призначені їм завдання у своєму списку та визначати пріоритети роботи.

До завдань можна додавати коментарі, щоб учасники команди могли обговорювати перебіг роботи, ставити запитання чи фіксувати рішення.

Завдяки цьому обговорення залишається прив’язаним до самого завдання, а не розпорошується між електронними листами та засобами обміну повідомленнями. Також зберігається корисна історія дій і причин їх виконання.

Якщо ваша команда регулярно виконує однотипну роботу, ви можете заощаджувати час за допомогою шаблонів завдань.

Шаблони допомагають стандартизувати типові процеси, як-от початок роботи з новим клієнтом, підготовку документів до підписання або проведення внутрішніх перевірок.

Використання шаблонів допомагає не пропускати важливих кроків і забезпечує узгоджений підхід до роботи в усій команді.

Управління фірмою також може включати інструменти обліку часу, які дають змогу користувачам фіксувати час, витрачений на завдання.

Це може бути корисно для:

Завдання також можна призначати клієнтам і публікувати на їхніх клієнтських порталах.

Це корисно, коли вам потрібно, щоб клієнт виконав певну дію: завантажив документ, заповнив форму, переглянув інформацію, підписав документ або підтвердив виконання.

Коли завдання опубліковане на клієнтському порталі, клієнт бачить у своєму порталі, що саме потрібно зробити. Це допомагає впорядкувати дії клієнта та зменшує потребу в окремих листах-нагадуваннях або повторних зверненнях вручну.

Завдання для клієнтів можна використовувати разом із внутрішніми завданнями, щоб ваша команда краще бачила обидві сторони процесу: що має зробити команда та що наразі очікує на дії клієнта.

Управління фірмою допомагає поєднати операційну частину вашої роботи з інструментами взаємодії з клієнтами, які вже доступні в MyDocSafe.

Це означає, що ваша команда може керувати завданнями, порталами, документами, формами, робочими процесами та електронними підписами в одній системі.

Основні переваги:

Типовий процес початку роботи з клієнтом може складатися з кількох кроків:

За допомогою управління фірмою кожну з цих дій можна оформити як завдання, призначити відповідній особі, відстежувати до завершення та за потреби обговорювати всередині команди.

Щоб почати, відкрийте розділ «Управління фірмою» або «Операції» в MyDocSafe та створіть своє перше завдання.

Потім ви можете призначити завдання учаснику команди, додати строк виконання й відповідні вказівки та оновлювати статус у міру виконання роботи.

Для повторюваних процесів варто створити шаблони, щоб ваша команда щоразу могла виконувати ті самі кроки.