Nota: algumas capturas de ecrã ainda mostram a interface em inglês; as designações traduzidas aparecem no texto.
Prefere ver um vídeo? Este breve vídeo explica todos os passos. Se preferir, leia as instruções abaixo.
Quando todos tiverem assinado, o MyDocSafe guarda uma cópia assinada do documento. Pode definir os nomes destas cópias assinadas para toda a empresa, por exemplo, para incluir o nome do cliente ou a data de assinatura no nome de cada ficheiro.
Antes de começar
A convenção de nomes é uma definição que se aplica a toda a empresa, pelo que precisa de acesso às "Definições" [Settings]. Aplica-se aos documentos assinados depois de a guardar.
Definir a convenção de nomes
1. Aceda a "Definições" > "Assinatura eletrónica" [E-signature] e desloque a página até "Arquivamento" [Filing].
2. Em "Nome do documento assinado" [Signed document name], introduza o texto pretendido e clique em "Inserir variável" [Insert variable] para adicionar informações que variam consoante o documento.
As variáveis disponíveis são:
"Documento: Nome" [Document: Name] (
{{document.name}}): o nome original do documento;"Signatário: Primeiro signatário e outros" [Signer: First signer and others] (
{{signer.name}}): por exemplo, "John Smith e outros";"Signatário: Todos os signatários" [Signer: All signers] (
{{signer.names}}): por exemplo, "John Smith, Anna Kowalska";"Signatário: Data de conclusão" [Signer: Completed date] (
{{signer.completedDate}}): a data em que o documento foi concluído.
3. Verifique a "Pré-visualização do nome do documento assinado" [Signed document name preview] abaixo do campo. Clique em "1 signatário" [1 signer], "3 signatários" [3 signers], "Signatário não incluído nos contactos" [Signer not in contacts] ou "Nome longo" [Long name] para ver como fica o nome em cada caso.
4. Clique em "Atualizar definições de assinatura eletrónica" [Update E-signature Settings] no final da página para guardar.
Informações úteis
Os nomes dos ficheiros podem ter até 250 caracteres, incluindo a extensão. Se um nome exceder este limite, a parte final é cortada e assinalada com (…), e a pré-visualização apresenta um aviso.
Os nomes dos signatários são obtidos a partir dos seus "Contactos" [Contacts]. Se um signatário não constar dos seus "Contactos", as variáveis do signatário podem ficar em branco, pelo que convém verificar a pré-visualização "Signatário não incluído nos contactos".
Para voltar ao nome padrão ("Nome do documento - assinado com MyDocSafe"), clique em "Repor predefinição" [Reset to default].
O local onde as cópias assinadas são guardadas é uma opção independente. Consulte Arquivamento de documentos assinados.