Uwaga: niektóre zrzuty ekranu pokazują jeszcze interfejs w języku angielskim; przetłumaczone nazwy podajemy w tekście.
Wolą Państwo obejrzeć film? Ten krótki materiał przedstawia wszystkie kroki.
1. Wybór dokumentu
Proszę wybrać najwygodniejszy sposób.
a) Z sekcji „Pliki” (Files) — przesłanie nowego dokumentu
Proszę przejść do „Pliki” / „Wszystkie pliki” (All Files).
Kliknąć przycisk „+” obok „Pliki firmy” (Company files).
Wybrać „Wyślij dokument do podpisania” (Send a document for signing), a następnie wskazać dokument na komputerze.
b) Z sekcji „Pliki” — dokument już przesłany
Proszę kliknąć dokument prawym przyciskiem myszy lub kliknąć menu z trzema kropkami na końcu jego wiersza i wybrać „Wyślij do podpisu” (Send for signing).
Można też otworzyć dokument i kliknąć „Wyślij do podpisu” na pasku narzędzi u góry.
c) Z sekcji „Podpisy” (Signatures)
Proszę przejść do „Podpisy” / „Pulpit” (Dashboard).
Kliknąć przycisk „+” obok „Pulpit”.
Na stronie „Prześlij dokument i wyślij do podpisu” (Upload a document and send for signing) przeciągnąć dokument do wyznaczonego pola lub kliknąć przycisk „+”, aby wybrać go z komputera
Warto wiedzieć: dokument przesłany w ten sposób jest zapisywany w folderze „Dokumenty” (Documents).
2. Dodawanie sygnatariuszy
Otworzy się strona podpisywania z dokumentem pośrodku, sekcją „Sygnatariusze” (Signers) po lewej stronie i panelem „Opcje zaawansowane” (Advanced options) po prawej. Od razu pojawi się okno „Dodaj sygnatariusza” (Add a signer).
Proszę zacząć wpisywać imię i nazwisko lub adres e-mail pierwszego sygnatariusza. Wybrać osobę z kontaktów lub wpisać nowy adres e-mail, aby utworzyć nowy kontakt.
Aby samodzielnie podpisać dokument, proszę kliknąć „Dodaj mnie” (Add me).
Można też kliknąć ikonę znacznika obok pola i użyć opcji „Znajdź kontakty po znaczniku” (Find contacts by tag), aby dodać wszystkie osoby z danym znacznikiem.
Opcjonalnie można przygotować „Wiadomość powitalna” (Welcome message) (wyświetlaną po otwarciu dokumentu przez sygnatariusza) oraz „Wiadomość z podziękowaniami” (Thank you message) (wyświetlaną po zakończeniu podpisywania). Proszę kliknąć ikonę z trzema kropkami w dowolnym z tych pól, aby wstawić jeden z elementów „Szablony wiadomości” (Message templates), lub kliknąć „Zapisz jako szablon” (Save as a template), aby ponownie wykorzystać wpisaną treść.
Proszę wybrać „Typ podpisu elektronicznego (eIDAS)” (Electronic signature type (eIDAS)):
„Prosty podpis elektroniczny (SES)” (Simple Electronic Signature (SES)) — standardowy wybór dla większości dokumentów. Opcjonalnie można dodać „Dodatkowy krok uwierzytelniania w celu odblokowania dokumentu” (Extra authentication step to unlock the document):
„Weryfikacja poprzez jednorazowy kod SMS” (Verification through a one-time SMS code) (obowiązują opłaty za SMS)
„KBA - Wyślij hasło wygenerowane przez system na adres e-mail sygnatariusza” (KBA - Send a system generated password to signer's email address)
„KBA - Wyślij hasło wygenerowane przez system na inny adres e-mail” (KBA - Send a system generated password to another email address)
„KBA - Wymagaj hasła do odblokowania dokumentu” (KBA - Require a password to unlock the document)
„Zaawansowany podpis elektroniczny (AES)” (Advanced Electronic Signature (AES)) — z weryfikacją tożsamości, tylko jeden sygnatariusz.
„Kwalifikowany podpis elektroniczny (QES)” (Qualified Electronic Signature (QES)) — tylko jeden sygnatariusz
Za podpisy AES i QES pobierana jest niewielka opłata za podpis, widoczna obok każdej opcji.
Opcjonalnie można włączyć „Zezwól sygnatariuszowi na przekazanie prośby o podpis innej osobie” (Allow the signer to forward the signature request to another person).
Proszę kliknąć „Zatwierdź” (Submit).
Sygnatariusz pojawi się na liście „Sygnatariusze”. Aby dodać kolejną osobę, proszę kliknąć „Dodaj sygnatariusza” i powtórzyć powyższe kroki. Aby zmienić dane sygnatariusza, należy kliknąć ikonę ołówka obok jego imienia i nazwiska.
Opcjonalnie można ustawić kolejność podpisywania. Proszę kliknąć ikonę koła zębatego obok „Sygnatariusze”, aby otworzyć okno „Zarządzaj sygnatariuszami” (Manage signers):
Aby zmienić kolejność podpisywania, proszę przeciągać sygnatariuszy za uchwyt z kropkami po lewej stronie.
Aby usunąć sygnatariusza, należy kliknąć ikonę kosza.
Po zakończeniu proszę kliknąć „Zapisz zmiany” (Save changes) lub „Anuluj” (Cancel), aby pozostawić dotychczasową kolejność.
3. Rozmieszczanie pól podpisu
Pod listą „Sygnatariusze” widoczny jest komunikat „Proszę przeciągnąć odpowiednie pola na dokument” (Please drag and drop relevant fields onto the document).
Proszę kliknąć sygnatariusza na liście „Sygnatariusze”, aby go wybrać. Pola umieszczone w kolejnym kroku będą przypisane do tej osoby.
Przeciągnąć pola w odpowiednie miejsca na dokumencie. Dostępne są:
„Podpis” (Signature)
„Data” (Date)
„Tekst” (Text)
„Pole wyboru” (Checkbox)
„Ustęp” (Paragraph)
Powtórzyć dla każdego sygnatariusza.
4. Opcjonalny wybór opcji zaawansowanych
Panel „Opcje zaawansowane” po prawej stronie dotyczy całego dokumentu. Aby go wyświetlić lub ukryć, proszę kliknąć ikonę koła zębatego w prawym dolnym rogu dokumentu.
„Wyślij mi e-mail za każdym razem, gdy ktoś podpisze dokument, oraz gdy podpiszą go wszyscy.” (E-mail me each time someone signs and when everyone signs the document.)
„Wyślij automatyczne przypomnienie” (Send automatic reminder)
„Usuń oryginalny dokument po podpisaniu go przez wszystkich.” (Delete the original document after everyone signs.)
„Zapisz podpisany dokument w określonym folderze powiązanym z odbiorcą.” (File the signed document in a specific folder associated with the recipient.)
„Wymagaj od użytkowników zalogowania się przed podpisaniem.” (Require user(s) to login before they can sign.)
„Wyłącz podpisywanie przez wprowadzenie znaków klawiaturą” (Disable typed signatures) — sygnatariusze muszą narysować podpis.
„Okres ważności” (Expiration period) — liczba dni, przez które prośba o podpis pozostaje aktywna.
„Wyślij powiadomienie o wygasłych podpisach do sygnatariuszy” (Send expired signatures notification to signees)
„Zapisz jako domyślną opcję podpisywania.” (Save as default signing options.) — proszę zaznaczyć, aby następnym razem użyć tych samych ustawień.
5. Wysyłanie dokumentu
Gdy każdy sygnatariusz ma przypisane co najmniej jedno pole na dokumencie, przycisk „Wyślij dokument” (Send document) w prawym górnym rogu staje się aktywny. Proszę kliknąć „Wyślij dokument”.
Sygnatariusze otrzymają e-mail z prośbą o podpisanie dokumentu.
6. Śledzenie podpisywania
Po powrocie do sekcji „Pliki” na końcu wiersza dokumentu widoczna będzie ikona pióra. Proszę ją kliknąć, aby zobaczyć prośby o podpis dotyczące tego dokumentu.
Aby zobaczyć w jednym miejscu wszystkie dokumenty wysłane do podpisania, proszę przejść do „Podpisy” / „Pulpit”. Każdy wiersz zawiera datę wysłania, dokument, nadawcę, sygnatariuszy i status („Podpisano” (Signed) lub „Niepodpisany” (Unsigned)). Znacznik wyboru obok sygnatariusza oznacza, że złożył on podpis; ikona papierowego samolotu oznacza, że jeszcze tego nie zrobił.
Aby otworzyć raport statusu, proszę kliknąć ikonę „i” w kolumnie „Czynności” (Actions).
Strona „Akcje podpisywania dokumentów” (Document signing actions) pokazuje „Status podpisywania” (Signing status) każdego sygnatariusza oraz „Dziennik transakcji” (Transaction log) zawierający wszystkie zdarzenia. W tym miejscu można:
kliknąć „Edytuj sygnatariusza” (Edit Signer), aby zmienić dane sygnatariusza, jeśli jeszcze nie podpisał dokumentu;
kliknąć „Wyślij przypomnienie” (Send reminder), aby przypomnieć sygnatariuszowi o podpisie niezależnie od przypomnień automatycznych;
kliknąć „Otwórz kontakt” (Open contact), aby przejść do kontaktu sygnatariusza;
kliknąć „Anuluj podpisywanie dokumentu” (Cancel document signing), aby anulować całą prośbę o podpis.
Co się dzieje po złożeniu podpisów przez wszystkich
Gdy wszyscy sygnatariusze podpiszą dokument, system:
dołącza certyfikat podpisu do końcowego dokumentu, który zawsze jest plikiem PDF;
zapisuje go w tym samym folderze co oryginał, dodając do nazwy „- signed with MyDocSafe” (chyba że w panelu „Opcje zaawansowane” wybrano inny folder);
wysyła każdemu sygnatariuszowi e-mail z linkiem do pobrania własnej kopii.
W sekcji „Podpisy” / „Pulpit” status dokumentu zmienia się na „Podpisano”. Dokumenty, o których podpisanie inne osoby poprosiły Państwa, znajdują się w sekcji „Podpisy” / „Podpisz teraz” (Sign now), a dokumenty już przez Państwa podpisane — w sekcji „Podpisy” / „Podpisane przez Ciebie” (Signed by you).
Zaawansowane scenariusze
Obsługiwane są również bardziej złożone scenariusze. Można:
wysłać dokument do podpisania z dowolnego folderu w sekcji „Pliki” lub w portalu klienta;
dodać krok podpisywania do oferty (Proposal) lub przepływu pracy (Workflow) (zob. Przepływy pracy portalu: widoczność, udostępnianie i wdrażanie klientów — co zobaczą Państwa klienci);
wysłać jeden dokument do wielu osób, z których każda podpisuje własną kopię (zob. Masowe wysyłanie formularza lub dokumentu do klientów w celu wypełnienia lub podpisania);
przekształcić dokument w szablon wielokrotnego użytku za pomocą opcji „Utwórz szablon statyczny” (Create static template);
poprosić o zaawansowany lub kwalifikowany podpis elektroniczny w przypadku dokumentów wymagających wyższego poziomu pewności.
Następny krok: 2. Tworzenie pierwszego portalu klienta