Funkcja korespondencji seryjnej umożliwia wysłanie szablonu dokumentu do dużej grupy osób. Dokument może zostać podpisany przez jedną lub dwie osoby. Aby proces przebiegł prawidłowo, należy przygotować plik CSV oraz dodać odpowiednie nazwy zmiennych do treści i nazwy szablonu dokumentu oraz do wiadomości powitalnej.
Ogólna zasada działania korespondencji seryjnej jest prosta: system odczytuje wiersz danych z pliku CSV, znajduje odpowiadające im zmienne w szablonie dokumentu i wiadomości e-mail, zastępuje je wartościami, tworzy dokument PDF i wysyła go do podpisu na odpowiednie adresy e-mail, stosując globalne ustawienia podpisu elektronicznego. Następnie odczytuje kolejny wiersz pliku CSV i powtarza te czynności aż do końca pliku.
Poniżej opisano kolejne kroki:
1. Konfiguracja szablonu dokumentu
Do nazwy i treści szablonu dokumentu można dodać własne nazwy zmiennych. Na przykład szablon może mieć nazwę „Umowa o świadczenie usług — {First_Name} {Last_Name}”, aby po wysłaniu korespondencji seryjnej można było łatwo zidentyfikować wszystkie podpisane wersje dokumentu. Poniżej przedstawiono przykład:
Istnieją dwa typy zmiennych:
a. Zmienne ujęte w nawiasy klamrowe {} zostaną zastąpione danymi z pliku CSV. Służą one do personalizacji dokumentu, np. poprzez wstawienie imion, nazwisk i adresów.
b. Zmienne ujęte w nawiasy kwadratowe [] zostaną zastąpione polami do uzupełnienia przez osobę podpisującą w procesie składania podpisu elektronicznego. Dozwolone są tylko następujące zmienne tego typu: [#signature.1#], [#date.1#], [#text.1#] dla pierwszej osoby podpisującej oraz [#signature.2#], [#date.2#], [#text.2#] dla drugiej osoby podpisującej.
Jeśli w pliku CSV brakuje informacji, które ma podać odpowiednia osoba podpisująca, należy dodać poniższy kod po odpowiedniej zmiennej w szablonie dokumentu:
{^Variable_name}[#text.1#] {/Variable_name} dla pierwszej osoby podpisującej oraz {^Variable_name}[#text.2#] {/Variable_name} dla drugiej osoby podpisującej.
Na przykład, jeśli zmienna nazywa się „Birth_place”, a w razie braku jej wartości w pliku CSV ma ją podać pierwsza osoba podpisująca, należy znaleźć w szablonie {Birth_place} i dodać po tej zmiennej kod {^Birth_place}[#text.1#]{/Birth_place}. Jeśli zamiast miejsca urodzenia potrzebna jest data urodzenia, należy użyć [#date.1#] lub [#date.2#].
W ten sposób przekazują Państwo systemowi polecenie: „Znajdź w pliku CSV zmienną o nazwie {X} i jeśli ją znajdziesz, zastąp ją w szablonie dokumentu jej wartością. Jeśli jej nie znajdziesz, poproś pierwszą lub drugą osobę podpisującą o podanie tej wartości w postaci tekstu lub daty”.
Poniżej przedstawiono przykładową tabelę, która ma zostać wypełniona wartościami zmiennych z pliku CSV, a następnie uzupełniona i podpisana przez dwie osoby:
2. Konfiguracja pliku CSV
Plik CSV można utworzyć w programie MS Excel lub innym programie do obsługi arkuszy kalkulacyjnych. CSV to skrót od angielskiego „comma separated values”, czyli „wartości rozdzielane przecinkami”. Jest to prosty format tekstowy.
Każda kolumna w pliku CSV musi mieć nagłówek odpowiadający nazwie zmiennej w dokumencie (w szablonie dokumentu każda zmienna musi być ujęta w nawiasy klamrowe, natomiast w pliku CSV nawiasy nie są potrzebne).
Jak wspomniano wcześniej, dokument mogą podpisać maksymalnie dwie osoby. Nagłówek kolumny dla pierwszej osoby podpisującej musi mieć nazwę „email”, a dla drugiej — „email2”.
3. Konfiguracja wiadomości powitalnej
W wiadomości powitalnej można używać zmiennych ujętych w nawiasy klamrowe {}, aby spersonalizować powitanie lub nagłówek wiadomości e-mail. Na przykład, jeśli wiadomość zawiera tekst „Dzień dobry, {First_Name}”, a w pliku CSV znajduje się kolumna o nazwie First_Name, zmienna zostanie zastąpiona imieniem z tej kolumny.
4. Wysyłanie korespondencji seryjnej
Po przesłaniu pliku CSV, uzupełnieniu wiadomości powitalnej i wiadomości z podziękowaniem oraz kliknięciu przycisku "Send for signing by mail merge" system rozpocznie odczytywanie pliku, zastępowanie zmiennych wartościami, tworzenie dokumentów na podstawie szablonów i wysyłanie próśb o złożenie podpisu elektronicznego na odpowiednie adresy e-mail.
Przycisk "Send for signing by mail merge" znajduje się w dwóch miejscach: po prawej stronie nazwy szablonu dokumentu oraz, po otwarciu szablonu, w górnej części panelu, jak pokazano poniżej:
Postęp i status wszystkich niezakończonych transakcji można sprawdzić w panelu "MySignatures".
Należy pamiętać, że podpisane dokumenty są domyślnie zapisywane w tym samym miejscu co oryginalny szablon. Aby podpisana wersja została zapisana w innym miejscu, należy (1) utworzyć kontakt, (2) utworzyć folder lub portal do przechowywania dokumentów i (3) powiązać ten folder lub portal z kontaktem.
Cennik
A. Klienci korzystający z subskrypcji
Korespondencja seryjna jest usługą premium.
Opłata za każdy wiersz w pliku CSV wynosi 0,50 GBP lub równowartość tej kwoty w innej walucie.
Na przykład, jeśli plik zawiera 50 wierszy, opłata wyniesie 12,50 GBP plus VAT (jeśli ma zastosowanie). Aby umożliwić Państwu przetestowanie usługi, nie pobieramy opłat, jeśli plik CSV zawiera mniej niż 4 wiersze.
B. Klienci AppSumo
Korespondencja seryjna jest usługą premium.
Opłata za każdy wiersz w pliku CSV wynosi 1,00 GBP lub równowartość tej kwoty w innej walucie.
Na przykład, jeśli plik zawiera 50 wierszy, opłata wyniesie 50 GBP plus VAT (jeśli ma zastosowanie). Aby umożliwić Państwu przetestowanie usługi, nie pobieramy opłat, jeśli plik CSV zawiera mniej niż 4 wiersze.