Jeśli często wysyłasz dokumenty, które muszą być podpisane przez Twojego kontrahenta, a następnie przez Ciebie, oto sposób na skonfigurowanie procesu, który możesz szybko ponownie wykorzystać później:
Skonfiguruj formularz, który poprosi kontrahenta o dane, które należy umieścić w umowie. Przypisz unikalną nazwę zmiennej do każdego pola, które ma zostać umieszczone w kontakcie (dla każdego takiego pola kliknij „ustawienia zaawansowane”, przewiń w dół do sekcji „zmienna” i przypisz dowolną nazwę bez spacji). Jeśli pole jest osadzone w sekcji, przypisz nazwę również tej sekcji. Jest to ważne, ponieważ aby odwołać się do wartości pola, musisz określić zarówno nazwę sekcji, jak i nazwę pola w ten sposób: {nazwa_sekcji.nazwa_pola}
Skonfiguruj dynamiczny szablon z treścią umowy. Utwórz zmienne, umieszczając je w nawiasach {}. Na przykład {nazwisko}, {adres}, {nazwa_firmy} może odwoływać się do wartości z formularza o nazwach zmiennych „nazwisko”, „adres”, „nazwa_firmy”. W przypadku pól podpisu wpisz
{# signature.1 #} jako pole podpisu dla swojego klienta. Wpisz {# signature.2 #} jako pole podpisu dla siebie.Utwórz Workflow zawierający dwa kroki:
Formularz zdefiniowany w kroku 1 powyżej
Dynamiczny Szablon zdefiniowany w kroku 2 powyżej. Upewnij się, że zaznaczyłeś pole „zaznacz to pole, jeśli jest druga osoba, która musi podpisać ten dokument…”. W sekcji Adres e-mail wpisz własny adres e-mail.
Zapisz i wyślij Workflow. Kliknij dwukrotnie na nazwę Workflow-u, kliknij „udostępnij” i podaj adres e-mail swojego klienta. Twój klient otrzyma wiadomość e-mail, aby rozpocząć proces. Gdy przejdzie do drugiego kroku i podpisze dokument, otrzymasz e-mail z prośbą o kontrasygnatą.
