MyDocSafe oferuje dodatek do Office365, który można zainstalować w Outlooku (PC, iOS lub web) oraz nawet w programach Word czy Excel.
Instrukcje instalacji można znaleźć tutaj: https://mydocsafe.com/uk/outlook-integration/. Po początkowym zainstalowaniu wtyczki wszystkie aktualizacje programu będą wykonywane automatycznie po ponownym uruchomieniu programu Outlook.
Przed rozpoczęciem korzystania z wtyczki upewnij się, że poinstruowałeś MyDocSafe o tym, która grupa klientów i który folder ma być używany do archiwizacji załączników. Aby skonfigurować te ustawienia, przejdź do „Ustawienia konta” -> „Integracje” i przewiń w dół do programu Outlook:
Korzystanie z wtyczki.
Co możesz zrobić z wtyczką MyDocSafe dla Office365?
1. Wysyłaj dokumenty do zatwierdzenia
Wyślij do trzech dokumentów do jednej lub dwóch osób do zatwierdzenia. Jeśli dokumenty zawierają etykiety [# signature.1 #] i [# signature.2 #], umieścimy pola podpisu dokładnie tam, gdzie mają się znajdować. Jeśli dokument nie zawiera tych etykiet, umieścimy podpisy na stronie technicznej podpisu elektronicznego, która zostanie dołączona do dokumentu.
Twoi klienci otrzymają wiadomość e-mail z informacją, że co najmniej jeden dokument czeka na ich podpis. Zawsze będą musieli zalogować się do MyDocSafe, zanim będą mogli kontynuować.
2. Publikuj dokumenty na portalach klienckich
Wyślij do pięciu dokumentów bezpośrednio do portalu klienta. Jeśli klient nie ma portalu, system go utworzy i automatycznie zaprosi do niego klienta.
3. Wyślij zaszyfrowaną wiadomość e-mail
Wyślij e-mail z maksymalnie pięcioma załącznikami do klienta (od jednego do dwudziestu na raz). Każdy klient otrzyma wiadomość z prośbą o zalogowanie się do MyDocSafe w celu odczytania wiadomości e-mail. Twoje „wysłane elementy” będą przechowywać łącze do zaszyfrowanej wiadomości e-mail, chronione przez Twoje dane logowania MyDocSafe. Żaden z adresatów wiadomości nie będzie wiedział do kogo jeszcze została ona wysłana.
4. Wyślij zaszyfrowaną wiadomość e-mail (end-to-end)
Możesz wysyłać zaszyfrowane wiadomości, które nie będą przechodzić przez serwery MyDocSafe w ogóle. Ta opcja wymaga, aby odbiorca wiadomości również posiadał wtyczkę MyDocSafe do Office365.
Wtyczka MyDocSafe do Office 365 jest usługą premium. Zobacz nasz cennik tutaj.