Uwaga: niektóre zrzuty ekranu pokazują jeszcze interfejs w języku angielskim; przetłumaczone nazwy podajemy w tekście.
Przed rozpoczęciem
Przypomnienie jest wysyłane tylko wtedy, gdy workflow ma ustawiony termin. Jeśli termin nie został jeszcze ustawiony, należy najpierw zapoznać się z artykułem Jak ustawić termin w workflow, a następnie wrócić do tej instrukcji.
Harmonogram przypomnień ustawia się raz na poziomie konta i dotyczy on każdego workflow portalu, w którym ustawiono termin.
1. Otwieranie ustawień przypomnień
Proszę przejść do „Ustawienia firmy” [Company Settings], otworzyć kartę „Workflow” [Workflows] i znaleźć sekcję „Przypomnienia przepływu pracy portalu” [Portal Workflow Reminders]
2. Wybór czasu wysyłania przypomnień
Proszę kliknąć przycisk „+” [+] i wybrać, kiedy klient ma otrzymać wiadomość e-mail:
„Dwa tygodnie przed terminem” [Two weeks before the deadline]
„Tydzień przed terminem” [A week before]
„Trzy dni przed terminem” [Three days before]
„Dzień przed terminem” [The day before]
„W dniu upływu terminu” [On the day it's due]
Można dodać dowolną liczbę przypomnień — kolejne kliknięcie „+” pozwala dodać następne. Dzięki temu klient może otrzymać przypomnienie tydzień przed terminem i kolejne dzień przed jego upływem.
Jeśli data przypomnienia już minęła, przypomnienie nie zostanie wysłane. Na przykład jeśli termin workflow przypada 7 dni po jego wysłaniu, przypomnienie „Dwa tygodnie przed terminem” jest pomijane, ponieważ data jego wysłania już minęła. Pozostałe przypomnienia są wysyłane zgodnie z harmonogramem.
3. Dodawanie własnej wiadomości (fakultatywnie)
Proszę wpisać własny tekst w polu „Niestandardowa wiadomość” [Custom message], aby przypomnienia były napisane w stylu Państwa firmy, a nie jak standardowa wiadomość systemowa.
4. Zapisywanie ustawień
Proszę kliknąć „Zapisz” [Save], aby zastosować harmonogram przypomnień. Zacznie on obowiązywać od razu we wszystkich workflow z ustawionym terminem
Wyłączanie przypomnień lub usuwanie pojedynczego przypomnienia
Aby wyłączyć pojedyncze przypomnienie, proszę wrócić do „Ustawienia firmy” → „Workflow” → „Przypomnienia przepływu pracy portalu”, wyłączyć przełącznik przy danej pozycji, a następnie kliknąć „Zapisz”.
Aby całkowicie usunąć przypomnienie, proszę kliknąć ikonę kosza. Terminy nadal obowiązują i są widoczne na liście workflow — klient nie będzie jedynie otrzymywał o nich przypomnień e-mail.