Let op: sommige schermafbeeldingen tonen nog de Engelse interface; de vertaalde labels staan in de tekst.
Kijkt u liever? Deze korte video laat u alle stappen zien. U kunt ook de instructies hieronder lezen.
Wanneer iedereen heeft ondertekend, slaat MyDocSafe een ondertekende kopie van het document op. U kunt voor uw hele bedrijf bepalen hoe deze ondertekende kopieën worden genoemd, bijvoorbeeld door de naam van de klant of de ondertekeningsdatum in elke bestandsnaam op te nemen.
Voordat u begint
De naamgevingsconventie is een bedrijfsbrede instelling. U hebt daarom toegang nodig tot "Instellingen" (Settings). De conventie geldt voor documenten die worden ondertekend nadat u deze hebt opgeslagen.
Uw naamgevingsconventie instellen
1. Ga naar "Instellingen" > "E-handtekening" (E-signature) en scrol naar "Archivering" (Filing).
2. Typ in "Naam van ondertekend document" (Signed document name) de gewenste tekst en klik op "Variabele invoegen" (Insert variable) om gegevens toe te voegen die per document verschillen.
De volgende variabelen zijn beschikbaar:
"Document: Naam" (Document: Name) (
{{document.name}}): de oorspronkelijke documentnaam;"Ondertekenaar: Eerste ondertekenaar en anderen" (Signer: First signer and others) (
{{signer.name}}): bijvoorbeeld "John Smith en anderen";"Ondertekenaar: Alle ondertekenaars" (Signer: All signers) (
{{signer.names}}): bijvoorbeeld "John Smith, Anna Kowalska";"Ondertekenaar: Voltooiingsdatum" (Signer: Completed date) (
{{signer.completedDate}}): de datum waarop het document is voltooid.
3. Controleer het "Voorbeeld van naam van ondertekend document" (Signed document name preview) onder het veld. Klik op "1 ondertekenaar" (1 signer), "3 ondertekenaars" (3 signers), "Ondertekenaar niet in contacten" (Signer not in contacts) of "Lange naam" (Long name) om te zien hoe de naam er in elk geval uitziet.
4. Klik onderaan de pagina op "Instellingen voor E-handtekening bijwerken" (Update E-signature Settings) om op te slaan.
Goed om te weten
Bestandsnamen mogen maximaal 250 tekens bevatten, inclusief de extensie. Als een naam langer is, wordt het einde afgekapt en gemarkeerd met (…). U krijgt dan een waarschuwing in het voorbeeld.
De namen van ondertekenaars worden overgenomen uit uw "Contacten" (Contacts). Als een ondertekenaar niet in uw "Contacten" staat, kunnen de ondertekenaarsvariabelen leeg blijven. Controleer daarom ook het voorbeeld "Ondertekenaar niet in contacten".
Klik op "Standaardinstelling herstellen" (Reset to default) om terug te gaan naar de standaardnaam ("Documentnaam - ondertekend met MyDocSafe").
Waar ondertekende kopieën worden opgeslagen, stelt u afzonderlijk in. Zie Archivering van ondertekende documenten.