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5. Aggiunga i Suoi contatti

Contatti è il Suo mini CRM: un unico spazio in cui conservare i dati di clienti, potenziali clienti e personale, vedere a quali portali hanno accesso e registrare le relazioni tra loro.

Nota: alcune schermate mostrano ancora l'interfaccia in inglese; le etichette tradotte sono indicate nel testo.

Preferisce guardare un video? Questo breve video illustra ogni passaggio; in alternativa, legga le istruzioni qui sotto.

Aggiungere un contatto è semplice: può aggiungerli uno alla volta oppure importarne più di uno da un file CSV. Trova tutto in "Contatti" [Contacts] nel menu in alto.

Esistono due tipi di contatto:

  • "Privati" [Individuals] - persone fisiche. Per ciascuna sono necessari un "Nome" [First name], un "Cognome" [Last name] e un indirizzo e-mail univoco.

  • "Organizzazioni" [Organisations] - aziende e altri enti. Per ciascuna sono necessari un "Nome dell'azienda" [Company name], un "Numero aziendale" [Company Number] e un "Tipo" [Type].

1. Apra "Contatti"

Faccia clic su "Contatti" nel menu in alto. Si aprirà "Tutti i contatti" [All contacts].

  • Utilizzi le schede "Tutti" [All], "Privati" e "Organizzazioni" per passare da un tipo di contatto all'altro.

  • Cerchi per nome oppure restringa l'elenco con i filtri "Stato" [Status], "Tipo di organizzazione" [Organisation type] e "Tag" [Tags]. Faccia clic su "+ Filtro" [+ Filter] per aggiungerne altri.

  • Se lo desidera, faccia clic sull'icona delle colonne a destra per scegliere quali colonne visualizzare.

2. Aggiunga un contatto

Faccia clic sul pulsante "+" accanto a "Tutti i contatti" e scelga una delle seguenti opzioni:

  • "Crea un nuovo contatto individuale" [Create a new individual contact]

  • "Crea un nuovo contatto dell'organizzazione" [Create a new organisation contact]

  • "Importa contatti individuali" [Import individual contacts] (vedere la sezione 3)

2a. Contatto individuale

  1. Compili "Nome", "Cognome" ed "E-mail" [Email].

  2. Se lo desidera, aggiunga "Telefono" [Phone], "Nome dell'azienda", "ID" [Id] (un Suo riferimento), "Stato" ("Attivo" [Active], "Potenziale cliente" [Prospect], "Perduto" [Lost] o "Eliminato" [Deleted]) e "Lingua" [Language].

  3. Se lo desidera, imposti una "Password predefinita per la firma dei documenti" [Default password for signing documents]. I firmatari ne avranno bisogno per aprire i documenti che invia loro.

  4. Se lo desidera, aggiunga i "Dettagli fiscali UK" [UK tax details]: "Numero di previdenza nazionale (NINO)" [National Insurance Number (NINO)] e "Riferimento Univoco del Contribuente (UTR)" [Unique Taxpayer Reference (UTR)].

  5. Se lo desidera, faccia clic sul "+" accanto a "Indirizzi" [Addresses] per aggiungere un indirizzo.

  6. Se lo desidera, faccia clic su "Seleziona una cartella" [Select a folder] per scegliere dove archiviare i documenti firmati da questo contatto. Vedere Archiviazione dei documenti firmati.

  7. Se lo desidera, compili i "Campi personalizzati" [Custom Fields] in fondo al modulo.

  8. Faccia clic su "Salva" [Save].

2b. Contatto dell'organizzazione

  1. Compili "Nome dell'azienda", "Numero aziendale" e "Tipo".

  2. Se lo desidera, aggiunga "Settore aziendale" [Business sector], "Stato", "Lingua", "E-mail", "Codice fiscale" [Tax ID], "Indirizzi" e "Campi personalizzati".

  3. Faccia clic su "Salva".

3. Importi i contatti da un file CSV

  1. Faccia clic sul pulsante "+" accanto a "Tutti i contatti", poi su "Importa contatti individuali".

  2. Se lo desidera, faccia clic su "CSV di esempio" [Example CSV] per scaricare un modello.

  3. Trascini il file CSV nel riquadro oppure faccia clic sul riquadro per scegliere il file.

  4. Associ le colonne ai campi della piattaforma, quindi completi l'importazione.

Il file deve contenere le colonne firstName, lastName ed email (gli indirizzi e-mail devono essere univoci). Se lo desidera, includa phone, companyName e id. Le colonne possono avere nomi diversi: le assocerà ai campi dopo il caricamento.

Da sapere: l'importazione è disponibile solo per i privati. Aggiunga le organizzazioni una alla volta.

4. Gestisca un contatto

Faccia clic sul nome di un contatto per aprirlo. Vedrà quattro schede: "Dettagli del contatto" [Contact details], "File" [Files], "Tariffe personalizzate" [Custom pricing] e "Attività" [Activity]; sulla destra troverà:

  • "Verifiche dell'identità" [ID Verifications] — le verifiche dell'identità del contatto.

  • "Collegamenti" [Links] — faccia clic sul "+" per collegare questo contatto a un altro e scelga il "Tipo" di relazione (ad esempio "Direttore" [Director], "Azionista" [Shareholder], "Proprietario" [Owner], "Famiglia" [Family] o "Partner" [Partner]). I contatti collegati vengono visualizzati qui per accedervi rapidamente.

  • "Portali" [Portals] — tutti i portali a cui il contatto ha accesso.

  • "Tag" — digiti in "Aggiungi un tag" [Add a tag] per assegnare un tag al contatto.

  • "Commenti" [Comments] — note per il Suo team.

Faccia clic su "Modifica" [Edit] per modificare i dati del contatto. Il menu con i tre puntini accanto offre le opzioni "Registro attività" [Activity Log], "Esporta in CSV" [Export to CSV] ed "Elimina" [Delete].

Scenari avanzati

Dall'elenco dei contatti può eseguire anche altre operazioni. Può:

  • selezionare più contatti e fare clic su "Invia messaggi ai contatti selezionati" [Message selected contacts] per inviare loro un'e-mail in un'unica operazione;

  • esportare un singolo contatto dal menu con i tre puntini della relativa riga ("Esporta in CSV"), oppure tutti i contatti dal menu con i tre puntini in alto a destra ("Esporta tutti i contatti" [Export all contacts]);

  • tenere traccia di strutture complesse, come direttori, azionisti e familiari, tramite i collegamenti tra privati e organizzazioni.

Passaggio successivo: 6. Aggiunga i Suoi servizi

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