Hinweis: Einige Screenshots zeigen noch die englische Oberfläche; die deutschen Bezeichnungen stehen im Text.
Möchten Sie lieber ein Video ansehen? Dieses kurze Video führt Sie durch alle Schritte. Alternativ können Sie die Anleitung unten lesen.
Wenn alle unterzeichnet haben, speichert MyDocSafe eine unterzeichnete Kopie des Dokuments. Sie können für Ihr gesamtes Unternehmen festlegen, wie diese Kopien benannt werden, beispielsweise mit dem Namen des Mandanten oder dem Unterzeichnungsdatum in jedem Dateinamen.
Bevor Sie beginnen
Die Namenskonvention ist eine unternehmensweite Einstellung. Sie benötigen daher Zugriff auf „Einstellungen“ (Settings). Sie gilt für Dokumente, die nach dem Speichern der Einstellung unterzeichnet werden.
Namenskonvention festlegen
1. Gehen Sie zu „Einstellungen“ > „E-Signatur“ (E-signature) und scrollen Sie zu „Einreichung“ (Filing).
2. Geben Sie unter „Name des unterzeichneten Dokuments“ (Signed document name) den gewünschten Text ein und klicken Sie auf „Variable einfügen“ (Insert variable), um Angaben hinzuzufügen, die sich je nach Dokument ändern.
Folgende Variablen stehen zur Verfügung:
„Dokument: Name“ (Document: Name) (
{{document.name}}): der ursprüngliche Dokumentname;„Unterzeichner: Erster Unterzeichner und weitere“ (Signer: First signer and others) (
{{signer.name}}): beispielsweise „Hans Smith und weitere“;„Unterzeichner: Alle Unterzeichner“ (Signer: All signers) (
{{signer.names}}): beispielsweise „Hans Smith, Anna Kowalska“;„Unterzeichner: Abschlussdatum“ (Signer: Completed date) (
{{signer.completedDate}}): das Datum, an dem das Dokument abgeschlossen wurde.
3. Prüfen Sie die „Vorschau des Namens des unterzeichneten Dokuments“ (Signed document name preview) unterhalb des Feldes. Klicken Sie auf „1 Unterzeichner“ (1 signer), „3 Unterzeichner“ (3 signers), „Unterzeichner nicht in Kontakten“ (Signer not in contacts) oder „Langer Name“ (Long name), um zu sehen, wie der Name im jeweiligen Fall aussieht.
4. Klicken Sie unten auf der Seite auf „E-Signatur-Einstellungen aktualisieren“ (Update E-signature Settings), um die Einstellung zu speichern.
Gut zu wissen
Dateinamen dürfen einschließlich der Dateiendung bis zu 250 Zeichen lang sein. Ist ein Name länger, wird das Ende abgeschnitten und mit (…) gekennzeichnet. Die Vorschau weist Sie darauf hin.
Die Namen der Unterzeichner stammen aus Ihren „Kontakten“ (Contacts). Ist ein Unterzeichner nicht in Ihren „Kontakten“ vorhanden, bleiben die Unterzeichner-Variablen möglicherweise leer. Prüfen Sie daher auch die Vorschau „Unterzeichner nicht in Kontakten“.
Um zum Standardnamen („Dokumentname - mit MyDocSafe unterzeichnet“) zurückzukehren, klicken Sie auf „Auf Standard zurücksetzen“ (Reset to default).
Wo unterzeichnete Kopien gespeichert werden, legen Sie separat fest. Siehe Einreichung unterzeichneter Dokumente.