Примітка: деякі знімки екрана ще показують англійський інтерфейс; перекладені назви наведено в тексті.
У цій статті ми пояснюємо, як зберігаються копії підписаних документів.
За замовчуванням підписані документи зберігаються у спеціальній папці під назвою «Підписані документи», яка є системною папкою, створеною для зберігання всіх документів, підписаних через ваш обліковий запис. Ви можете вважати файли, що зберігаються в цій папці, «основними копіями підписаних документів». Ця папка, ймовірно, з часом заповниться і нею стане важко керувати, тому ми рекомендуємо вам прочитати далі, щоб дізнатися, як доручити MyDocSafe допомогти вам упорядкувати документи.
Система також створює другу копію кожного підписаного документа. Місце розташування цієї другої копії залежить від того, як ви використовуєте MyDocSafe:
За замовчуванням, якщо ви надсилаєте документи з будь-якої папки або порталу в MyDocSafe, підписана копія зберігатиметься в тій самій папці, що й оригінальний документ.
Якщо ви надсилаєте документ користувачеві й виконуються всі наведені нижче умови:
користувач є у ваших «Контактах»,
користувач має призначену «папку для документів»,
ви ввімкнули глобальну опцію «файл у папці, пов’язаній із контактом» у розділі «Головна»/«Налаштування»/«Електронний підпис», а потім
то підписана копія документа буде збережена в призначеній папці, а не в папці оригіналу.
Папка підписаних документів — це центральне сховище документів, які ви підписали через MyDocSafe.
Щоб розпочати процес електронного підписання, імпортуйте документи в будь-яке місце в системі, клацніть їх правою кнопкою миші, натисніть кнопку «Надіслати на електронне підписання» та виконайте налаштування.
3. Якщо ви надсилаєте документи на підписання через стороннє програмне забезпечення за допомогою нашої інтеграції, MyDocSafe створить окрему папку (під назвою Zoho, Outlook або BTC Software), де підписані документи зберігатимуться за замовчуванням.
З часом ця папка почне заповнюватися. Можливо, вам варто почати впорядковувати дані, які там є.
Ось один зі способів зробити це:
1. Створіть папку, портал або підпапку, де ви хочете зберігати документи, підписані, наприклад, Джоном Смітом.
2. Перейдіть до розділу «Контакти» та знайдіть запис про Джона Сміта.
3. Натисніть на значок «...» та виберіть «Редагувати контакт».
4. Натисніть «Редагувати дані».
5. Натисніть кнопку «Вибрати папку».
6. Перейдіть до папки або порталу, який ви створили вище, та виберіть його. Потім натисніть кнопку «Зберегти».
7a. Наступного разу, коли ви надсилатимете документ на підпис, перейдіть до розділу «Додаткові параметри» та поставте позначку поруч із пунктом «Зберегти підписаний документ у певній папці, пов’язаній з одержувачем».
7b. Ви можете зробити цей параметр постійним, також вибравши «Зберегти як параметри підпису за замовчуванням» на тому ж екрані, або пізніше перейти до глобальних налаштувань електронного підписання, щоб зробити те саме:
Відтепер після підписання документ зберігатиметься в папці, підпапці або на порталі, пов’язаних з одержувачем, а не в папці оригінального документа.
Зверніть увагу, що ви все одно отримаєте основну копію документа, яка зберігатиметься в папці «Підписані документи».