Nota: alcune schermate mostrano ancora l'interfaccia in inglese; le etichette tradotte sono indicate nel testo.
In questo articolo spieghiamo come gestiamo le copie dei documenti firmati.
Per impostazione predefinita, i documenti firmati vengono archiviati in una cartella speciale denominata "Documenti firmati", una cartella di sistema creata per archiviare tutti i documenti firmati tramite il suo account. Può considerare i file archiviati in quella cartella come "copie master dei documenti firmati". È probabile che questa cartella si riempia e diventi difficile da gestire dopo un po' di tempo, pertanto le consigliamo di continuare a leggere per scoprire come configurare MyDocSafe affinché la aiuti a mantenere l'archivio in ordine.
Il sistema crea anche una seconda copia di ogni documento firmato. La posizione di questa seconda copia dipende da come si utilizza MyDocSafe:
Per impostazione predefinita, se si inviano documenti da una cartella o da un portale in MyDocSafe, una copia firmata verrà archiviata nella stessa cartella del documento originale.
Se invia un documento a un utente e sono soddisfatte le seguenti condizioni:
l'utente è presente nei suoi Contatti,
all'utente è assegnata una "cartella di archiviazione",
è stata abilitata l'opzione globale "archivia nella cartella associata al contatto" in Casa/Impostazioni/Esignature,
la copia firmata del documento verrà invece archiviata nella cartella designata.
La cartella dei documenti firmati è un archivio centrale dei documenti firmati tramite MyDocSafe.
È possibile attivare transazioni con firma elettronica importando documenti in qualsiasi punto del sistema, facendo clic con il pulsante destro del mouse su di essi e seguendo la procedura di configurazione tramite il pulsante "Invia per firma elettronica".
3. Se invia documenti per la firma tramite software di terze parti utilizzando la nostra integrazione, MyDocSafe creerà una cartella separata (denominata Zoho o Outlook o BTC Software) in cui i documenti firmati verranno archiviati per impostazione predefinita.
Col tempo quella cartella inizierà a riempirsi. Potrebbe voler iniziare a organizzare i dati che contiene.
Ecco un modo per farlo:
1. Creare una cartella, un portale o una sottocartella in cui si desidera archiviare i documenti firmati, ad esempio da John Smith.
2. Vada in Contatti e trovi la scheda di John Smith.
3. Fare clic sull'icona '...' e su 'Modifica contatto'.
4. Fare clic su "Modifica dettagli".
5. Selezionare il pulsante "Seleziona una cartella".
6. Vada alla cartella o al portale creato in precedenza e selezioni la cartella o il portale. Quindi faccia clic su "Salva".
7a. La prossima volta che invia un documento per la firma, vada su "Opzioni avanzate" e selezioni la casella accanto a "Archivia il documento firmato in una cartella specifica associata al destinatario".
7b. Può rendere permanente questa impostazione selezionando anche "Salva come opzioni di firma predefinite" nella stessa schermata oppure può successivamente accedere alle impostazioni globali di firma elettronica per fare lo stesso:
Da questo momento in poi, una volta firmato, il documento verrà archiviato nella cartella, nella sottocartella o nel portale associati al destinatario e non sarà più archiviato nella stessa cartella del documento originale.
Si noti che si riceverà comunque una copia master del documento, che verrà salvata in "Documenti firmati".