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Preferisce guardare un video? Questo breve video illustra ogni passaggio; in alternativa, legga le istruzioni qui sotto.
Quando tutti hanno firmato, MyDocSafe salva una copia firmata del documento. Può decidere come denominare queste copie firmate per tutta l'azienda, ad esempio inserendo il nome del cliente o la data della firma in ogni nome di file.
Prima di iniziare
La convenzione di denominazione è un'impostazione valida per tutta l'azienda, quindi deve avere accesso a "Impostazioni" [Settings]. Si applica ai documenti firmati dopo il salvataggio dell'impostazione.
Impostare la convenzione di denominazione
1. Vada su "Impostazioni" > "Firma elettronica" [E-signature] e scorra fino a "Archiviazione" [Filing].
2. In "Nome del documento firmato" [Signed document name], digiti il testo desiderato e faccia clic su "Inserisci variabile" [Insert variable] per aggiungere dettagli che cambiano per ciascun documento.
Le variabili disponibili sono:
"Documento: Nome" [Document: Name] (
{{document.name}}): il nome originale del documento;"Firmatario: Primo firmatario e altri" [Signer: First signer and others] (
{{signer.name}}): ad esempio "Mario Smith e altri";"Firmatario: Tutti i firmatari" [Signer: All signers] (
{{signer.names}}): ad esempio "Mario Smith, Anna Kowalska";"Firmatario: Data di completamento" [Signer: Completed date] (
{{signer.completedDate}}): la data in cui il documento è stato completato.
3. Controlli l'"Anteprima del nome del documento firmato" [Signed document name preview] sotto il campo. Faccia clic su "1 firmatario" [1 signer], "3 firmatari" [3 signers], "Firmatario non presente nei contatti" [Signer not in contacts] o "Nome lungo" [Long name] per vedere come appare il nome in ciascun caso.
4. Faccia clic su "Aggiorna impostazioni firma elettronica" [Update E-signature Settings] in fondo alla pagina per salvare.
Informazioni utili
I nomi dei file possono contenere fino a 250 caratteri, inclusa l'estensione. Se un nome è più lungo, la parte finale viene troncata e contrassegnata con (…), e l'anteprima mostra un avviso.
I nomi dei firmatari provengono dai Suoi "Contatti" [Contacts]. Se un firmatario non è presente nei Suoi "Contatti", le variabili relative al firmatario potrebbero rimanere vuote; è quindi consigliabile controllare l'anteprima "Firmatario non presente nei contatti".
Per tornare al nome standard ("Nome del documento - firmato con MyDocSafe" [Document name - signed with MyDocSafe]), faccia clic su "Ripristina valori predefiniti" [Reset to default].
La posizione in cui vengono salvate le copie firmate si imposta separatamente. Consulti Archiviazione dei documenti firmati.