Remarque : certaines captures d'écran montrent encore l'interface en anglais ; les libellés traduits figurent dans le texte.
Vous préférez regarder une vidéo ? Cette courte vidéo vous guide à chaque étape. Vous pouvez aussi lire les instructions ci-dessous.
Une fois que tous les signataires ont signé, MyDocSafe enregistre une copie signée du document. Vous pouvez définir le nom de ces copies signées pour l’ensemble de votre entreprise, par exemple pour inclure le nom du client ou la date de signature dans chaque nom de fichier.
Avant de commencer
La convention de nommage est un paramètre commun à toute l’entreprise. Vous devez donc avoir accès aux « Paramètres » [Settings]. Elle s’applique aux documents signés après son enregistrement.
Définir votre convention de nommage
1. Accédez à « Paramètres » > « Signature électronique » [E-signature], puis faites défiler la page jusqu’à « Dépôt » [Filing].
2. Dans « Nom du document signé » [Signed document name], saisissez le texte souhaité et cliquez sur « Insérer une variable » [Insert variable] pour ajouter des informations propres à chaque document.
Les variables disponibles sont les suivantes :
« Document : Nom » [Document: Name] (
{{document.name}}) : le nom du document d’origine ;« Signataire : Premier signataire et autres » [Signer: First signer and others] (
{{signer.name}}) : par exemple « Jean Smith et autres » ;« Signataire : Tous les signataires » [Signer: All signers] (
{{signer.names}}) : par exemple « Jean Smith, Anna Kowalska » ;« Signataire : Date de finalisation » [Signer: Completed date] (
{{signer.completedDate}}) : la date à laquelle le document a été finalisé.
3. Vérifiez l’« Aperçu du nom du document signé » [Signed document name preview] sous le champ. Cliquez sur « 1 signataire » [1 signer], « 3 signataires » [3 signers], « Signataire absent des contacts » [Signer not in contacts] ou « Nom long » [Long name] pour voir le nom obtenu dans chaque cas.
4. Cliquez sur « Mettre à jour les paramètres de signature électronique » [Update E-signature Settings] en bas de la page pour enregistrer.
Bon à savoir
Les noms de fichiers peuvent comporter jusqu’à 250 caractères, extension comprise. Si un nom est plus long, sa fin est tronquée et remplacée par (…), et un avertissement s’affiche dans l’aperçu.
Les noms des signataires proviennent de vos « Contacts » [Contacts]. Si un signataire ne figure pas dans vos « Contacts », les variables du signataire peuvent rester vides. Il est donc utile de vérifier l’aperçu « Signataire absent des contacts ».
Pour rétablir le nom standard (« Nom du document - signé avec MyDocSafe » [Document name - signed with MyDocSafe]), cliquez sur « Rétablir les valeurs par défaut » [Reset to default].
L’emplacement d’enregistrement des copies signées se définit séparément. Consultez Dépôt des documents signés.